L'inflation culmine à près de 9%. Que ce soit en télécoms, énergie ou autre : les prix flambent, les entreprises essaient de maintenir leurs flux de trésorerie. Alors que, pour rappel, 43 % des entreprises européennes avaient déjà été contraintes de réduire leurs coûts au cours de la pandémie. Avec l'inflation actuelle, nombre de dirigeants d'entreprise doivent renoncer aux investissements. Trop souvent parce que leurs moyens financiers s'évaporent de manière inaperçue - et ce à différents niveaux.

Trop d'ambiguïté autour de la TVA

Par exemple, on estime que 61,7 milliards d'euros par an ne sont pas récupérés auprès des services de TVA, simplement parce qu'il s'agit d'une tâche complexe et chronophage pour les services financiers. Selon nos recherches, les trois quarts des entreprises peuvent récupérer la TVA dans au moins dix pays. Mais le processus leur est souvent trop complexe, car il varie d'un pays à l'autre.

Un quart ne demande pas de remboursement de la TVA quand les notes de frais de collaborateurs et les factures clients contiennent des articles avec des taux de TVA différents, ou parce que des informations sont manquantes. Les entreprises indiquent alors qu'elles préfèrent éviter les amendes. Alors qu'un peu plus de soixante pour cent disposent d'un logiciel de récupération de la taxe, ils admettent également qu'ils n'en font pas un usage optimal. Nous devons soit mieux former le personnel financier, simplifier le logiciel, ou - et c'est probablement le choix le plus judicieux - faire appel à l'intelligence artificielle. Trois options pour doper l'économie européenne : soixante milliards, ça vaut la peine..

Trop d'ambiguïté autour des voyages d'affaires

Malgré l'efficacité prouvée des réunions virtuelles, sept sur dix voulaient déjà reprendre les voyages d'affaires l'an dernier. Selon notre nouvel indice pour 2022 en matière de voyage d'affaires, il s'avère que la moitié des collaborateurs du Benelux a repris les voyages pour son travail cette année effectivement. L'avenir déterminera si nous voyageons moins, mais plus exclusivement.

Dans tous les cas, il est important d'utiliser des processus fixes avec des tarifs négociés, via des gestionnaires de voyages centraux. Dans les PME, les gens osent parfois réserver de manière décentralisée, que ce soit ou non via leur propre carte de crédit. Ou à la dernière minute, ce qui augmente à nouveau les coûts.

Un autre volet est la fraude aux dépenses pendant les voyages d'affaires: coûts fictifs, doubles déclarations, répercussion des coûts annulés, etc. 39% des participants belges admettent parfois ajuster à la hausse les coûts de restaurant ou de kilométrage. Les entreprises qui ne veulent pas nécessairement renoncer à leurs voyages d'affaires devraient investir dans la numérisation - pour une politique uniforme et anti-fraude.

Trop d'ambiguïté autour des dépenses

D'ailleurs, 54% des salariés belges trouvent parfaitement acceptable de déclarer plus de dépenses que ce n'est réellement le cas ou d'ignorer les lignes directrices pour les dépenses d'entreprise, car divers aspects de leur travail ne sont pas remboursés tels que les heures supplémentaires (20%), les trajets domicile-travail (18%) ou encore les coûts liés au travail à domicile (18%).

Pour une entreprise de 250 salariés - la PME belge moyenne - la perte potentielle annuelle due à la fraude avec les déclarations de frais s'élève à 25 920 euros, contre 15 600 euros en Europe. Fait inquiétant, 1 sur 5 indique que leur note de frais "n'est jamais vérifiée de toute façon".

Avec la récupération de la TVA et l'optimisation de la gestion des déplacements et des dépenses, il existe donc de nombreuses opportunités pour les entreprises de réaliser des économies substantielles. Selon les chiffres récents de l'indice DESI, nous sommes dans la moyenne européenne en termes de numérisation de la finance. Cependant, nous sommes en dessous du seuil pour ce qui est de l'IA, qui peut identifier et détecter les modèles de fraude et les erreurs de déclaration. La moitié des entreprises belges pensent que les salariés s'opposeraient à l'utilisation de l'IA pour la gestion des dépenses. L'évangélisation est donc toujours nécessaire. Et la politique d'autruche tentante, mais peu efficace.

de Pino Spadaro, le patron de Concur Benelux (Concur est une filiale de l'éditeur SAP)

L'inflation culmine à près de 9%. Que ce soit en télécoms, énergie ou autre : les prix flambent, les entreprises essaient de maintenir leurs flux de trésorerie. Alors que, pour rappel, 43 % des entreprises européennes avaient déjà été contraintes de réduire leurs coûts au cours de la pandémie. Avec l'inflation actuelle, nombre de dirigeants d'entreprise doivent renoncer aux investissements. Trop souvent parce que leurs moyens financiers s'évaporent de manière inaperçue - et ce à différents niveaux. Trop d'ambiguïté autour de la TVAPar exemple, on estime que 61,7 milliards d'euros par an ne sont pas récupérés auprès des services de TVA, simplement parce qu'il s'agit d'une tâche complexe et chronophage pour les services financiers. Selon nos recherches, les trois quarts des entreprises peuvent récupérer la TVA dans au moins dix pays. Mais le processus leur est souvent trop complexe, car il varie d'un pays à l'autre.Un quart ne demande pas de remboursement de la TVA quand les notes de frais de collaborateurs et les factures clients contiennent des articles avec des taux de TVA différents, ou parce que des informations sont manquantes. Les entreprises indiquent alors qu'elles préfèrent éviter les amendes. Alors qu'un peu plus de soixante pour cent disposent d'un logiciel de récupération de la taxe, ils admettent également qu'ils n'en font pas un usage optimal. Nous devons soit mieux former le personnel financier, simplifier le logiciel, ou - et c'est probablement le choix le plus judicieux - faire appel à l'intelligence artificielle. Trois options pour doper l'économie européenne : soixante milliards, ça vaut la peine..Trop d'ambiguïté autour des voyages d'affairesMalgré l'efficacité prouvée des réunions virtuelles, sept sur dix voulaient déjà reprendre les voyages d'affaires l'an dernier. Selon notre nouvel indice pour 2022 en matière de voyage d'affaires, il s'avère que la moitié des collaborateurs du Benelux a repris les voyages pour son travail cette année effectivement. L'avenir déterminera si nous voyageons moins, mais plus exclusivement. Dans tous les cas, il est important d'utiliser des processus fixes avec des tarifs négociés, via des gestionnaires de voyages centraux. Dans les PME, les gens osent parfois réserver de manière décentralisée, que ce soit ou non via leur propre carte de crédit. Ou à la dernière minute, ce qui augmente à nouveau les coûts. Un autre volet est la fraude aux dépenses pendant les voyages d'affaires: coûts fictifs, doubles déclarations, répercussion des coûts annulés, etc. 39% des participants belges admettent parfois ajuster à la hausse les coûts de restaurant ou de kilométrage. Les entreprises qui ne veulent pas nécessairement renoncer à leurs voyages d'affaires devraient investir dans la numérisation - pour une politique uniforme et anti-fraude. Trop d'ambiguïté autour des dépensesD'ailleurs, 54% des salariés belges trouvent parfaitement acceptable de déclarer plus de dépenses que ce n'est réellement le cas ou d'ignorer les lignes directrices pour les dépenses d'entreprise, car divers aspects de leur travail ne sont pas remboursés tels que les heures supplémentaires (20%), les trajets domicile-travail (18%) ou encore les coûts liés au travail à domicile (18%). Pour une entreprise de 250 salariés - la PME belge moyenne - la perte potentielle annuelle due à la fraude avec les déclarations de frais s'élève à 25 920 euros, contre 15 600 euros en Europe. Fait inquiétant, 1 sur 5 indique que leur note de frais "n'est jamais vérifiée de toute façon". Avec la récupération de la TVA et l'optimisation de la gestion des déplacements et des dépenses, il existe donc de nombreuses opportunités pour les entreprises de réaliser des économies substantielles. Selon les chiffres récents de l'indice DESI, nous sommes dans la moyenne européenne en termes de numérisation de la finance. Cependant, nous sommes en dessous du seuil pour ce qui est de l'IA, qui peut identifier et détecter les modèles de fraude et les erreurs de déclaration. La moitié des entreprises belges pensent que les salariés s'opposeraient à l'utilisation de l'IA pour la gestion des dépenses. L'évangélisation est donc toujours nécessaire. Et la politique d'autruche tentante, mais peu efficace.de Pino Spadaro, le patron de Concur Benelux (Concur est une filiale de l'éditeur SAP)