Piqûres en mode pastel: dans les coulisses du plus grand centre belge de vaccination

Le plus grand centre de vaccination de Belgique a ouvert ses portes la semaine dernière. Spécialisée dans l’organisation de concerts et de salons, l’ASBL Brussels Expo a relevé le défi de transformer un hall d’exposition en un espace censé embellir “l’expérience patient”. Un pari réussi.

Le plus grand centre de vaccination de Belgique aurait pu rêver d’un meilleur lancement. Un jour à peine après son inauguration officielle le 16 février dernier, le Palais 1 du Heysel a en effet été contraint de fermer ses portes, faute de candidats à vacciner. “Une nouvelle démonstration du surréalisme à la belge“, ont ironisé certains ; “Un énième couac dans la gestion de la crise sanitaire”, ont renchéri d’autres.

Si l’arrêt temporaire de ces installations flambant neuves – 24 heures de chômage technique – n’incombe toutefois pas aux responsables du centre bruxellois (mais bien à un “blocage informatique” de la plateforme fédérale qui gère les convocations), il n’en reste pas moins que l’impact médiatique aura été désastreux pour ce nouvel espace de vaccination.

Pourtant, la machine du Palais 1 est bien huilée et nul doute qu’en fin de parcours, ce léger retard à l’allumage sera vite oublié. Car derrière le plus grand centre de vaccination de Belgique, ce sont bel et bien des acteurs du monde de l’événementiel qui tirent les ficelles et c’est précisément cette touche professionnelle dans le déroulement des opérations in situ qui se doit d’être soulignée aujourd’hui.

De vrais spécialistes

A l’arrêt depuis presque un an, les organisateurs d’événements s’étaient déjà manifestés à plusieurs reprises auprès des autorités politiques pour proposer leur expertise dans la gestion de la crise, que ce soit en termes d’infrastructures, d’équipements ou de forces vives. En septembre dernier, Eric Everard, fondateur et CEO de la société belge Easyfairs – qui organise plus de 150 salons par an dans une vingtaine de pays – proposait d’ailleurs cette idée originale dans les pages de Trends-Tendances: “Quand il y aura un vaccin et qu’il faudra vacciner la population en nombre, le gouvernement doit savoir que le secteur événementiel est à sa disposition pour l’organisation de ce vaste chantier, qu’il s’agisse des halls d’exposition, des constructeurs de stands, des sociétés de sécurité, etc. Plutôt que d’avoir des embouteillages dans les rues comme aujourd’hui parce que c’est mal organisé avec les centres de tests, pourquoi ne pas confier cela à de vrais professionnels en utilisant des infrastructures adaptées? Ce serait une manière comme une autre de soutenir notre secteur.”

Son appel a visiblement été entendu: aujourd’hui, les quatre grands halls d’exposition que possède Easyfairs en Belgique – Namur Expo, Antwerp Expo, Flanders Expo à Gand et Nekkerhal à Malines – ont tous ont été réquisitionnés pour mener à bien les opérations de vaccination dans ces quatre grandes villes.

Un havre de paix

A Bruxelles, c’est un autre acteur de l’événementiel qui a été choisi pour apporter sa contribution et son savoir-faire dans cette vaste mission de santé publique. C’est en effet Brussels Expo, l’ASBL gestionnaire des 12 palais d’exposition sur le site du Heysel, qui a été retenue par les autorités de la capitale pour donner naissance au plus grand centre de vaccination de Belgique. Son équipe est rodée dans l’organisation de salons, de foires et de concerts, et aujourd’hui, cette touche singulière se ressent dans la mise en scène des opérations. Couleurs pastel, arbres élégants, lumière douce et musique apaisante: le Palais 1 s’est transformé en un havre de paix pour gommer au maximum l’expérience anxiogène d’une piqûre anti-Covid.

“Le moteur de nos activités, c’est l’expérience client, rappelle Emin Luka, directeur opérationnel de Brussels Expo. Nous avons l’habitude d’organiser des événements et la campagne de vaccination est aussi, par la force des choses, un événement. Nous avons donc mis tout en oeuvre pour que ce moment très particulier dans la vie des gens soit le plus agréable possible avec une qualité d’accueil, une signalétique, des éléments de décor et une mise en scène qui rendent justement cette expérience positive.”

Des voitures aux vaccins

L’année dernière, à la même période, le Palais 1 du Heysel accueillait la section Dream Cars du Salon de l’Auto, ces marques de prestige qui font rêver les amateurs de luxe et de vitesse. En 2021, changement d’atmosphère: les Lamborghini et les Ferrari ont cédé la place à des box de vaccination et à une douzaine d’arbres dont le feuillage, certes artificiel, donne malgré tout l’illusion de nature.

Dès l’arrivée sur le site du Heysel, le décor est planté. Sur la façade vitrée du Palais 1, d’immenses lettres blanches ont été déployées pour localiser immédiatement le Centre de vaccination / Vaccinatiecentrum bruxellois. Ce hall d’exposition n’a pas été choisi au hasard: il se trouve juste en face de la sortie du métro Heysel et d’un parking de 1.000 places censés faciliter le déplacement des futurs vaccinés.

A l’intérieur, les 10.000 m2 du Palais 1 sont agencés de manière minimaliste mais avec des codes couleur qui n’ont pas été choisis au hasard. “Après leur prise de température dans le hall d’entrée (qui doit être inférieur à 38°C, Ndlr), les personnes sont invitées à présenter leur convocation à l’accueil, puis à rejoindre l’un des 20 box de vaccination, explique Emin Luka. Devant chaque box, 10 tapis de couleur permettent à 10 personnes d’attendre leur tour en respectant les règles de distanciation sociale, dans des tons qui vont du rouge foncé au vert pâle pour indiquer ce chemin vers l’éclaircie et l’espoir.”

Une carte de visite

Dans les box de vaccination, les personnes sont invitées à s’asseoir sur un fauteuil inclinable qui leur offre, au plafond, une vue panoramique sur un paysage relaxant – des branches d’arbres enneigés si vous passez par le box n°3 – afin d’oublier un tant soit peu l’angoisse de la piqûre.

Une fois le vaccin administré, chacun est ensuite prié de rejoindre, durant 30 minutes, un vaste espace de détente, le temps nécessaire pour s’assurer de l’absence d’effets secondaires (en cas de malaise, une section “Premiers secours” a été déployée sur le site, à l’abri des regards). Autour des arbres qui font parfaitement illusion dans le palais d’exposition, 10 tapis en vinyle de couleur pastel invitent chacun à s’asseoir sur 20 chaises suffisamment distancées et décorées d’un code QR qui renvoie vers une application mobile avec informations, jeux et enquête de satisfaction. Dans cet espace, deux grands écrans digitaux et des distributeurs de boissons permettent aussi aux personnes fraîchement vaccinées d’atteindre en douceur la demi-heure exigée.

Cerise sur le gâteau de “l’expérience patient”: à l’instar de tous les halls d’exposition du Heysel, le Palais 1 a été équipé cet été de la technologie Airsteril, un système de purification d’air qui le désinfecte en temps réel grâce à des rayons UV et réduit ainsi fortement la propagation des virus. “L’objectif est de dédramatiser l’étape de la vaccination tout au long du parcours”, insiste Emin Luka qui confie que chaque personne reçoit, à la sortie, une praline Leonidas ou un biscuit Jules Destrooper, discrètement offerts par ces deux marques belges. “Pour nous, il est important que tout se passe parfaitement car ce centre de vaccination reflète notre image. Au final, c’est une carte de visite pour Brussels Expo.”

Une course contre la montre

Pour l’ASBL qui gère les 12 palais d’exposition sur le site du Heysel, le défi était toutefois de taille. Entre le feu vert des autorités bruxelloises et la date butoir pour lancer idéalement les opérations de vaccination, Brussels Expo n’a en effet disposé que de trois petites semaines. Outre ce timing plutôt serré, l’équipe organisatrice a dû composer avec le monde hospitalier pour qu’aucune fausse note ne vienne perturber le concert de la vaccination. L’ASBL, qui n’a aucune expérience en terrain médical, a donc travaillé main dans la main avec le CHU Saint-Pierre pour définir les espaces, choisir le matériel et agencer le centre névralgique du Palais 1 ainsi revisité, à savoir le local technique où sont stockés les vaccins et où sont préparées les doses quotidiennes.

Dans cette course contre la montre, les équipes ont dû faire preuve d’ingéniosité et, surtout, activer leurs carnets d’adresses à l’international. “Les délais étaient très courts, répète le directeur opérationnel Emin Luka, et il n’a pas été facile de trouver le matériel nécessaire en trois semaines à peine. Mais nous y sommes arrivés: les 20 fauteuils inclinables qui se trouvent dans les box de vaccination viennent d’Italie, tandis que les réfrigérateurs pour les vaccins Astra-Zeneca et les congélateurs pour les vaccins Moderna proviennent, eux, du Danemark. Ce n’était pas évident, mais nous y sommes arrivés!”

Reprise des activités

Si les convocations et les doses de vaccins sont correctement gérées, le plus grand centre de vaccination de Belgique pourrait voir défiler, à son rythme de croisière, entre 3.500 et 4.000 personnes par jour, ce qui représenterait plus de 100.000 personnes vaccinées par mois dans la configuration optimale d’une ouverture sept jours sur sept.

Pour encadrer ce flux, une soixantaine de personnes ont été réquisitionnées dont la moitié provient directement du personnel attaché à Brussels Expo. En temps normal, l’ASBL compte une équipe de 110 collaborateurs, mais avec l’apparition du coronavirus, la grande majorité (90%) a été mise au chômage dès le mois de mars. Pour la trentaine de volontaires qui ont accepté de reprendre du service dans ces tâches inédites, l’inauguration de ce centre de vaccination représente donc une belle opportunité, en attendant la reprise des salons, des concerts et des expositions.

Mais pour Emin Luka, c’est surtout une façon de se distinguer en ces temps chahutés: “Avec cette mission, nos équipes ont montré qu’elles étaient capables de réaliser quelque chose d’inédit en très peu de temps, se réjouit le directeur opérationnel de Brussels Expo. Mais le plus important, c’est que nous avons apporté, à notre manière, une petite pierre à l’édifice dans cette lutte contre le Covid-19. On se sent utile car on va peut-être aider à sauver des vies et ça, c’est notre plus grande fierté.”