Bénévolat: comment indemniser les volontaires?

La semaine passée, nous abordions dans ces pages les conditions du volontariat. Reste encore à savoir si les volontaires peuvent être indemnisés par l’organisation qui fait appel à leurs services…

La loi du 3 juillet 2005 fixe un cadre juridique qui permet aux volontaires de percevoir une indemnité exemptée de cotisations de sécurité sociale et d’impôt, pour autant que certaines conditions soient remplies. L’une d’elle est que le volontariat soit “exercé sans rétribution”. En résumé, on ne peut pas rémunérer les volontaires, mais on peut leur rembourser leurs frais.

Les organisations autorisées à recourir au volontariat, c’est-à-dire les associations de droit public ou privé sans but lucratif, peuvent choisir d‘indemniser leurs volontaires soit en leur remboursant les frais qu’ils ont réellement encourus (moyen-nant la production des pièces justificatives des dépenses effectivement réalisées), soit en optant pour une indemnisation forfaitaire. On ne peut toute-fois combiner une indemnisation forfaitaire avec les frais réels. Une indemnité forfaitaire peut néanmoins être combinée avec une indemnité couvrant les frais de déplacement pour un maximum de 2.000 km par an, étant entendu cependant que cette indemnité ne peut excéder 740 euros par an et par volontaire.

En ce qui concerne l’indemnisation forfaitaire, l’exonération de cotisations de sécurité sociale et d’impôt ne s’appliquera que pour autant que l’indemnité n’excède pas 35,41 euros par jour et 1.416,16 euros par an (montants pour 2021). A noter que des plafonds différents s’appliquent à certaines catégories de volontaires, notamment dans le secteur sportif.

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Frais réels

Au cas où un volontaire demande le remboursement de ses frais réels pour un montant qui excède le plafond annuel de l’indemnité forfaitaire, il devra établir, au moyen de documents probants, la réalité et le montant de l’ensemble de ses frais et pas uniquement le montant des frais qui dépassent le plafond. A défaut, le risque est que l’activité du volontaire soit considérée non pas comme du volontariat mais comme une activité rémunérée et pourrait, selon les cas, être soumise au régime de sécurité sociale des travailleurs indépendants ou des travailleurs salariés si l’exercice d’une autorité patronale est constatée (avec dans ce cas, les obligations correspondantes de régularisation dans le chef de l’employeur). Les montants perçus par les volontaires seraient alors soumis aux cotisations de sécurité sociale et à l’impôt.

Suivi des présences

En cas d’occupation de volontaires, il est donc nécessaire de s’entendre avec eux sur la manière dont ils seront indemnisés de leurs frais. En cas de remboursement des frais réels, il est important d’attirer leur attention sur le fait que ce régime implique un suivi très précis des dépenses effectuées et remboursées. Et dans le cas où une indemnisation forfaitaire est choisie, il faudra être en mesure d’établir précisément le nombre de jours de volontariat effectués pour justifier le payement du forfait. Il faudra donc mettre en place un système de suivi des présences. La législation ne précise cependant pas spécifiquement les modalités à respecter pour ce faire.