La vague de numérisation offre des outils utiles à celui qui souhaite s’établir en tant qu’indépendant ou créer une nouvelle société. Ces outils numériques accélèrent et facilitent le processus de création d’entreprise.
Qui veut devenir indépendant ou créer une entreprise doit faire face à une montagne d’obligations administratives : s’inscrire auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) et d’un secrétariat social, s’affilier à une caisse d’assurances sociales, ouvrir un compte bancaire professionnel et demander un numéro de TVA auprès du SPF Finances. Selon le secteur, des permis ou certificats spécifiques peuvent également être requis.
Si vous optez pour une société dotée d’une personnalité juridique, telle qu’une SRL (société à responsabilité limitée) ou une SA (société anonyme), vous devrez également vous rendre chez un notaire. En 2017, Fednot, la fédération des notaires, a lancé Start My Business, un module web gratuit qui guide les start-up en ligne lors de la création d’une société, d’une association ou d’une fondation. En 2023, l’outil s’est étoffé et a été rebaptisé Manage My Business. “Il permet de demander et de suivre numériquement les incorporations, les modifications et les dissolutions, explique Jan Sap, directeur général de Fednot. La plateforme regorge également d’informations juridiques claires sur les différentes étapes de la vie d’une entreprise.”
Après avoir choisi la forme juridique souhaitée, le créateur voit s’afficher un tableau de bord avec toutes les étapes à accomplir : déterminer le nom de la société, désigner les fondateurs, les actionnaires, les titulaires de fonctions et les signataires, spécifier la structure des actions, l’exercice fiscal et la date de l’assemblée générale annuelle, et télécharger tous les documents nécessaires. Dans l’application, le créateur peut désigner le notaire de son choix et il recevra automatiquement toutes les informations nécessaires à la rédaction de l’acte constitutif. Tout se fait, si on le souhaite, en ligne, y compris la signature de l’acte.
En trois jours ouvrables
Bizantium est un acteur commercial. Cette start-up de la legaltech a été créée par un cabinet d’experts-comptables qui s’agaçait du caractère obsolète de la constitution des sociétés dans notre pays. “Plus de 80% des entreprises sont créées par un comptable, expliquent les cofondateurs Thomas Leeters et Kevin Verbesselt. Ce dernier a besoin en moyenne de quatre à six semaines pour parcourir l’ensemble du processus avec son client.” Bizantium offre une alternative numérique. L’outil permet de créer une SRL en trois ou quatre jours ouvrables, y compris la préparation d’un plan financier, l’affiliation à la BCE et à une caisse d’assurance sociale, l’activation d’un numéro de TVA, l’enregistrement auprès d’un secrétariat social et la signature de l’acte notarié. Bientôt, le logiciel offrira également un lien automatique avec les banques, ce qui permettra d’ouvrir un compte commercial directement auprès d’elles.
“Après avoir appuyé sur un bouton, vous recevrez un lien d’intégration pour une première conversation numérique, explique Kevin Verbesselt. Notre consultant en chair et en os vous indique alors les données à télécharger sur la plateforme et vous guide dans le processus. Cela permet au débutant d’avoir la main et de garantir une procédure correcte. Il en sera de même à l’avenir, lorsque certaines fonctions seront encore plus automatisées.”
“La signature de l’acte notarié se fait via l’application itsme”, précise Thomas Leeters. Pour l’ensemble du processus, y compris l’enregistrement à la BCE et les frais de notaire, un entrepreneur débutant paie en moyenne 2.500 euros (TVA comprise). Le délai d’exécution de trois à quatre jours est unique dans notre pays, selon les cofondateurs de Bizantium.
Plus d’outils de démarrage
E-Greffe: Pour créer une ASBL, il n’est pas nécessaire de se rendre chez un notaire. L’acte sous seing privé doit toutefois être déposé au greffe du tribunal de l’entreprise après la constitution. Cette démarche peut également être effectuée en ligne via e-Greffe, un site web du SPF Justice. L’identification ne peut malheureusement pas se faire via l’application itsme, mais elle peut se faire avec la carte d’identité électronique et un lecteur.
Registre UBO: Dans une société, une ASBL ou une autre entité juridique, les ultimate beneficial owners (UBO) doivent être inscrits dans le registre ad hoc. Il s’agit non seulement des fondateurs et des administrateurs, mais aussi des actionnaires détenant plus d’un quart des titres. Par le biais d’un mandat, un comptable peut également se charger de cette formalité.
E-Box Enterprise: Il s’agit d’une boîte aux lettres numérique pour les communications relatives aux entreprises, telles que l’avis de cotisation à l’impôt des sociétés ou le rappel de dépôt des comptes annuels. Plusieurs services publics fédéraux, tels ceux de l’Économie, des Finances et de la Justice, l’utilisent déjà. Les institutions de sécurité sociale, comme l’ONSS et l’Onem, envoient également des documents, des notifications et des obligations par ce biais, tout comme un nombre croissant d’administrations locales et d’entreprises. Seul le représentant légal d’une entreprise peut activer l’e-Box Enterprise. Il peut toutefois en donner l’accès à certains employés ou au comptable.
