Absence du bureau: Dix choses à éviter dans votre “out of office”

Bientôt, nous serrons nombreux à activer notre out of office. Un geste plaisant, mais pas sans importance.

Si vous vous absentez du bureau, veillez à ce que votre message d’absence soit à la fois clair et professionnel. Autant le savoir, un message bien rédigé contribue à une bonne image professionnelle. Voici dix conseils pour éviter les faux pas:

1. Informations trop personnelles. Évitez de partager des détails personnels comme la raison exacte de votre absence. Nul besoin que vos contacts sachent que vous êtes à la Costa del Sol, aux Caraïbes, ou au fond de votre lit. Un simple “Je suis actuellement hors du bureau” suffit. Par contre, si vous êtes en congé de maternité ou sabbatique, il n’est pas inutile de le signaler (cela indique que cette absence prolongée n’hypothèque pas un éventuel retour)
2. Dates incorrectes. Assurez-vous que les dates de votre absence et de votre retour soient correctes. Une erreur peut créer de la confusion chez vos correspondants. Ne dites donc pas à lundi sans date ou à dans trois semaines, mais plutôt le lundi 22 juillet 2024. Regardez aussi s’il est à jour. Souhaiter la bonne année en juillet peut sembler étrange. N’oubliez pas non plus de désactiver votre message dès votre retour.
3. Absence de contacts alternatifs. Ne laissez pas vos correspondants sans solution. Afin d’éviter une chronophage chasse aux interlocuteurs, indiquez toujours une personne de contact en cas d’urgence. Assurez-vous aussi que les contacts indiqués dans votre message soient disponibles et informés de leur rôle en votre absence.
4. Langage informel ou humoristique. Gardez un ton professionnel. Les blagues ou un langage trop décontracté peuvent ne pas être bien reçus par tous.
5. Absence de réponse automatique dans d’autres langues si vous travaillez dans une firme où l’on pratique plusieurs langues. Assurez-vous que votre message “out of office” soit compréhensible par tous et faites un texte en deux ou trois langues.
6. Oubli de l’objet du message. Assurez-vous que votre réponse automatique a un objet clair, comme “Réponse automatique : absence du bureau”.
7. Pas de remerciements. N’oubliez pas de remercier la personne pour son message. Un simple “Merci pour votre message” montre de la courtoisie.
8. Promettre des réponses immédiates à votre retour. Ne promettez pas de répondre immédiatement à votre retour. Indiquez simplement que vous répondrez dès que possible.
9. De la clarté sur la lecture ou non de vos emails. Si vous comptez vérifier vos emails de temps en temps, mentionnez-le. Si ce n’est pas le cas, ou alors de façon beaucoup trop sporadique, ne donnez pas de faux espoirs et indiquez clairement que vous n’aurez pas accès à vos emails pendant votre absence. Cela fait gagner du temps à tout le monde.
10. Ignorer les règles de confidentialité. Évitez de donner des informations confidentielles ou sensibles dans votre message. Il risque d’être lu par tous.