Cinq astuces pour moins perdre son temps en réunion

Toutes les réunions ne sont pas utiles. Pire, leur vacuité peut être une réelle source de stress selon une étude de l’université de Gand. Voici cinq astuces pour rendre les réunions plus efficaces.

L’université de Gand a mené une étude auprès de 1000 employés. Il en ressort que 35% d’entre eux ne se réunissent pratiquement jamais, alors que 40% se réunissent de une à trois fois par semaine. Parmi les personnes interviewées pour l’enquête, 20% trouvaient qu’il y avait trop de réunions. Ce pourcentage atteignait même 30% pour ceux qui ont plusieurs réunions par semaine.

L’enquête relève aussi que les réunions sont plus nombreuses dans les grandes entreprises. Les cadres en font deux fois plus par semaine que les autres employés. Et si elles sont plus nombreuses dans le privé, elles dureraient en moyenne 22 minutes de moins que dans la fonction publique. Enfin, la moyenne totale de tous les employés était de six heures de réunion par semaine. Soit presque une journée entière.

Pour réduire le nombre de réunion, voici cinq astuces

1. Transmettre l’information autrement

Pour 61% des réunions, l’objectif principal serait de partager des informations. Or il existe de meilleurs moyens de communiquer qu’une réunion formelle. S’il s’agit de discuter entre collègues, il est souvent de plus efficace d’organiser des moments de contact plus court et plus régulier tout au long de la semaine.

2) Ne faire des réunions que quand elles sont vraiment nécessaires

Les réunions formelles restent par contre nécessaires s’il s’agit de prendre une décision, évaluer une question ou faire un brainstorming. Malheureusement cela ne concernerait que 52% des réunions. Les réunions qui sont vraiment utiles se retrouvent donc souvent diluées dans la masse. Et les personnes présentes souvent moins investies.

3) Bien préparer et ne pas oublier de faire un rapport

Pour éviter de s’épuiser en palabres et en intro inutile, il est bon d’envoyer l’ordre du jour en amont pour que les participants puissent apporter un imput, constructif de préférence. Et pour que ce qui a été dit ou décidé ne s’évapore pas dans la nature, il est tout aussi utile de rédiger une brève note reprenant les principaux points et de l’envoyer aux autres participants.

4) Ponctualité

Une réunion doit commencer à l’heure, mais aussi finir dans les temps. Un ordre du jour donnera de la structure et une ligne du temps.

5) Planifier une réunion suffisamment à l’avance

Pour de nombreuses personnes, avoir le contrôle sur son travail est très important pour le bien-être psychosocial. Or des recherches montrent que le fait de devoir consacrer trop de son (précieux) temps de travail à des réunions qui semblent inutiles est une source de stress. D’où l’importance d’établir une « culture de réunion » efficace. Afin que l’employé n’ait pas l’impression de dilapider son temps tout en pouvant ne pas accomplir son propre travail.

Ce sont donc là autant de choses qui peuvent sembler relativement évidentes, mais qui, selon la professeur des sciences de la santé Els Claysde de l’université de Gand interviewé par De Morgen, sont loin d’être toujours le cas. Pour elle, il y a vraiment matière à amélioration.