Le coronavirus a-t-il tué le travail au bureau?

Lentement mais sûrement, malgré la pandémie, les entreprises quittent le mode crise pour adopter un mode de gestion moins erratique. Avec, en point central, une nouvelle méthode de travail qui intègre le travail à la maison. Covid ou pas Covid, le télétravail ne disparaîtra pas. Mais il a des conséquences sur le bureau et la vie avec les collègues. Et elles ne sont pas qu’immobilières.

Nos confrères de The Economist s’interrogeaient il y a peu sur la place du bureau dans la société de demain. Celle qui vivra avec le Covid-19 ou s’en sera débarrassé. La question était purement immobilière. Le marché immobilier de bureau pèse 30.000 milliards de dollars dans le monde. A Bruxelles, le bilan semestriel n’est pas brillant avec 40% de prises de location en moins par rapport à 2019. C’est un poil mieux que la moyenne européenne (-41%). Mais la réalité est là : l’activité est en recul dans toute l’Europe. Alors, la pandémie a-t-elle tué le bureau ? Il y a deux réponses à cette question suivant l’angle choisi. Oui, à l’avenir, les espaces occupés par les entreprises seront moindres. Donc d’une certaine manière, le Covid-19 a tué le bureau. Non, à l’avenir, les salariés continueront à aller au bureau. Mais il ne ressemblera plus à celui d’hier. Le travail et la façon de l’exercer ont été changés dramatiquement depuis le mois de mars. Voyons cela de plus près.

Le temps de la réflexion

Même si les chiffres de contamination continuent de s’affoler dans toute l’Europe et singulièrement chez nous, les entreprises, les instances gouvernementales de tout niveau, les promoteurs immobiliers, les investisseurs, les planificateurs réfléchissent déjà à l’après-pandémie. Même si les envies de travailler de chez soi varient fortement d’un pays à l’autre, personne ne fera l’économie d’une réflexion intense. Car le télétravail a des conséquences multiples. A commencer par l’animation des centres-villes le midi où, chez nous, les restaurants peinent à remplir leurs tables pour autant qu’ils aient jugé utile de rouvrir le midi. Comme ces entreprises qui pensent qu’on pourra revenir à la situation d’avant mars, les responsables urbains ne doivent pas tabler sur un retour en arrière pour limiter les effets économiques du virus. Tôt ou tard, il faudra se poser la question de la place du bureau dans la ville.

“Clairement, l’expansion du télétravail doit être prise en compte, notamment dans le développement urbain de Bruxelles qui a fait, chez nous, l’objet d’une étude, explique Constance Uyttenbroeck, doctorante FRNS au département Urban and Environmental Engineering à ULiège. A côté de l’aspect immobilier de bureau, il y a aussi, vu le prix du résidentiel, une tendance à l’exode. Ne va-t-il pas s’accentuer avec le télétravail ? Avant la pandémie, nous avions déterminé que le lien fort entre grande distance et télétravail justifiait qu’il soit pris en compte dans les stratégies de développement urbain de la région de Bruxelles-Capitale. C’est encore plus vrai aujourd’hui. Il y va de l’attractivité résidentielle de Bruxelles.”

Cette problématique de la place du bureau est déjà prégnante chez nos voisins français. Laurence Vanhée, l’ancienne DRH du SPF Sécurité sociale aujourd’hui à la tête de Happyformance, s’en est rendu compte la semaine dernière quand elle a participé à la COP Ile de France, une communauté de bonnes pratiques mise en place par Valérie Pécresse, la présidente de la Région.

“La Région vient de signer une charte de télétravail avec les entreprises qui se situent le long de la ligne 13 du métro parisien. C’est la plus fréquentée du réseau avec plus d’un million de voyageurs quotidiens. Cela devenait ingérable vu le contexte. La place du bureau dans l’entreprise y fait l’objet de vifs débats. Notamment le retour du bureau classique avec porte fermée. Certains jugent qu’il s’agit du geste barrière ultime. En fait, c’est l’arme utilisée par tous ceux qui détestent les paysagers. Mais vu le prix de l’immobilier à Paris, ils ont peu de chance d’avoir gain de cause (rires…). Plus sérieusement, la pandémie va déboucher sur la création d’espaces de travail dynamiques où la proportion bureaux-espaces de rencontre va s’inverser au profit des seconds. Le bureau ne va plus se construire autour de l’ego et du statut mais en fonction des liens à tisser. C’est un gros changement de mentalité. En même temps, quand on se dit entreprise agile, il faut être tout aussi souple dans ses espaces de travail.”

De l’espace en trop

L’Observatoire français des conjonctures immobilières estime qu’environ 8 millions de salariés français, soit un tiers, pourraient être concernés par la mise en place de télétravail structurel. On imagine aisément les économies de loyers que cela pourrait engendrer. La Banque de France estime, de son côté, que le télétravail va fortement impacter la structure de coûts des entreprises ainsi que leur bilan. Elle insiste aussi sur un aspect intéressant : les actifs immobiliers sont utilisés comme collatéraux pour octroyer des crédits de développement. Une pratique qui pénalise ceux qui louent. La donne pourrait donc changer avec l’avènement du télétravail et la baisse subséquente du prix des bureaux.

Cette réflexion sur la place du bureau dans l’entreprise est évidemment aussi en cours en Belgique. Dans sa tour Rogier, Belfius accueillait environ 4.000 personnes avant la pandémie même si le télétravail était déjà bien ancré. La banque a déjà une idée assez précise de l’avenir.

“Les collaborateurs ne vont pas revenir à la tour pour un bureau mais pour vivre une expérience, explique Camille Gillon, chief human resources officer de Belfius. A terme, nous allons devoir réduire les mètres carrés. C’est inévitable. Mais, en parallèle, la qualité du m2 va augmenter. Nous avions déjà une salle de sport, des espaces de rencontre et une magnifique cafétéria. Nous allons aller plus loin avec plus d’espaces de rencontres, de relaxation et de détente. Depuis le lundi 14 septembre, les collaborateurs peuvent revenir à la tour en alternance sur base volontaire. Maximum trois jours par semaine. Ce lundi-là, nous étions 350. Soit un peu moins de 10%. Les gens sont contents de revenir mais pas excités. C’est normal puisque nous n’avons pas encore réinventé nos bureaux. Il faut leur offrir autre chose.”

“La décision de base du réaménagement est prise, renchérit Eric Van Cappellen, responsable organisational development & change chez Belfius. Nous allons consacrer deux ou trois étages à des réunions d’équipe. Il n’y aura plus de bureaux. Tout devrait être fini l’an prochain. Cette réflexion doit aussi être menée dans nos centres régionaux où nous allons aussi avoir de la place. Donc, non, le Covid-19 n’a pas tué le bureau mais il a forcé sa réinvention.”

Du “corpoworking”

Le gain de place épargné par le télétravail va permettre aux entreprises locataires de revoir leur bail. Quant à celles qui sont propriétaires, à côté de la location d’étages entiers à d’autres boîtes, il existe des solutions élégantes. L’une s’appelle le corpoworking, soit du coworking corporate.

“Chez nous, ce n’est pas très répandu, confie Laurence Vanhée. A l’époque du SPF Sécurité sociale, je l’avais proposé mais cela s’était limité à accueillir des cabinets ministériels ou d’autres fonctionnaires. Ce n’était pas ouvert vers l’extérieur. A Paris, la pratique du corpoworking est très répandue. Il s’agit d’ouvrir ses espaces à son écosystème : des fournisseurs, des clients, des start-up, des chercheurs, des étudiants. Il ne s’agit pas uniquement de rationaliser ses espaces mais aussi de tisser des liens et de stimuler la cocréation. La Région Ile de France qui vient d’institutionnaliser deux jours de télétravail a ouvert ses bureaux de cette manière sans les monétiser. D’autres le font à l’heure ou à la journée. J’ai collaboré avec Sanofi qui dispose de 52.000 m2 à Gentilly. Leurs bureaux ont été ouverts gratuitement à des étudiants et à des chercheurs.”

Chez Sodexo Benefits & Rewards Services (BRS) qui occupe trois étages au sein du siège social de Sodexo Belgique tout en étant une entreprise séparée, la pandémie a non seulement engendré un nouveau mode de travail (voir plus loin) mais elle a induit un réaménagement complet des bureaux. Il sera terminé au 1er octobre.

“Réaménager les bureaux était nécessaire pour casser les habitudes, explique Tonia Gaggini, la DRH. Sans quoi au bout de 15 jours, les gens seraient venus s’asseoir aux mêmes endroits comme avant. Il n’y a plus d’organisation des étages par département. Tout le monde se mélange. Venir au bureau doit être motivant et, surtout, utile : brainstorming, formation, réunions, liens sociaux, etc. Chaque étage comporte désormais une zone ouverte sans bureaux qui sert à organiser toutes nos rencontres. A côté, se trouvent des espaces flex desk mais aussi des zones de silence et des zones collaboratives. C’est un vrai changement. Avant pour certaines réunions créatives, nous louions des espaces à l’extérieur. A l’avenir, nous les ferons au siège.”

Comme un hôtel-club ?

Début juillet, Jacques Attali, le fondateur de la Berd et conseiller du président Mitterrand pendant 10 ans, lançait une idée somme toute séduisante sur son site internet. Il imagine que, pour survivre, une entreprise va devoir se comporter comme un hôtel pour ses employés. Outre qu’il est impératif, pour sauver les entreprises, qu’elles fassent en sorte que ses salariés s’y sentent attachés à l’aide de valeurs communes et d’un projet à 10 ans suffisamment mobilisateur pour qu’ils se sentent fiers, le professeur d’économie à Paris-Dauphine propose que “les lieux de travail, et en particulier les sièges sociaux, soient très accueillants pour les travailleurs. Plus précisément, si on veut que les salariés aient envie d’y venir, les restaurants d’entreprise, les salles de réunion, les lieux de travail devront ressembler à ceux qu’on trouve dans les hôtels les plus conviviaux”.

L’idée fait sourire Camille Gillon. “Je ne connaissais pas le texte mais il est séduisant à plus d’un titre. D’une part, les compétences d’accueil et de convivialité des hôtels doivent nous inspirer dans nos relations extérieures. Enfin, transformer l’entreprise en club-hôtel ? Honnêtement, si j’avais une baguette magique, je le ferais. Avec des espaces d’inspiration hôtelière qui feraient vivre notre marque : une conciergerie, un salon-bibliothèque, des espaces chaleureux, des espaces d’immersion virtuelle, etc.”

“C’est en route depuis des années, souligne, de son côté, Laurence Vanhée. Pas comme il le décrit avec l’industrie touristique aux commandes de la rénovation de sièges sociaux. Mais, l’entreprise comme une maison avec cuisine ouverte, espace salon et salle de sports existe depuis longtemps. Simplement, il s’appelle Jacques Attali, alors tout le monde l’écoute (rires…). Ceci dit, il n’a pas tort dans la mesure où ce phénomène de bien-être et d’un certain cocooning dans l’environnement de travail ne va faire que s’amplifier.”

Une autre organisation

Si le Covid-19 n’a pas tué le bureau mais l’a fait renaître sous une autre forme avec un rôle collaboratif accru, le virus chinois a, par contre, un impact durable sur notre rapport au travail et sur la manière de l’organiser. Cet impact va au-delà du nombre de jours de télétravail que les uns et les autres vont octroyer structurellement une fois que nous aurons appris à vivre avec le virus.

Chez Sodexo BRS, à partir du 1er octobre, toute l’entreprise va passer en mode hybride. Tout collaborateur va travailler où il veut en toute confiance mais dans l’intérêt collectif. En d’autres termes, il ne viendra au siège que si le déplacement a du sens pour lui ou ses collègues.

“Concrètement, tout va dépendre de son rôle et de l’organisation des services, assure Tonia Gaggini. Certains ont des permanences physiques obligatoires comme les conseillers en sécurité. Nous, les RH, avons choisi d’avoir une personne présente chaque jour de la semaine. Pour le reste, le manager organise son service et s’il estime une présence nécessaire, il doit le notifier 48 heures à l’avance pour que le collaborateur puisse s’organiser. Il n’y a pas la moindre culpabilisation et c’est fondamental. Tant vis-à-vis de celui qui préfère travailler de chez lui que de celui qui a besoin du bureau pour puiser son énergie. Par la suite, nous allons lancer une expérience pilote de location d’espaces de coworking pour avoir une présence plus éclatée. Nous avons déjà cartographié les lieux de résidence de nos collaborateurs et avons déterminé des endroits clés. On va essayer avec un et voir ce que cela donne. L’idée est d’éviter qu’une réunion entre un Namurois et un Carolo se déroule obligatoirement à Bruxelles. En termes de mobilité durable, cela n’a plus aucun sens.”

Le lancement de ce mode de travail à la carte aura aussi lieu le 1er octobre. Il est l’aboutissement d’un long travail d’introspection mené autour de six axes : les principes, les outils digitaux nécessaires, les compétences, la posture du management, la culture d’entreprise et l’environnement de travail.

“C’est une démarche participative que nous avons mené avec 40 collaborateurs volontaires issus de tous les niveaux de l’entreprise, confie Greg Renders, le corporate responsibility manager. A côté de ça, nous avons interrogé l’ensemble des salariés sur leur position par rapport au télétravail. Histoire d’objectiver les besoins et d’éviter les idées préconçues. Quelqu’un malheureux de devoir travailler à la maison pense peut-être que tout le monde ressent la même chose, c’est humain. En juillet, lors de la dernière enquête, 91 % des employés ont émis le souhait de travailler au moins la moitié du temps à distance. Franchement, en avril, nous étions loin de ça. De nouvelles habitudes se sont donc créées.”

Ce travail à la carte n’est évidemment pas possible partout mais dans une entreprise de service, rien ne s’oppose à sa mise en place. Tout est une question de confiance, l’un des grands acquis de la pandémie.

“Contrairement à ce que certains pensent, le travail à la carte ne débouche pas sur des boîtes individualistes, assure Laurence Vanhée. Le principe est assez simple : ma liberté s’arrête là où commence la tienne. Suivant ce principe, l’entreprise devient plus collaborative puisqu’il faut s’intéresser aux autres pour ne pas les empêcher de travailler. Les objectifs deviennent collectifs et la gestion du progrès remplace celle de la performance. Il nécessite une approche holistique où tout se tient.”

Le télétravail : un moyen, pas un objectif

Pas de travail à la carte chez Belfius mais la vision de l’entreprise vise à établir le domicile de l’employé comme base de travail.

“Avec deux ou trois jours maximum au bureau, confie Camille Gillon. Il est important de respecter la diversité. Ce qui explique notre choix du retour volontaire à l’heure actuelle. Tout le monde est différent. Il faut respecter un bon équilibre entre vie privée et vie professionnelle. A côté de cela, il est essentiel de créer du sens pour chaque collaborateur et lui offrir des possibilités de développement et de formation. Sans oublier le partage des connaissances. Enfin, la mobilité devient un élément essentiel. 80% de nos collaborateurs viennent travailler en train.

Il faut réduire les kilomètres parcourus et se poser les trois questions : où, quand et comment on se rend au travail.”

“J’ajouterais que la pandémie a renforcé notre culture d’entreprise, sourit Eric Van Cappellen. Notre stratégie Horizon 2025 tient la route et on va même pouvoir l’accélérer. Nous avons démontré notre solidité. Et, sur un plan humain, nous n’avons pas perdu le lien. J’admire la créativité déployée par nos équipes pour entretenir ce lien. C’est un élément essentiel pour une grande entreprise comme la nôtre. Le grand défi aujourd’hui est d’éviter le retour à la situation d’avant-Covid. Nous avons libéré de la confiance. Il faut s’en servir pour construire l’avenir. Elle n’était pas égale dans toutes les équipes auparavant. C’est un bel acquis de la pandémie.”

Chez Carrefour Belgique, lentement mais sûrement, on sort de la gestion de la crise pour adopter un mode agile plus posé. Du jour au lendemain, le millier d’employés du siège est parti en télétravail tout en devant assurer les magasins d’un soutien encore plus indéfectible qu’avant. Avec le recul, Pierre Leman, human resources & communication director, entend corriger les excès tout en gardant les avancées.

“Il y avait une culture du télétravail encore en développement chez nous. Nous avons donc dû l’accélérer sur le tas. Nous nous sommes rendu compte que tout était possible à distance, même les clôtures comptables compliquées ou les achats. Aujourd’hui, nous aspirons à revenir à un mode de travail plus partagé entre la maison et le bureau. Tout est dans l’équilibre : il faut protéger les collaborateurs tout en préservant le lien et en profitant de l’accélération digitale. A terme, nous ne souhaitons pas trop structurer d’une manière ou d’une autre mais bien augmenter la flexibilité individuelle. Ce qui plaît à l’un ne plaît pas forcément à l’autre. Le télétravail doit devenir un moyen non exclusif de collaboration. Un choix en plus.”

Carrefour, comme ses collègues de la grande distribution, fut en première ligne durant la pandémie. L’entreprise a beaucoup appris sur elle-même durant ces moments difficiles.

“Une crise ne crée pas de l’engagement mais elle peut le renforcer, explique Pierre Leman. Notre dualité de fonctionnement avec du personnel en télétravail et la vaste majorité dans les magasins fut le coeur de notre gestion de crise. Non seulement, l’engagement s’est renforcé mais il y a eu un élan de solidarité exceptionnel. Avec une flexibilité et une polyvalence plus grande qu’avant pour aider les collègues. Nous avons eu cette capacité, en tant que grande entreprise avec 10.000 employés, 25.000 en comptant les franchisés, à être très agile. Nous ne l’aurions pas parié il y a quelques mois. Il faut capitaliser sur cet atout qui est une vraie plus-value. Nous sommes devenus plus inclusifs et plus participatifs grâce au digital. Le ‘top 200’ qui réunissait en présentiel le sommet de la pyramide trois ou quatre fois par an est devenu quotidien pendant la crise. Les directeurs de magasins étaient ravis. La semaine dernière, nous avons instauré le Forum Carrefour. Un bon millier de collaborateurs du siège et de tous les magasins se sont connectés en même temps pour échanger sur l’engagement client. Ce fut un vrai succès.”

Attention à l’épuisement

Le retour progressif au bureau (même si de nombreuses entreprises sont toujours à 100 % de télétravail), même sous une autre forme, va aussi permettre de corriger certains effets pervers du télétravail. Il ne faut pas se voiler la face, certains collaborateurs n’ont pas très bien géré ce travail à la maison généralisé. Au point que le terme e-burn-out ou épuisement digital a fait son apparition dans le lexique des DRH. Qui aurait pu imaginer, il y a quelques mois, qu’on puisse souffrir d’un burn-out en travaillant à la maison ?

“Dès le début du confinement, nous avons envoyé des messages de prévention suivis de rappels, souligne Tonia Gaggini. Il ne faut pas laisser son PC allumé du matin jusqu’à minuit sous prétexte qu’on est tout seul et qu’on n’a rien d’autre à faire. Il faut garder une routine comme si on allait travailler au bureau. Et oui, faire une pause-café est permis, comme de prendre son lunch en famille. J’ai quelques collaborateurs en épuisement, c’est une réalité mais nous y travaillons. Revenir au bureau, même partiellement, à partir du 1er octobre va permettre une déconnexion. Tout comme le mode à la carte permettra d’atteindre un équilibre. Mais oui, les écrans épuisent. Bien plus que le présentiel. Il faut le savoir. D’ailleurs, j’utilise mon téléphone pour sa fonction première bien plus souvent qu’avant. Histoire de ne pas tout faire via écran interposé. J’avoue que l’informalité et les rencontres fortuites dans les couloirs me manquent.”

“Je ne voudrais quand même pas surestimer le rôle du télétravail dans l’épuisement, renchérit Greg Renders. Un bullshit job le reste que vous soyez à la maison ou au bureau. Donner du sens reste la meilleure manière de l’éviter qu’on soit en télétravail ou pas.”

Alors que l’été vient de finir et que la pandémie ne semble pas devoir s’arrêter de sitôt, le travail en entreprise va rester coincé entre deux chaises. Ce n’est plus l’avant-Covid mais ce n’est pas encore l’après non plus. L’heure est donc toujours à la prudence et à la recherche d’un équilibre temporaire.

“Il y a eu du bon et du moins bon ces derniers mois, conclut Laurence Vanhée. Le digital entraîne une fatigue intellectuelle et mentale et il faut s’en préserver. A un moment donné, nous étions incapables de dire si nous étions un dimanche ou un mercredi. J’ai même été notifiée du résultat d’un marché public un samedi à 16 h avec réponse obligatoire avant 18 h ! D’un autre côté, même si les groupes WhatsApp ont pullulé, je note une nette baisse de l’info- bésité. Comme si nous étions devenus plus rationnels dans le partage et l’envoi de mails. Les vidéoconférences nous ont fait rentrer dans l’intimité de nos collègues et de nos clients. Cela change une relation, c’est indéniable. On a cassé des barrières que l’on se dressait pour aller vers plus d’informalité. Mais, là après les vacances, il faut se poser les bonnes questions. Faire le bilan de ce qui a changé, de ce qu’il faut garder ou jeter. Un travail indispensable. En France, les DRH sont très inquiets des risques de suicide avec l’automne et l’hiver qui arrivent. Avec les jours sombres, ils craignent que ceux qui n’ont pas rechargé leurs batteries cet été ou n’en ont pas profité pour retrouver du sens ne sombrent. Le débat est très prégnant. Autant savoir… “

Du changement dans nos entreprises ?

Comme au mois de juin, nos collègues de Trends Research ont pris le pouls de nos entreprises via une enquête en ligne réalisée à la fin des vacances. Sur base volontaire, 669 CEO, chefs d’entreprise, présidents de conseil d’administration, CFO, directeurs commerciaux, DRH et directeurs marketing ont répondu à cette enquête sur la nouvelle façon de travailler. Parmi eux, 279 étaient francophones. Même si l’échantillon n’est pas scientifiquement représentatif, les résultats donnent une idée de ce qui agite nos entreprises. Si l’impact du Covid est celui attendu (télétravail, investissements IT, réaménagement des bureaux, services prestés à distance plutôt qu’en présentiel, etc.), les chiffres de l’impact économique méritent notre attention.41% cent des répondants ont mis au moins 50% de leur personnel en chômage à temps partiel. Dans 29,3% des cas, le chômage n’a touché que moins du 10% du personnel. Sur les futurs licenciements, les résultats sont rassurants : 54,1% ne vont pas licencier et 24,8% ne savent pas. Seuls 13,6% annoncent des suppressions d’emploi liées au Covid. En parallèle, 50,7% vont recruter… Nos responsables d’entreprise ont aussi des idées très tranchées sur des points en discussion : 64,3% ne pensent pas que le licenciement doit être rendu plus facile, quasi autant (62,3%) ne voient pas l’utilité de supprimer le chômage avec complément d’entreprise (ex-prépension) ou estiment que les allocations de chômage devraient être limitées dans le temps. Enfin, 78,5% des responsables interrogés estiment leur entreprise prête à affronter une éventuelle deuxième vague. Sur le plan des ressources humaines (voir tableau ci-contre), il est rassurant de constater que la communication aux collaborateurs, évidemment essentielle par les temps qui courent, est en tête des priorités. Comme le télétravail, la formation, la flexibilité ou l’engagement. Somme toute, de bonnes nouvelles…