Frais professionnels ou réels ? C’est vous qui choisissez

Votre salaire est lourdement taxé. Mais grâce à la déduction de vos frais professionnels, la facture fiscale est un peu moins lourde. Vous avez le choix entre déclarer les frais que vous avez réellement engagés 
ou un forfait.

Delphine travaille comme responsable marketing dans une entreprise alimentaire. Comme pour tout salarié, le fisc prélève une part importante de son salaire brut. Il existe une franchise d’impôt (10.160 uros pour l’exercice 2024), mais tout ce qui dépasse ce montant est progressivement taxé. Le taux varie entre 25 et 50%, selon des tranches de revenus définies.

Heureusement, Delphine peut déduire de ses revenus les dépenses qu’elle a engagées pour acquérir ou maintenir ses revenus professionnels. Toutefois, si elle fait figurer ses dépenses réelles sur son avis d’imposition, elle doit en rassembler les preuves. En cas d’interrogation ou de contrôle par un auditeur fiscal, elle doit être en mesure de produire des factures et des reçus à l’appui. Elle doit également être en mesure de prouver qu’elle a effectivement engagé les dépenses et qu’elle les a payées elle-même.

Avantage de la simplicité

Si Delphine n’a pas engagé de frais professionnels spécifiques ou si elle ne peut ou ne veut pas le prouver, elle a tout de même droit au forfait légal pour frais. Pour le déduire, elle ne doit rien faire. Le forfait est automatiquement accordé si elle choisit de ne pas déclarer de frais professionnels dans sa déclaration d’impôts. De plus, elle ne doit alors pas rassembler de pièces justificatives. “Opter pour la déduction forfaitaire présente donc l’avantage de la simplicité, estime Pieter Debbaut, conseiller fiscal auprès du groupe de services RH Liantis. En outre, Delphine évite ainsi que l’administration fiscale ne conteste ou ne rejette certains frais professionnels réels. Les risques d’un contrôle fiscal, à la suite duquel elle paiera plus d’impôts que ce qu’elle avait initialement prévu, sont donc beaucoup plus faibles.”

Indexation

Le forfait légal de frais pour les salariés comme Delphine s’élève à 30 % des revenus. Bien qu’il existe un plafond, celui-ci a fortement augmenté pour de nombreux contribuables au cours des dernières années. Ils le doivent en partie au tax shift, qui transfère la charge fiscale du travail vers d’autres domaines. De plus, le plafond est indexé annuellement, à 5.520 euros pour l’exercice d’imposition 2024. Cette limite est atteinte à partir d’un revenu annuel brut de 18.400 euros. Pour l’exercice d’imposition 2025 (revenus 2024), les montants de la limite d’imposition – y compris ceux que nous mentionnons plus loin – seront également indexés.

Pour calculer le taux forfaitaire légal, l’administration fiscale se base sur le revenu brut imposable après déduction des cotisations de sécurité sociale. Ce revenu comprend non seulement le salaire, mais aussi l’indemnité de trajet, les arriérés, les indemnités de licenciement et le pécule de vacances. Les avantages de toute nature, tels qu’une voiture de société ou un smartphone, sont également pris en compte.

Le plus avantageux

Delphine ne doit cependant pas s’accommoder du coût forfaitaire. Si elle est convaincue que ses frais professionnels réels sont supérieurs au montant limite fixé par la loi, elle peut envisager d’inclure le montant total de ces frais dans sa déclaration d’impôts. Elle doit déterminer elle-même ce qui est le plus avantageux. Si les frais professionnels réels sont inférieurs au forfait de frais, l’administration fiscale appliquera automatiquement ce forfait. Quels sont les frais que Delphine peut prendre en charge ? “Entre autres, la partie de son habitation privée qu’elle utilise à des fins professionnelles, comme un espace de bureau, explique Pieter Debbaut. Les frais d’électricité et de chauffage, les intérêts du prêt, l’assurance incendie et le précompte immobilier y afférent sont également éligibles.”

“Il en va de même pour les fournitures de bureau qu’elle achète elle-même, un ordinateur, une imprimante et un smartphone, ainsi que les frais de téléphone et d’internet, précise Pieter Debbaut. Delphine doit cependant limiter toutes les dépenses à la partie qu’elle utilise professionnellement. Si elle ne le fait pas de manière raisonnable et responsable, elle risque d’être réprimandée par l’administration fiscale. Elle doit également déduire de ses frais professionnels réels les dépenses remboursées par son employeur. Si Delphine rapporte ses frais professionnels réels, elle n’a plus droit à l’exonération de l’intervention de l’employeur dans les frais de déplacement domicile-travail. Celle-ci s’élève à un maximum de 470 euros si le trajet est effectué en voiture.

Quid des autres statuts ?

Les travailleurs non salariés peuvent également opter pour le forfait ou la déduction de leurs frais professionnels réels. Pour les indépendants qui réalisent des bénéfices, le taux forfaitaire est également de 30 % du revenu professionnel imposable. Cela correspond au bénéfice brut moins les cotisations de sécurité sociale et les éventuelles cotisations à la pension complémentaire libre pour indépendants (PLCI). Là encore, un plafond de 5.520 euros s’applique pour l’exercice d’imposition 2024.

Les indépendants qui choisissent volontairement d’être imposés à un taux forfaitaire plutôt que sur leur bénéfice réel ne peuvent pas bénéficier du forfait de frais. Pour les chefs d’entreprise, le forfait frais professionnels s’élève à 3 % de leurs revenus, avec un plafond de 2.910 euros pour l’année d’imposition 2024. Pour les conjoints aidants, l’administration fiscale se base sur 5 %, avec un plafond de 4.850 euros pour l’exercice 2024. Les mêmes montants limites s’appliquent aux professions libérales et aux fonctionnaires, mais des pourcentages différents leur sont appliqués selon la tranche de revenus.

“Comme les salariés, les indépendants, les chefs d’entreprise, les conjoints collaborateurs et les professionnels libéraux qui optent pour le forfait de frais n’ont rien à faire, précise Pieter Debbaut. L’imputation se fait automatiquement s’ils ne mentionnent pas les frais professionnels réels dans leur déclaration d’impôts. S’ils optent pour la déclaration des frais réellement encourus, ils doivent toujours être en mesure de les prouver.”

Quelles sont les 
combinaisons possibles ?

Delphine combine son emploi de responsable marketing avec un emploi à temps partiel de coach en fitness – également en tant que salariée. Pour l’ensemble des deux activités, elle doit opter soit pour le forfait, soit pour les frais professionnels réels. Si elle opte pour le forfait, le montant limite s’applique aux revenus des deux activités cumulées.

Supposons toutefois que Delphine cumule deux statuts différents, par exemple celui de responsable marketing en tant que salariée et celui de coach de fitness en tant qu’indépendante. “Dans ce cas, précise Piet Debbaut, elle a le choix, au sein de chaque catégorie de revenus, entre le forfait et les frais professionnels réels. Si elle opte pour le forfait dans les deux cas, le montant limite pour ses revenus de salarié et le montant limite pour ses revenus d’indépendant s’appliqueront également séparément.”