Repenser le bureau physique et ses besoins en connectivité

Beaucoup d’entre nous sont prêts à retourner au bureau. Ou du moins, à avoir la possibilité d’y retourner alors que l’on glisse vers un nouveau modèle de travail hybride qui verra les employés alterner entre leur domicile et le site de l’entreprise.

Il est intéressant de se demander à quoi ressemblera le bureau physique dans ce nouveau modèle, car il va être amené à évoluer. La pandémie a durablement modifié les façons de vivre, de travailler et de communiquer, mais aussi les priorités et les attentes des collaborateurs. Dès lors, comment imaginer que les bureaux que nous avons connus restent les mêmes et répondent toujours à nos besoins ?

La conception d’un bureau adapté à cette nouvelle réalité obligera les organisations à tout repenser, de leur infrastructure réseau à leur architecture physique. On a pu déjà observer quelques tendances marquantes au cours des derniers mois.

Des bureaux plus petits, mais mieux utilisés.

Les espaces de bureaux étant restés vides pendant la majeure partie de 2020. De nombreuses organisations ont saisi l’opportunité pour réduire leur surface et par conséquent, économiser sur les coûts immobiliers. Cela devrait se révéler des avantages pour les employés dans la majorité des cas. En effet, en parallèle, les organisations ont également changé la façon dont l’espace est utilisé, en l’alignant davantage sur la façon dont les équipes travailleront après la pandémie.

Au lieu de rangées de bureaux et de cubicules, on abat les murs pour créer des espaces de collaboration et de réunion ouverts pour une utilisation de courte durée. Bien que le télétravail ait prouvé sa valeur, les collaborateurs auront toujours besoin d’endroits pour se rencontrer et travailler en face à face après plus d’un an de séparation, et les organisations doivent être prêtes à répondre à cette demande. Nous remarquons donc une évolution du “bureau d’une société” qui n’est plus seulement un endroit de travail mais plus un lieu de rencontre, de réunion, de collaboration.

Il ne s’agit pas seulement de socialiser. Certains employés, en particulier les plus jeunes et les parents qui travaillent, peuvent encore avoir besoin d’utiliser le bureau comme environnement de travail ciblé ou parce qu’il facilite un apprentissage plus efficace.

À cette fin, on voit la création de “pods” ou cellules à occupation unipersonnelle et insonorisées, qui offrent aux collaborateurs un endroit calme et privé pour travailler, passer des appels téléphoniques ou rejoindre des collègues distants en visioconférence. Il suffit de réserver l’espace au préalable. Ce qui amène la prochaine tendance.

La disparition des espaces assignés

Les générations futures ne considéreront plus le fameux bureau d’angle comme l’apogée de la réussite. Les mouvements des employés étant plus fluides, un bureau sera dévolu à celui qui l’aura réservé en premier, et seulement pour un certain temps.

Pour ce faire, une solution numérique ou une application permettra de voir quel espace est disponible, pour le réserver pour une durée déterminée et pour partager son emplacement avec les autres participants éventuels à une réunion.

L’espace disponible étant limité, ce système de réservation est l’élément essentiel. Sans lui, on risque de perdre un temps précieux, ce qui in fine pourrait affecter la productivité.

Une fois sur site, la navigation interne permet aux collaborateurs et à leurs invités de rejoindre leur espace de travail, de co-working.

Bien sûr, l’utilisation de ces nouvelles solutions doit rester simple. Tout comme pour n’importe quel outil, il convient malgré tout de prévoir une formation. Il est en-effet indispensable d’obtenir l’adhésion des utilisateurs. L’espace réservable étant réduit, il faut à tout prix éviter les “réservations fantômes” qui impacteraient l’efficacité du système.

Pour atteindre cet objectif, certaines organisations ont mis en place une “gamification” où les utilisateurs gagnent des points lorsqu’ils utilisent les ressources mises à leur disposition et en perdent lorsqu’ils oublient d’annuler une réservation ou lorsqu’ils ont laissé une salle de réunion en désordre, … Ces points peuvent alors être utilisés pour financer d’autres services : cafés, cantines, …

Les bâtiments seront hyper connectés

Alors qu’elles entament leur transformation numérique, les organisations introduisent de plus en plus d’appareils et de capteurs IoT, qui fourniront de grandes quantités de données sur la température et l’humidité des bâtiments, la consommation d’énergie et de ressources, la circulation de l’air et des fluides, l’occupation, etc.

Toutes ces données ont des implications massives sur les coûts et l’efficacité opérationnels, ainsi que sur l’expérience des employés. À quelle heure les lumières doivent-elles s’allumer dans les espaces communs ? Doivent-elles être également allumées dans les salles de réunion qui ne sont pas réservées ? Selon le cas, doit-on ouvrir les fenêtres, activer la climatisation, fermer les stores ? Il est même possible d’extraire des statistiques d’utilisation des locaux qui seront utilisées pour déterminer la fréquence de nettoyage, voire même l’automatiser. Toutes les réponses sont disponibles pour mieux utiliser les espaces et les installations, minimiser le gaspillage et au final réduire les coûts de fonctionnement.

Le réseau de demain

En découvrant ces tendances, il est clair que ce bureau repensé nécessitera une infrastructure beaucoup plus orientée sans fil pour prendre en charge toute la gamme des appareils, des utilisateurs et des plateformes.

Grâce à l’Intelligence Artificielle (I.A.), ce réseau prédictif garantira sa performance, son efficacité opérationnelle afin d’assurer que les énormes volumes de données soient réellement utilisés pour apporter une valeur ajoutée.

L’Intelligence Artificielle (I.A.) est la seule réponse aux risques de sécurité inhérents à tout réseau distribué avec un nombre grandissant d’appareils IoT et/ou de clients non gérés car les équipes informatiques n’ont tout simplement pas le temps ou la visibilité nécessaires pour traiter les risques manuellement. L’importance accrue accordée à la collaboration et à la socialisation verra également davantage de clients et d’invités se rendre au bureau, créant ainsi différents niveaux d’accès qui doivent être maîtrisés. Une solution automatisée permettra à la fois de simplifier l’accès des visiteurs et de mettre en oeuvre des politiques de sécurité qui gèrent étroitement leurs droits. Tout ceci dépendra du rôle que ces utilisateurs dans leur contexte spécifique recevront.

Ce réseau devra également être évolutif et pouvoir s’adapter aux changements survenant sur le lieu de travail. L’évolution des besoins et des comportements, les nouvelles technologies, les budgets disponibles ou parce qu’une certaine tendance est observée par les données collectées seront des éléments aidant la prise de décision.

En fait, les réseaux d’entreprise sont tellement essentiels que ces investissements en infrastructure ne visent finalement pas à permettre des lieux de travail hybrides. Il s’agit plutôt de créer des organisations agiles et à l’épreuve du temps.

Mais tous les investissements nécessitent un financement. Dans cette optique, il faudra que les entreprises sachent optimiser leur budget de manière stratégique et créer un réseau qui permet d’envisager l’avenir du travail, quelle que soit sa forme.

Par Jerry Garcia, Country Manager, Aruba Belgique, une société Hewlett Packard Enterprise