Conseils pour une conférence téléphonique efficace

A présent qu’on restreint les voyages d’affaires, beaucoup d’entreprises recourent aux conférences téléphoniques (conference calls). Mais ce n’est pas toujours facile de faire en sorte que les échanges se déroulent de façon ordonnée et efficace. Quelles règles faut-il respecter ?

Conseils pour tous les participants : 1. Donnez votre nom en prenant la parole ; cela permettra à chacun d’identifier la voix du correspondant.
2. Ne coupez pas la parole aux autres.
3. Ne vous écartez pas du sujet.
4. Limitez votre contribution et respectez le timing.
5. Ecoutez les indications données par le président.

Conseils pour le président :
6. Veillez à ce qu’une seule personne à la fois prenne la parole.
7. La réunion doit être brève. Si elle dure un peu plus longtemps, insérez des pauses ou réunissez-vous en deux séances plus courtes.
8. Soyez attentif à qui veut dire quoi. Planifiez les interventions et communiquez cette info au(x) correspondant(s). Annoncez, par exemple, qu’il y a trois personnes qui veulent prendre la parole et précisez l’ordre dans lequel elles vont s’exprimer.

Source : Managersonline.nl