Chaque semaine, trois heures sont perdues en réunions inutiles

Les réunions, on les aime ou on les déteste — souvent selon les circonstances et la charge de travail. Mais ce qui fait l’unanimité en termes de frustration, ce sont celles qui ne servent à rien. Agacement garanti pour tout le monde.

Presque tous les employés (93,4 %) participent à des réunions en entreprise. Pourtant, selon la dernière enquête de Protime, spécialiste de la gestion du temps et du personnel, ces moments de concertation suscitent l’agacement de près de trois quarts des travailleurs (73,4 %), et même de manière fréquente à systématique pour 38 % d’entre eux. Cette irritation augmente avec l’âge : elle concerne 44,6 % des plus de 55 ans, 42,1 % des 35 à 54 ans, contre seulement 29,2 % des moins de 35 ans. La “réunionite aiguë” convainc de moins en moins.

Des réunions jugées trop souvent inutiles

Protime a interrogé 1.000 employés francophones belges pour cerner les causes de ces frustrations. En tête du classement : les réunions jugées inutiles (42,2 %), suivies de la perte de temps sur des sujets non pertinents (38,1 %).

Chaque semaine, ce sont en moyenne trois heures de travail qui sont perdues en réunions inutiles. Pour un employé sur dix (10,7 %), cela peut même aller jusqu’à six heures.

Entretien avec Lode Godderis, professeur de médecine du travail à la KU Leuven

Avez-vous été surpris par les résultats de l’enquête ?

Pas vraiment. Ces résultats confirment les tendances observées dans la littérature scientifique. Les frustrations liées aux réunions augmentent depuis plusieurs années. Cette étude vient donc renforcer ce que l’on savait déjà.

Avez-vous constaté une évolution dans la manière dont les réunions se déroulent, notamment depuis la pandémie ?

Oui. On observe clairement une augmentation du nombre et de la durée des réunions. La plupart des employés participent à dix ou quinze réunions par semaine, et les cadres peuvent dépasser les trente réunions hebdomadaires.

Avec la généralisation des formats hybrides et virtuels, les interactions se compliquent. Or, la qualité des échanges est essentielle pour éviter les frustrations. Les réunions en ligne souffrent de problèmes techniques et réduisent la capacité à capter les signaux non verbaux, qui jouent un rôle fondamental dans la communication.

On observe aussi un engagement moindre, avec davantage de multitâches et de fatigue. Le phénomène de “Zoom fatigue” est bien documenté : trop de réunions en ligne affectent notre concentration et notre attention.

Ces frustrations existaient-elles déjà avant la pandémie ?

Certaines oui. Être présent sans pouvoir participer activement reste une source majeure de frustration. Il est aussi essentiel d’avoir un ordre du jour clair et des objectifs bien définis. Pourtant, de nombreuses réunions commencent sans cela.

Il faut aussi veiller à la durée : 21,4 % des sondés n’aiment pas les réunions trop longues. Or, 43,2 % des employés déclarent ne pas pouvoir se concentrer au-delà de 30 minutes. Après 45 minutes, 76,1 % décrochent mentalement.

Désigner un animateur est également essentiel pour garantir la fluidité des échanges. Enfin, le choix du format doit dépendre des objectifs : une réunion pour partager des résultats peut tout à fait se faire en ligne, mais un brainstorming gagnera à être mené en présentiel.

Vous recommandez donc d’adapter le format à l’objectif ?

Absolument. Pour générer de nouvelles idées ou résoudre un problème, le présentiel est plus adapté. Ces moments exigent de vrais échanges, souvent impossibles à recréer en virtuel.

De manière générale, la participation active reste un élément clé pour qu’une réunion soit perçue comme utile, quel que soit le format choisi.

Est-ce que la règle des deux pizzas s’applique encore ?

Oui, cette règle formulée par Jeff Bezos reste pertinente : une réunion ne devrait pas rassembler plus de personnes que ce que deux pizzas peuvent nourrir, soit environ six à huit personnes. Cela favorise l’efficacité et limite la dispersion.

Conclusion ?

Les réunions ne doivent jamais être une fin en soi, mais un outil stratégique. Celles qui sont bien préparées, avec un objectif clair, un ordre du jour précis et les bonnes personnes autour de la table, sont les seules à offrir de vrais résultats. Si trois personnes sur quatre décrochent mentalement, il est temps de revoir sa culture de réunion. Le temps est une ressource précieuse : traitons les réunions comme un investissement, pas comme une habitude.