Face à des exigences réglementaires croissantes, les entreprises belges investissent de plus en plus dans l’optimisation de la gestion des salaires. L’externalisation apparaît comme une solution stratégique en forte croissance, particulièrement en Belgique et en Italie, championnes en la matière.
Selon une vaste étude menée par SD Worx auprès de 5625 responsables RH et 16.000 salariés à travers 16 pays européens, les employeurs belges se démarquent par leur volonté accrue d’améliorer les processus liés à la gestion des salaires. Par rapport à 2024, les investissements dans ce domaine ont fortement progressé, notamment sur trois fronts prioritaires : l’adaptation au droit du travail (51 % des répondants, contre 31 % l’an dernier), la sécurité des données salariales (42 %) et la transition vers des processus plus durables (41 %), avec moins de papier.
En toute autonomie
Cette transformation s’accompagne d’un recours croissant à des outils numériques en libre-service. Ils permettent aux salariés de consulter leurs fiches de paie, de demander leurs congés ou encore, d’enregistrer leurs absences en toute autonomie. Aujourd’hui, 53 % des travailleurs belges gèrent eux-mêmes certaines démarches administratives RH via ces plateformes, ce qui est le reflet d’un mouvement vers plus d’autonomie et de fluidité.
Pour les entreprises, l’enjeu est aussi d’assurer une continuité du traitement des salaires, en temps réel, et d’intégrer les logiciels de paie avec d’autres systèmes internes (finance, pointage, etc.). Ce besoin de modernisation s’accompagne d’une attention accrue à la formation des équipes internes, lorsque ces dernières n’optent pas tout simplement pour l’externalisation de ces tâches.
Belgique et Italie, championnes de l’externalisation des salaires
La Belgique est aujourd’hui l’un des pays européens les plus avancés en matière d’externalisation des services de paie, au-dessus de la moyenne européenne. Un employeur belge sur trois a ainsi réalisé des économies significatives grâce à cette stratégie. Actuellement, 47 % des entreprises belges externalisent partiellement leur traitement des salaires. Cette proportion devrait atteindre 50 % d’ici 2028. L’externalisation complète, combinant logiciel et personnel externe, concerne déjà plus d’un tiers des entreprises en Belgique et en Italie, un record en Europe.
Pour Dominique Tassent, Managing Director Belgium chez SD Worx, cette tendance s’inscrit dans un contexte de mutation rapide : « L’externalisation de la gestion des salaires devient de plus en plus importante dans un monde où le droit du travail évolue sans cesse et où la numérisation exige des investissements constants. » À l’inverse, les modèles plus traditionnels (logiciels internes et personnel maison) perdent du terrain : seuls 17 % des employeurs belges y recourent encore aujourd’hui. Cette proportion devrait encore baisser dans les années à venir.
Des économies à la clé pour les entreprises
Les entreprises qui externalisent entièrement le traitement des salaires déclarent réaliser le plus d’économies dans leur processus de paie : 41 % d’entre elles réalisant des économies. Ce chiffre est nettement inférieur pour les entreprises qui gèrent entièrement leur paie, avec leur propre logiciel et leur propre personnel, à savoir 28 %, soit environ un quart. Pour les employeurs qui externalisent partiellement le traitement de la paie en travaillant, par exemple, avec leur propre logiciel et des spécialistes externes, avec des SaaS ou des MPS (Managed Payroll Services), ce chiffre se situe entre les deux : un sur trois (33 %).
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