Vous licenciez un travailleur? Attention à votre communication interne

Lorsque l’employeur met fin au contrat d’un collaborateur, il a le droit de communiquer ce départ au reste du personnel… à quelques conditions. S’il ne respecte pas ces limites, il enfreint le RGPD.

Dans une récente décision, la Chambre contentieuse de l’Autorité de protection des données (APD) a dû déterminer si le Règlement général sur la protection des données (RGPD) était respecté par un employeur ayant publié sur l’intranet de l’entreprise une annonce indiquant le départ d’un travailleur. Dans cette annonce, l’employeur avait précisé qu’il était à l’origine de la rupture du contrat de travail et que cette dernière avait un effet immédiat.

Rappelons les principes du RGPD applicables au traitement des données à caractère personnel effectué par l’employeur:

• Licéité, loyauté et transparence: le traitement des données doit être réalisé dans le respect de la réglementation applicable (RGPD ou autre). La personne concernée doit être informée sur la manière et dans quelle mesure elles sont traitées. La communication relative au traitement doit être accessible, claire et compréhensible ;

• Limitation des finalités ;

• Minimisation des données: seules les données à caractère personnel adéquates, pertinentes et nécessaires pour atteindre la finalité poursuivie peuvent être traitées ;

• Exactitude ;

• Limitation de la conservation ;

• Intégrité et confidentialité ;

• Responsabilité.

Décision

L’APD a fait appel aux principes de licéité et de minimisation des données pour rendre sa décision. Elle considère qu’un traitement se limitant à la publication des mouvements de personnel sur l’intranet s’inscrit dans le cadre de la fin de la relation de travail. Partant, ce traitement doit être considéré comme relevant de l’exécution du contrat de travail. L’exécution du contrat de travail étant reconnue par le RGPD comme fondement légitime pour le traitement des données à caractère personnel, le principe de licéité du traitement est respecté.

Concernant le principe de minimisation des données, l’APD estime toutefois que l’information relative à la partie à l’initiative de la rupture et la mention du caractère immédiat de cette rupture ne sont aucunement nécessaires au regard de la finalité poursuivie qui est d’informer les autres travailleurs des changements au sein du personnel. Elle considère que cette finalité peut raisonnablement être atteinte sans communiquer ces informations. L’APD en profite pour rappeler qu’elle avait déjà reconnu précédemment qu’il était approprié, dans le cadre de la politique du personnel, d’informer les collaborateurs de tels changements.

Qu’en retenir en pratique? Qu’un employeur est autorisé à communiquer le départ d’un travailleur pour autant qu’il ne communique pas plus d’informations que ce qui est strictement nécessaire pour atteindre la finalité poursuivie, à savoir assurer une politique du personnel adéquate. La simple communication du fait que la collaboration avec un travailleur est terminée et qu’il ne sera plus présent sur le lieu de travail est donc suffisante.

L’employeur veillera donc à éviter d’évoquer, dans sa communication interne, des informations relatives aux circonstances entourant le départ du travailleur (par exemple: la partie à l’origine de la rupture du contrat, le caractère immédiat de la rupture, le nombre d’avertissements adressés, l’organisation d’entretiens de fonctionnement, etc.).

Camille Remy,
legal advisor chez Groupe S