Devenir indépendant implique des frais: à quoi vous attendre?

Mailys Chavagne Journaliste

Journaliste 12-01-2024, 07:27 Mise à jour le: 12-01-2024, 07:28

Vous souhaitez lancer votre activité en tant qu’indépendant? Si tous les secteurs ne demandent pas nécessairement un capital de départ, il reste impossible de commencer sans un sou en poche. Mais à quels frais devez-vous vous attendre? Le prestataire de service RH Acerta récapitule les dépenses essentielles.

Frais de démarrage, frais de fonctionnement, logement, mobilité, énergie, comptabilité, cotisations sociales… Se mettre à son propre compte peut être un vrai trou financier si on n’y est pas bien préparé. Sortez votre calculatrice, et estimez combien vous coûtera le lancement de votre propre activité d’indépendant en analysant chaque poste de dépenses.

Besoin d’un capital de départ?

Tout est dans l’introduction de cet article: oui et non, tout dépend du domaine dans lequel vous devenez indépendant. Par exemple, ouvrir un magasin demandera nécessairement un premier bagage financier, notamment pour la location de la surface commerciale, mais aussi pour la constitution d’un stock de départ. À l’inverse, si vous travaillez à distance, de chez vous, et que vous avez déjà tout à disposition pour vous lancer (un ordinateur, du matériel bureautique…), vous pourrez démarrer avec un investissement relativement peu élevé.

Dans de nombreux cas, vous n’avez donc pas besoin de capital pour devenir indépendant. « Même pas pour constituer une SRL », précise Acerta. « Auparavant, vous deviez prévoir un capital de départ de 18.550 euros au moins à cet effet, dont un tiers devait être versé sur un compte bloqué à la constitution. » Cette obligation a désormais été abolie.

Néanmoins, le nouveau droit des sociétés stipule que le « patrimoine de départ d’une société à responsabilité limitée (SRL) doit être suffisant » pour l’activité que vous comptez exercer. En d’autres termes, vous devez démontrer que vous pouvez tenir le coup pendant au moins deux ans.

Plusieurs points à retenir et à inscrire dans votre plan financier:

Prenez le temps d’analyser toutes les dépenses que vous devrez faire pour vous lancer, mais calculez également le budget global dont vous aurez besoin pour tenir les premiers mois (voire les premières années). En un mot: anticipez!
Prévoyez un fonds de réserve qui vous permettra de maintenir votre barque à flot en cas de pépins et fixez-vous des objectifs financiers à atteindre.
Précisez les moyens propres dont vous disposez ainsi que la somme que vous devez emprunter à la banque ou obtenir d’investisseurs.
N’hésitez pas à faire appel à un expert-comptable, qui vous aidera à y voir plus clair sur le plan financier.

Certaines activités demandent des autorisations

Avant de pouvoir vous lancer pleinement, certaines activités demandent des autorisations spécifiques. Pour éviter les mauvaises surprises, prenez le temps de bien vérifier à l’avance celles dont vous aurez besoin. Il y a quatre types d’autorisations dont vous devez disposer avant de vous inscrire comme indépendant:

Carte professionnelle pour ressortissants étrangers: si vous n’êtes pas ressortissant d’un pays de l’Union européenne;
Licence de boucher-charcutier: pour les futurs exploitants de boucherie ou de charcuterie et/ou les gérants de boucherie ou de charcuterie (uniquement à Bruxelles ou en Wallonie);
Autorisation de commerce ambulant (carte de commerçant ambulant): si vous avez l’intention de vendre des produits au domicile de vos clients, sur un étal de marché, lors de manifestations, dans la rue ou sur une place, dans une galerie marchande, dans les cafés ou les restaurants;
Autorisation d’activités foraines (carte de forain): si vous souhaitez exploiter une attraction foraine.

Dans certains cas, il faut également des agréments, autorisations et enregistrements et/ou notifications de l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire, de la SABAM ou d’autres instances.

Toutes ces autorisations ne sont évidemment pas gratuites. Renseignez-vous sur leur prix, qui varie d’un cas à l’autre.

Les frais de constitution

Après avoir répondu à quelques conditions de base, vous vous sentez fin prêt pour commencer l’aventure? Il est grand temps de vous inscrire comme indépendant et de créer votre activité. Attention, cette étape coûte aussi de l’argent. Voyons en détail:

Vous constituez une entreprise unipersonnelle: 105,50 euros devrait suffire pour vous inscrire en tant qu’indépendant et obtenir votre numéro d’entreprise auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises. Si vous avez besoin d’un numéro de TVA en plus, il faudra débourser 65 euros supplémentaires (+21% de TVA). Cela revient donc à un total de 170,50 euros (hors TVA).
Vous constituez une société: dans certains cas (notamment la création d’une société avec responsabilité limitée des associés), vous avez besoin d’un acte notarié, qu’il faudra ensuite déposer au greffe du tribunal de l’entreprise. Les frais varient d’un notaire à l’autre.

Les frais professionnels

Rentrons dans le vif du sujet, car ce sont sans aucun doute les plus gros postes de dépenses pour un indépendant. Bonne nouvelle cela dit, la plupart de ces frais sont entièrement ou partiellement déductibles! De quoi sacrément alléger la facture. Comment? Lorsque vous déduisez des frais, vous réduisez votre revenu imposable. Résultat: moins d’impôts et de cotisations sociales vous seront demandés.

Mais attention, tout n’est pas permis pour autant. Vérifiez bien les conditions avant d’inclure une dépense dans votre déclaration d’impôts. Pour pouvoir déduire des frais professionnels, ils doivent:

être en lien avec votre profession: pas question d’inclure vos vacances comme « frais professionnels », quand bien même ces congés vous permettent de reprendre des forces pour mieux travailler.
avoir été consentis pour obtenir des revenus;
être prouvés par des factures et des reçus de TVA;
avoir été effectués ou comptabilisés au cours de l’année durant laquelle vous obtenez des revenus.

Quels sont les frais professionnels partiellement déductibles?

Les frais professionnels ne sont pas tous déductibles à 100%. C’est notamment le cas des frais restaurants, qui sont déductibles à 69% (à condition bien sûr que ceux-ci soient encourus pour votre activité professionnelle). Sont également concernés les cadeaux d’affaires (on ne parle pas de pots-de-vin!), qui peuvent être déclarés à raison de 50%, et le carburant, déductible à 75%.

En parlant de voiture, les frais liés à celle-ci peuvent être partiellement déduits:

pour les entreprises unipersonnelles, il s’agit de 50 à 100%, selon les émissions de CO2. Pour tous les frais de voiture et de carburant de voitures achetées par des sociétés unipersonnelles avant le 1er janvier 2018, une nouvelle formule de déduction s’applique avec un pourcentage de déduction minimum de 75%.
pour les sociétés, il est question de 50 à 100%, selon les émissions de CO2.

Quels sont les frais professionnels intégralement déductibles?

Pratiquement tous les autres frais réalisés pour votre activité professionnelle sont entièrement déductibles. On retrouve par exemple:

frais de logement: du loyer et des intérêts hypothécaires au chauffage et à l’électricité;
frais d’internet, de téléphone et de port;
site web pour votre activité;
articles de bureau;
frais comptables;
les cotisations sociales et la PCLI (constitution de pension complémentaire) font également partie de cette catégorie.

Tenir une comptabilité

Vous pouvez faire appel à un expert, qui se chargera de tout à votre place, moyennant une rémunération. Le tarif dépend généralement des tâches qui lui seront confiées. Ou vous pouvez également vous en charger vous-même. Si vous lancez une entreprise unipersonnelle, une comptabilité simplifiée suffit. Si vous optez pour une société à responsabilité limitée (SRL), vous devez tenir une double comptabilité dans laquelle vous enregistrez l’ensemble des recettes et des dépenses. Le tout est de ne pas vous tromper, car cela peut vous coûter cher.

Les impôts et les cotisations sociales

Sans grande surprise, tout indépendant doit évidemment payer des impôts, dont le montant dépendra de votre activité, de vos revenus, des gains effectués et reversés dans le financement de votre entreprise… Le mieux est d’effectuer des versements d’acomptes mensuels. Ce paiement anticipé permet en effet d’éviter des pénalités pour paiement tardif, appelées majorations.

Pour ce qui est des cotisations sociales, celles-ci sont à payer tous les trois mois. Elles vous ouvrent la voie à la sécurité sociale: vous bénéficiez donc d’une allocation de naissance et des allocations familiales, d’une allocation en cas d’incapacité de travail, d’un remboursement des frais médicaux en cas de maladie et d’accident, d’une pension… Ces cotisations sociales sont calculées sur votre revenu professionnel net de l’année en cours. Les trois premières années, impossibles de prédire exactement ce que vous gagnez, vous payez donc des cotisations provisoires, sur base d’une estimation ou du minimum légal. Mais n’oubliez pas: ces cotisations sont entièrement déductibles. Un avantage non négligeable!

Les assurances

Dernier poste de dépenses, mais pas des moindres: les assurances. Mieux vaut vous protéger, pour vous assurer des revenus en cas de problèmes ou pour couvrir des frais imprévus. Parmi les couvertures disponibles, deux options vivement recommandées par les experts: