Pourquoi le calcul du nombre de travailleurs d’une entreprise est délicat

Combien de salariés compte votre entreprise ? La question peut paraître simple, mais la réponse ne l’est pas du tout. Et les conséquences peuvent être réelles, allant des élections sociales aux comptes annuels en passant par les aides publiques.

Comment tenir compte des travailleurs à temps partiel, des intérimaires, des employés à durée déterminée, des gérants indépendants, de toutes les filiales ? Les paramètres sont nombreux alors que le résultat peut avoir un impact tangible car ” l’entreprise peut être soumise à différentes obligations en fonction du nombre de travailleurs qu’elle occupe, pointe Matthieu Dewèvre, conseiller à l’UCM. Cela va du bilan social à la mise en place d’un comité pour la prévention et la protection au travail (CPPT) et influe donc aussi sur les élections sociales ou les aides à la promotion de l’emploi (APE) “.

Le calcul du nombre de travailleurs peut différer selon le but recherché ou l’organisme auquel on s’adresse. Les absents, les temps partiels, etc., ne sont pas toujours comptabilisés de la même manière. La notion même d’équivalent temps plein peut varier… C’est entre la méthode réservée aux conseils d’entreprise ou de prévention et celle réservée au bilan social que les différences sont les plus grandes.

Conseil d’entreprise, prévention et élections sociales

” Les conseils d’entreprise et les comités pour la prévention et la protection du travail (CPPT) sont des organes de concertation au sein de l’entreprise composés paritairement par le chef d’entreprise et sa délégation, d’une part, et par la délégation des travailleurs de l’entreprise, d’autre part “, précise le SPF Emploi. Un CPPT doit être institué dans toutes les entreprises occupant habituellement entre 50 et 99 travailleurs. Celles qui emploient plus de 100 travailleurs doivent aussi mettre en place un conseil d’entreprise. Dans les deux cas, l’employeur désigne les membres de sa délégation parmi le personnel de direction et les représentants des travailleurs sont élus par les travailleurs eux-mêmes dans le cadre des élections sociales. Ces dernières doivent donc être organisées par toutes les entreprises occupant habituellement au moins 50 travailleurs. Tous les mots ont leur importance dans cette définition.

– L’entreprise réfère à l’unité technique d’exploitation (UTE) déterminée à partir de critères économiques et sociaux comme l’autonomie de la direction, une politique salariale distincte, etc. Globalement, une UTE correspond ainsi à un siège d’exploitation. Les différents sièges d’exploitation d’une même société sont toutefois regroupés s’ils n’atteignent pas le seuil de 50 ou 100 travailleurs. Plusieurs entités juridiques distinctes peuvent aussi former une seule UTE si les travailleurs ou les syndicats prouvent l’existence d’une cohésion économique ou sociale.

– Un travailleur est ” toute personne liée à l’entreprise par un contrat de travail ou d’apprentissage “, qu’il s’agisse d’ouvriers, d’employés, de cadres ou du personnel de direction. Le SPF Emploi précise que cela inclut les étudiants, les travailleurs à domicile, les télétravailleurs, les travailleurs titres-services, les apprentis industriels, les personnes en formation professionnelle et les chercheurs FNRS. Les intérimaires sont aussi pris en considération dans le chef de l’entreprise où ils travaillent effectivement. Seuls sont exclus les travailleurs sous contrat de remplacement. Cela peut déjà faire plus de travailleurs que ce que le chef d’entreprise pensait avoir…

– Pour le calcul du nombre de travailleurs occupés habituellement, tous les travailleurs entrent en ligne de compte, y compris s’ils sont absents pour cause de maladie ou d’accident. Pour chaque travailleur, on calcule le nombre de jours civils entre son entrée en service et la date de sortie de service dans le système Dimona (qui est obligatoire). Ce nombre est divisé par deux pour les travailleurs avec un horaire de travail inférieur à trois quarts. Le total de jours ainsi obtenu pour tous les travailleurs est divisé par 365 afin d’obtenir le nombre de travailleurs occupés habituellement.

Bilan social

Les sociétés doivent déposer chaque année leurs comptes auprès de la Banque nationale de Belgique (BNB)… mais le modèle utilisé dépend entre autres du nombre de travailleurs.

Le micromodèle est ainsi destiné aux sociétés qui ne dépassent pas plus d’un des trois critères suivants :

– Effectif de personnel inférieur ou égal à 10 équivalents temps plein (ETP)

– Chiffre d’affaires inférieur ou égal à 700.000 euros

– Total du bilan inférieur ou égal à 350.000 euros

Le modèle abrégé est réservé aux petites sociétés, c’est-à-dire celles qui ne dépassent pas plus d’un des trois critères suivants :

– Effectif de personnel inférieur ou égal à 50 équivalents temps plein (ETP)

– Chiffre d’affaires inférieur ou égal à 9.000.000 euros

– Total du bilan inférieur ou égal à 4.500.000 euros

Les sociétés cotées en Bourse ou dépassant au moins deux des trois seuils ci-dessus doivent remplir le modèle complet.

L’effectif est donc un critère important, d’autant plus pour certains types de sociétés ayant un important bilan, car elles ont accumulé des réserves avec le temps ou ont dû lourdement investir.

La BNB précise que ” le nombre de travailleurs occupés en moyenne annuelle est le nombre moyen des travailleurs en équivalent temps plein inscrits à la banque de données Dimona à la fin de chaque mois de l’exercice comptable “. Les travailleurs qui ne doivent pas être déclarés à la banque de données Dimona ne sont donc pas pris en compte. Cela concerne tout particulièrement les intérimaires et les autres personnes mises à la disposition de l’entreprise ainsi que les personnes actives dans l’entreprise avec un statut d’indépendant (administrateurs, associés actifs, etc.). Les travailleurs dont l’exécution du contrat de travail est temporairement suspendue (congé de maladie, de maternité, accident) sont par contre pris en compte, tout comme les stagiaires et étudiants liés par un contrat.

La conversion d’un travailleur à temps partiel en équivalent temps plein se fait par le rapport entre le nombre contractuel d’heures à prester par ce travailleur à temps partiel et le nombre d’heures normalement prestées par un travailleur à temps plein comparable. Bref, par une simple règle de trois.

La distinction ainsi opérée entre microsociété, petite société et grande société selon les critères de la BNB a des conséquences sur l’entreprise. Plus le modèle de comptes annuels à déposer est développé, plus la société doit dévoiler d’informations et plus le dépôt est coûteux en frais de dépôt et comptables.

A noter que tous les modèles de comptes annuels incluent une section intitulée ” bilan social ” qui doit être complétée par toute société belge qui emploie du personnel. Même pour les micro- et petites sociétés (jusqu’à 50 ETP), le bilan social est assez développé : le nombre de travailleurs à temps plein, à temps partiel et en équivalent temps plein doit être renseigné pour les différentes catégories (par sexe, niveau d’études, etc.). Les travailleurs devant être pris en compte sont globalement ceux qui doivent être déclarés à la Dimona. Les grandes sociétés doivent aussi mentionner séparément des informations concernant l’occupation d’intérimaires et d’autres personnes mises à la disposition de l’entreprise.

En outre, le bilan social prévoit un aperçu des entrées et sorties du personnel ainsi que des dépenses en matière de formation professionnelle. Ces dernières informations sont notamment utilisées pour vérifier que le secteur atteint son objectif interprofessionnel de cinq jours de formation par an et par équivalent temps plein.

Aides à la promotion de l’emploi

Les aides à la promotion de l’emploi (APE) sont des subsides octroyés aux employeurs du secteur non marchand (socioculturel, santé, action sociale, éducation et recherche, etc.) situés en Wallonie. Les subsides sont octroyés sur la base de points APE que l’employeur peut demander s’il engage des demandeurs inoccupés disposant d’un passeport APE valide. Il ne peut toutefois licencier des travailleurs ou profiter du départ de travailleurs en réengageant des travailleurs sous statut APE. L’embauche de travailleurs APE doit donc représenter une hausse des effectifs. Chaque année, l’administration contrôle ainsi le maintien du volume global d’emploi à la date anniversaire de la décision d’octroi. Toute diminution fait perdre des points à l’employeur. Ce volume d’emploi est déterminé en plusieurs étapes :

– L’administration se base sur l’ensemble des travailleurs déclarés par l’employeur au moyen de la déclaration multifonctionnelle à la Banque Carrefour de la sécurité sociale dans les catégories ONSS.

– Sont exclus de l’effectif de référence les travailleurs engagés dans le cadre du Programme de transition professionnelle, d’une convention de premier emploi, des articles 60, § 7, et 61, de la loi organique du 8 juillet 1976 des CPAS et qui bénéficient de l’activation des allocations de chômage, du revenu d’intégration du Maribel social.

– Le volume d’emploi correspond à la moyenne annuelle des travailleurs exprimée en équivalent temps plein occupés pendant les quatre trimestres précédant la date anniversaire. Les travailleurs à temps partiel sont donc intégrés suivant la durée effective de leurs prestations par rapport à l’horaire de travail de l’entreprise.

Aides et primes

Les aides à l’investissement en Wallonie et les primes pour entrepreneurs dans la Région de Bruxelles-Capitale dépendent aussi de la taille de l’entreprise suivant la recommandation européenne du 6 mai 2003 ( voir tableau ci-dessus). L’effectif d’emplois est le principal critère, les entreprises pouvant excéder un seuil défini au niveau du chiffre d’affaires ou du total du bilan sans changer de catégorie. L’effectif est déterminé suivant le nombre d’équivalent temps plein (ETP) soumis à l’ONSS et donc repris à la Dimona, comme pour le bilan social des entreprises.

A noter que les entreprises liées (contrôle de la majorité des droits de vote) et partenaires (détention d’au moins 25% du capital ou des droits de vote) sont considérées comme formant un groupe à appréhender dans sa globalité.

Représentation syndicale dans les PME

Le nombre de travailleurs de votre entreprise dépend donc de nombreux paramètres et peut avoir des conséquences assez importantes. ” A l’UCM, c’est la défense des petites entreprises qui est au coeur de notre combat, explique Matthieu Dewèvre. L’un des dossiers qui revient le plus souvent sur la table est celui de la représentation syndicale dans les PME. Nous la refusons, car nous constatons que la concertation sociale dans les PME fonctionne bien, même si c’est sur un mode plus informel. ”