« Les GIFs, c’est un truc de vieux » : les bêtes noires de la communication au travail

La communication digitale au travail, par mail, par messagerie ou via une plateforme de communication comme Slack, est devenue incontournable avec la place de plus en plus importante du télétravail. Certains comportements et dialogues en ligne peuvent cependant être énervants.

Nous sommes au quotidien assaillis d’emails et de notifications sur messageries. Le site Live Career a interrogé plus de 1000 employés sur leur ressenti par rapport à ces nombreux messages qu’ils recevaient dans le cadre de leur travail.

Les communications par mail dans le cadre professionnel exigent un minimum de sérieux et de savoir-vivre, ressort-il de ce sondage. Live Career a examiné quel type de salutations évoquent une réaction positive, et lesquelles font plutôt lever les sourcils.

Les meilleures façons de commencer un mail sont des formules de base telles que « Bonjour Monsieur / Madame », « Monsieur / Madame » , ou encore cher [Prénom / Nom]. 8 participants sur 10 déclarent qu’ils apprécient être adressés par leur prénom. Les salutations qui feront douter du professionnalisme d’un employé sont “Coucou”, « Salut », « Hey », ou encore, quand le mail ne s’adresse à personne. 25 % des personnes âgés de 26 à 40 ans trouvent impoli un manque de salutations dans un mail.

Les formules de politesse à rallonge pour conclure un mail, de type « veuillez agréer mes meilleures salutations », se révèlent bien trop formelles. Les meilleures façons de conclure un mail de façon professionnelle selon les personnes interrogées, vont de « Merci par avance », « Bonne journée / semaine », « Cordialement », « Dans l’attente de votre réponse », à « sincères salutations ».

Les employés du secteur manufacturier se disent les plus sensibles au manque de formules appropriées, à respectivement 45 et 33 %. Les employés du secteur médical semblent par contre ne pas s’en formaliser outre mesure.  

La perception de ce qui est considéré comme approprié en terme de salutations dépend aussi de l’âge des interrogés et de la taille de l’entreprise où ils travaillent. Ainsi, selon l’enquête Live Career, seuls 3 % des moins de 25 ans ont trouvé des formules comme « merci » ou « à plus » comme manquant de professionnalisme, contrairement à 13 % des plus de 40 ans. Seuls 4 % des employés de petites entreprises n’appréciaient pas ce genre de formules, contrairement à 18 % des employés de grandes entreprises.

L’amorce d’un mail a aussi son importance. Les meilleures phrases pour débuter un mail sont : 

• J’espère que tu vas / vous allez bien
• J’espère que tu passes / vous passez une bonne journée / semaine
• J’espère que tu as / vous avez une journée productive
• J’espère que tout se passe bien chez toi / chez vous
• Pour en revenir à notre conversation d’hier / de la semaine dernière etc.

Et les pires : 

• Je ne sais pas si tu as vu / vous avez vu mon dernier mail
• Désolé de me répéter mais…
• Pour reprendre ce que j’ai dit dans mon dernier mail…
• Au sujet de notre discussion…
• Discutons de ça en personne

Ces phrases peuvent en effet être vues comme passives-agressives. En réalité, ces petites phrases cachent bien souvent une autre signification plus pernicieuse qu’on pourrait traduire de la sorte :

• Je sais que t’as lu mon dernier mail. Pourquoi tu réponds pas ? 

• Oui, je te renvoie le même mail. Peut-être que tu pourrais répondre au premier ?
• Salut. Oui je suis forcé(e) de me répéter car tu ne réponds pas.

Ici encore, des différences marquées se sont présentées selon la taille de l’entreprise dans laquelle les employés interrogés travaillent. Utiliser des emojis est considéré comme plus acceptable (80 %) dans les petites entreprises que dans les plus grandes (59 %). Plus de la moitié des employés de grandes entreprises considèrent qu’envoyer un mail sans objet est inacceptable, alors que dans les petites entreprises ce chiffre tombait à 23 %. La même chose pour un objet trop vague : 41 % des employés de grandes entreprises considèrent cela inacceptable contre 22 % dans les petites entreprises.

Les bonnes manières de la messagerie instantanée

L’enquête a aussi sondé les répondants sur l’utilisation de la messagerie instantanée au travail.Les attitudes que les interrogés ont déclaré comme étant acceptable lorsqu’ils utilisent une appli de messagerie instantanée au travail :

• Spammer avec du contenu sans lien avec le travail – 71 %
• Démarrer un appel vidéo sans prévenir à l’avance – 72 %
• Utiliser des emojis à outrance – 72 %
• Désactiver sa caméra pendant un meeting – 75 %
• Mettre son statut en « actif » même si on ne travaille pas – 75 %
• Mettre son statut en « inactif » même si on travaille – 77 %
• Ne pas saluer ses interlocuteurs – 77 %
• Ne pas utiliser d’emojis – 78 %
• Envoyer des tas de petits messages au lieu d’un seul grand – 81 %
• Envoyer des messages en dehors des heures de travail – 81 %
• Ne pas répondre rapidement, même si on est « actif » – 82 %

36% des répondants âgés de moins de 25 ans ont considéré que ne jamais utiliser d’emoji est inacceptable. Pour les plus de 40 ans, ce chiffre tombe à 16 %. Près d’un employé sur dix du secteur des affaires et de la finance ne voyait rien de mal à mettre son statut en « actif » même s’il ou elle ne travaille pas. 38 % des actifs du secteur manufacturier trouvent inacceptable de se mettre en « inactif » alors que l’on travaille. 41 % des employés de larges entreprises considèrent le partage de contenu non lié au travail comme étant inacceptable.

Emojis, memes et GIFs

Près de huit employés sur dix aiment utiliser des emojis dans leur communication au travail. 78 % d’entre eux considèrent qu’ils aident à mieux comprendre le ton de leurs collègues.

76 % des interrogés déclarent aimer utiliser des memes et des GIFs. 79 % les voient comme une bonne façon de se détendre, et 77 % les considèrent comme une manière de former des liens avec les autres employés. Parallèlement, 77 % les considèrent comme une perte de temps. Pour ce qui est des GIFs… 77 % considèrent que c’est un truc de vieux.

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