Immobilier: comment choisir un bon syndic

L’offre de syndics est rare, ce qui joue évidemment en faveur des professionnels du secteur. Pour autant, les copropriétaires ont les moyens de se montrer sélectifs et de s’assurer qu’ils en ont pour leur argent.

Les enquêtes et les témoignages démontrent qu’énormément de copropriétaires n’ont aucune idée des fonctions exactes de leur syndic. En raison de cette ignorance et de l’offre restreinte, les associations de copropriétaires (ACP) ne sont pas vraiment en position de négocier. Mais en étant vigilantes et en posant les bonnes questions, elles augmentent leurs chances de dénicher le bon prestataire.

Durée et indépendance

Il existe deux situations dans lesquelles l’association des copropriétaires est appelée à choisir un syndic. Quand l’immeuble est neuf, le syndic initial est nommé par le promoteur immobilier, mais son mandat expire au terme de la première assemblée générale ; les copropriétaires doivent alors soit le réélire, soit en désigner un nouveau. Ensuite, toute association de copropriétaires d’un immeuble existant peut nommer un nouveau syndic à l’expiration du contrat conclu avec le précédent.

Selon Tom Vandermeersch, fondateur de la société de conseil Appartementor, la durée du contrat proposé peut constituer un premier indice. ‘‘Les syndics proposent souvent un contrat de trois ans, ce qui est le maximum autorisé. Pour une construction neuve, c’est compréhensible car au départ, et surtout la première année, la convention ne sera sûrement pas très rentable. On constate souvent qu’au terme du mandat initial, le syndic n’est pas réélu, ce qui s’explique généralement par les tensions qui l’ont opposé au promoteur ou à l’agent immobilier lors de la livraison de l’immeuble.’’

Dans le cas d’une construction neuve, il est souhaitable que le syndic soit indépendant – s’il est lié à l’agent immobilier qui commercialise les appartements, le risque de conflits d’intérêts est réel. Il se peut en effet que les intérêts de l’association des copropriétaires, que le syndic est censé défendre, aillent radicalement à l’encontre de ceux du promoteur ou de l’agent immobilier.

Dans le cas des immeubles plus anciens, il arrive aussi que le syndic exige un mandat de trois ans, ce qui se justifie pourtant moins. ‘‘Chez nous, les ACP peuvent résilier tous les ans, annonce Tom Van Campenhout, gérant de 03Beheer. C’est à nous de démontrer que nous défendons bien leurs intérêts, pour qu’elles reconduisent notre mandat.’’

Pas de devis à l’emporte-pièce

La première assemblée générale que le syndic préside en dit déjà long sur ses qualités. ‘‘Au cours de cette première rencontre, un bon syndic prendra le temps d’expliquer son rôle et de mettre en place les organes de l’association des copropriétaires’’, détaille Tom Vandermeersch. Chaque association doit se doter d’un commissaire aux comptes et d’un conseil de copropriété, qui supervise le syndic ; elle doit également con­voquer des assemblées générales. ‘‘Si cette première réunion se déroule trop rapidement et que les copropriétaires ont l’impression que le syndic n’a pas répondu à toutes leurs questions, ce n’est pas bon signe’’, avertit le spécialiste.

Les copropriétaires doivent être attentifs à certains détails avant même cette première assemblée, pendant la procédure de demande de devis : ‘‘Un bon syndic ne se contente pas de répondre promptement à la demande de devis: il réclame également les statuts de l’association des copropriétaires et les procès-verbaux des dernières assemblées générales. Il prend des renseignements précis sur l’immeuble – il s’enquiert des malfaçons ou des dossiers juridiques éventuels, par exemple. Il se rend sur place et s’entretient avec le conseil de copropriété, énumère Tom Vandermeersch. Ce n’est qu’à partir de là qu’il pourra établir un devis en toute connaissance de cause. Méfiez-vous des syndics qui restent assis derrière leur bureau et font des offres à l’emporte- pièce.’’

La communication revêt une importance essentielle. ‘‘Considérez la rapidité de réaction, la clarté de la communication et l’accessibilité du syndic. Demandez-lui quels immeubles similaires il gère et réclamez-lui des exemples de relevés de comptes et de rapports d’assemblées générales qu’il a rédigés. La plupart des frustrations sont dues à la manière dont le syndic communique, voire à son manque de communication.’’

La transparence est déterminante elle aussi. ‘‘De nos jours, les syndics ne peuvent pas ne pas offrir de plateforme numérique à partir de laquelle les copropriétaires ont accès à tous les documents de l’association et où le commissaire aux comptes peut consulter les comptes’’, estime Tom Vandermeersch.

Réseau et compétences techniques

Le réseau dont dispose le syndic est important également. ‘‘Nous gérons 5.000 lots, recense Frederiek Thiers, syndic et membre de l’organe d’administration de l’Institut professionnel des agents immobiliers. Nous mettons cet argument en avant auprès de nos prestataires, comme les assureurs et les fournisseurs d’énergie, afin d’obtenir des prix intéressants pour les associations de copropriétaires que nous desservons.’’

‘‘Inversement, si l’ACP entretient de bonnes relations avec une entreprise de plomberie, par exemple, demandez au candidat- syndic s’il est d’accord que vous continuiez à travailler avec elle’’, recommande Tom Vandermeersch. L’association doit également s’assurer qu’il n’existe aucun accord de commissionnement ou autre lien financier entre le syndic et les fournisseurs auxquels il fait appel.

Les compétences techniques peuvent être un facteur déterminant également. ‘‘Si l’immeuble est ancien et doit être rénové, il est intéressant d’avoir un syndic qui connaît les techniques de construction et qui a déjà super­visé de tels projets. Dans d’autres cas, ce sont plutôt des connaissances juridiques, par exemple, qui seront nécessaires, énumère Tom Vandermeersch. Demandez au candidat comment fonctionne son bureau, quels sont les profils au sein de l’équipe et si la rotation du personnel est élevée. Plus la société et le personnel sont stables, plus le contact sera de qualité.’’

Car en fin de compte, tout est affaire de contacts. ‘‘Il est très important que le syndic se rende régulièrement sur place, tienne le conseil de copropriété informé de ce qu’il fait et communique avec lui. C’est très chronophage, mais cela facilite tout le reste, dont les assemblées. Etre syndic, c’est dans une large mesure une question de relations personnelles’’, conclut Tom Vandermeersch.