Demandes de congés: quelles sont les règles à respecter?

A l’approche des beaux jours, les demandes de congés commencent à affluer dans les entreprises. Entre liberté du salarié et contraintes organisationnelles, quels sont les droits et devoirs de chacun ? Partena Professional fait le point sur les règles à respecter pour organiser sereinement les vacances d’été au travail.

Contrairement à une idée reçue, un salarié ne peut pas choisir librement ses dates de vacances. « En dehors des périodes de fermeture collective, les congés doivent être fixés d’un commun accord entre l’employeur et le travailleur », rappelle Annelies Verplancke, experte juridique chez Partena Professional.

Un refus explicite de l’employeur doit être respecté : partir malgré ce refus pourrait être assimilé à une faute grave. « L’employeur peut refuser une demande si elle crée des difficultés opérationnelles, notamment en cas de sous-effectif. Il est donc conseillé aux salariés de se concerter avec leurs collègues avant de poser leurs congés. »

Pour éviter les conflits, l’entreprise peut aussi encadrer la procédure via le règlement de travail. Par exemple, en fixant des délais ou des modalités de demande.

Des priorités pas automatiques

La législation n’impose pas de règles de priorité pour accorder les congés à certains travailleurs. Toutefois, des critères objectifs peuvent être fixés par l’employeur dans le règlement de travail. « En pratique, les travailleurs ayant des enfants scolarisés doivent, de préférence, pouvoir prendre leurs congés pendant les vacances scolaires », souligne Annelies Verplancke. Tous les salariés ont par ailleurs droit à deux semaines de vacances consécutives entre le 1er mai et le 31 octobre. Sauf demande contraire de leur part.

Une fois acceptée, une période de congé ne peut être modifiée ou annulée sans l’accord des deux parties. Des exceptions peuvent toutefois être envisagées en cas de circonstances exceptionnelles, comme le départ soudain d’un collègue. « En cas de litige, un recours au tribunal du travail ou à l’inspection des lois sociales est possible. Mais le dialogue reste la meilleure option », conseille l’experte.

Fermeture collective

Lorsqu’une entreprise prévoit une fermeture collective (par exemple en juillet pendant les congés du bâtiment), les travailleurs sont tenus de prendre leurs congés légaux à cette période. Ce type de fermeture est décidé selon une cascade de responsabilités : comité paritaire, conseil d’entreprise, délégation syndicale ou accord unanime avec les travailleurs. Les dates de fermeture collective de l’entreprise doivent obligatoirement être inscrites dans le règlement de travail.

En dehors de ce cadre, un employeur ne peut ni imposer ni interdire des congés à une période précise. Il peut cependant inciter à une meilleure planification. « Par exemple, s’il constate en octobre qu’un travailleur n’a pas encore pris la majorité de ses congés légaux, il peut l’inviter par écrit à les utiliser avant la fin de l’année », explique Annelies Verplancke.

Workation : une fausse bonne idée ?

Le concept de workation – travailler à distance depuis son lieu de vacances – séduit de plus en plus depuis la pandémie qui avait généralisé la pratique. Mais attention : ce n’est en aucun cas un droit. « Le lieu de travail fait partie des éléments essentiels du contrat. L’accord explicite de l’employeur est donc indispensable », insiste Annelies Verplancke. Un avenant précisant la durée et le lieu du télétravail est recommandé, ainsi qu’une vérification auprès de l’assurance accidents du travail.

De plus, télétravailler à l’étranger même si c’est à quelques kilomètres de la frontière, implique de vérifier les règles en matière de sécurité sociale, de fiscalité et de droit du travail applicable. « Chaque situation doit être évaluée au cas par cas », rappelle l’experte.

Pas de solution de garde ?

Travailler depuis chez soi ne dispense pas de ses obligations professionnelles. « Le télétravail n’est pas un substitut au congé, même s’il offre une certaine flexibilité. Le salarié doit rester pleinement disponible pour effectuer ses tâches », prévient encore Melissa Menschaert de Partena Professional. Face à un manque de solutions de garde pendant l’été, une autre piste est envisageable : le congé parental. « Il offre une grande souplesse, puisqu’il peut être pris par semaine, avec l’accord de l’employeur. Mais attention : il doit être demandé au moins deux mois à l’avance, sauf accord contraire, et il a un impact sur les droits aux congés légaux de l’année suivante », conclut Annelies Verplancke.