Il y a une bonne couche de poussière sur le concept du bureau flexible…

Jusqu’il y a peu, nous étions tous sous le charme de l’open office, un espace de bureau ouvert où plus personne n’a de place fixe. Si vous êtes le premier à arriver le matin, vous serez aussi le premier à choisir votre poste de travail. Mais aujourd’hui, ce concept de bureau flexible ne fait plus l’unanimité.

Les organisations avaient opté pour ces bureaux flexibles afin d’économiser de l’espace et des coûts. Pourquoi faut-il que tout le monde ait son propre bureau alors que les employés ne sont jamais tous là en même temps ? Il y a toujours quelqu’un qui assiste à une réunion à l’extérieur et nous sommes de plus en plus nombreux à télétravailler un ou deux jours par semaine.

Travailler dans une structure flexible devait aussi rapprocher les employés. C’est du moins ce que l’on pensait. Avec un bureau fixe, les employés sont toujours entourés, jour après jour, des mêmes collègues, et ce tout au long de l’année. Avec les bureaux flexibles, les contacts mutuels entre employés allaient être stimulés. L’ambiance et la cohésion du groupe s’en trouveraient renforcées. Et quand l’ambiance est bonne, les idées coulent à flots débouchant sur de nouvelles opportunités.

Malheureusement, nous savons maintenant que cela ne se passe pas tout à fait de cette façon…

Le bureau flexible permet d’économiser de l’espace et du temps : cet objectif a certainement été atteint. Par contre, une interaction sociale plus riche, qui devait être une source d’inspiration, ne s’est pas produite, en tout cas pas dans la mesure où on l’espérait. Rendre un bureau flexible, c’est possible, mais pour les personnes, ce n’est pas si évident. De nombreux employés continuent à préférer un poste permanent. Nous sommes des créatures d’habitudes. “Oublier” une photo de famille sur le bureau pour revendiquer une place : cela arrive.

Et quand on change de place tous les jours, plutôt qu’une plus grande concertation mutuelle entre les différentes équipes, il y a au contraire moins de contacts. Il s’avère que les personnes se coupent souvent de leur environnement avec un casque, soit parce qu’il y a trop de bruit ambiant, soit parce qu’elles souhaitent se concentrer sur une tâche spécifique sans être dérangées… L’espace ouvert se transforme ainsi en un ensemble de petits îlots individuels.

La science souligne que le bureau flexible ne répond que partiellement aux besoins des employés. Ces derniers ont un travail de plus en plus complexe, qui comporte de plus en plus d’activités différentes. Des recherches et des enquêtes sur le lieu de travail ont démontré que nous disposons d’un environnement qui facilite chaque tâche spécifique. C’est ainsi qu’est né le concept d’espace de travail basé sur les activités (Activity Based Workspace – ABW) plutôt qu’un espace de travail ouvert ou flexible, et que nous avons développé au sein de HP notre Office of the Future.

Dans le concept d’espace de travail basé sur les activités, un certain nombre de zones sont créées pour permettre aux employés d’effectuer de manière optimale leurs tâches spécifiques. Pour une mise en place réussie d’un tel espace, nous devons veiller à ce que le changement ne concerne pas uniquement le lieu de travail. La culture de travail et la technologie liée à celui-ci doivent également évoluer. Et sachant que nous sommes des “créatures d’habitudes”, nous devons nous assurer que tout le monde reste motivé et participe à ce changement afin que cette transformation soit une réussite.