Systématiser pour gagner plus de temps

Avec une petite entreprise, il est facile de gérer tout en même temps – ventes, marketing, finances, service à la clientèle, etc. Mais lorsque votre entreprise grandit, vous devenez trop occupé à gérer la liste des tâches s’allongeant de jour en jour et vous aurez besoin de mettre des systèmes en place pour gagner plus de temps.

Selon la taille et la nature de votre entreprise, vous aurez peut-être besoin d’une aide extérieure pour revoir vos processus d’affaires, ou ce sera peut-être quelque chose que vous sentez que vous pourrez faire par vous-même. Mais ce n’est pas un travail rapide et facile, même si c’est un exercice utile et un investissement à long terme pour gagner plus de temps.

Voici 5 étapes simples pour systématiser votre entreprise :

1. Passez en revue votre entreprise Envisagez toutes les fonctions (ventes, marketing, distribution, finance, etc.) et créez un aperçu de la façon dont votre entreprise fonctionne, qui fait quoi pour le moment. Un graphique peut être utile dans l’accomplissement de cet exercice.

2. Identifiez les systèmes en place Sachez comment les choses se font actuellement et enregistrez-les. Vous aurez bien sûr besoin d’impliquer votre équipe dans ce processus car ils peuvent être ceux qui réalisent un grand nombre de processus. Vous pourriez même vouloir parler à certains de vos clients pour voir comment cela fonctionne pour eux.

3. Un examen critique des systèmes C’est une chance de pouvoir rationaliser et améliorer la façon dont votre entreprise fonctionne. A ce stade, il peut être utile d’avoir une personne pour vous aider. Cet examen vous permettra d’identifier les efforts en double, les démarches inutiles et les tâches qui peuvent être déléguées à votre équipe. Vous pouvez également vous assurer que les principes fondamentaux de votre entreprise (tels que vous assurer que vos clients ont une grande expérience d’achat avec vous) sont respectés, et que votre entreprise est prête pour une future croissance. Comme votre entreprise grandit, vous aurez bien sûr besoin de surveiller vos systèmes afin de vous assurer qu’ils restent adéquats et appropriés.

4. Documentez les nouveaux systèmes Vous pourriez produire une “manuel d’activités” complet pour votre entreprise, ou vous pourriez avoir des organigrammes, des graphiques ou des guides “étape-par-étape” épinglés sur les murs. Cela dépend de ce qui convient le mieux à votre entreprise. Mais réaliser la procédure et ensuite le manuel dans un placard ne va pas aider votre entreprise à grandir !

5. Mettez au courant votre équipe Une formation sur les nouveaux systèmes peut être ou ne pas être nécessaire, mais si les systèmes et les responsabilités ont changés, votre équipe doit en être informé. Elle a besoin de savoir où aller pour obtenir des conseils et devrait utiliser les mêmes systèmes et procédés de manière cohérente. Les nouveaux employés et les employés temporaires ont également besoin de connaître vos systèmes, alors assurez-vous que cela fasse partie de votre processus de mise en place.

(Source : www.actioncoaching.be)