Pourquoi de nombreuses PME ne reprennent pas complètement le chemin du bureau

La levée de l’obligation de télétravail est un défi pour de nombreuses PME. Comment organiser correctement le retour au bureau ? “Il serait dommage de se replier sur le contrôle paternaliste de ses employés”.

Pour de nombreuses PME, la fin de l’obligation de télétravail a marqué le début d’une période où les employés sont de retour plus souvent au bureau. Cependant, le retour sur le lieu de travail entraîne également de nouvelles questions. Cela demande de l’organisation et en même temps la recherche de stimulants pour que la machine se remette en route.

De nombreuses PME et leurs employés se sont posé la question suivante à l’approche du Code orange : le retour au bureau est-il vraiment nécessaire ? Et si oui, quel est le bon équilibre entre le travail au bureau et à la maison ? “Nous travaillons mieux ensemble si nous pouvons être ensemble physiquement”, déclare Petra De Roos, directrice générale de l’agence de publicité anversoise LDV. Depuis la suppression de l’obligation de télétravail, cette PME flamande de 50 salariés a opté pour le travail en présentiel comme norme. Il est prioritaire, le travail à domicile est complémentaire, s’il est utile. “Venir au bureau n’est pas un but en soi, mais dans le domaine de la publicité, c’est un moyen d’amener les gens à travailler ensemble”, explique M. De Roos.

“Nous avons remarqué que quand le travail à la maison est dominant, une sorte de rythme de croisière se perd. On essaie d’atteindre un objectif commun en groupe et on utilise moins d’énergie que lorsqu’on travaille individuellement. Nous n’avons aucun problème avec le travail à domicile. Le problème ne se pose que lorsque les gens travaillent à la maison sans réfléchir à l’endroit le plus approprié pour le travail qu’ils font.”

Pendant leur fermeture, les entreprises créatives ont clairement indiqué que la collaboration physique était importante. Dans d’autres secteurs, c’est plutôt la description du poste qui détermine si le travail de bureau est nécessaire. Chez Maris Technics, une entreprise d’installations électriques située à Heusden-Zolder, les quarante employés de bureau ont pu décider eux-mêmes s’ils retourneraient au bureau et à quelle fréquence. “Nos chefs de projet ont opté presque unanimement pour un retour au bureau, tandis que notre personnel administratif a opté pour une transition progressive”, explique le directeur général Johan Maris. “La numérisation de l’administration rend cela possible, tandis que les chefs de projet ressentent davantage le besoin de pouvoir consulter physiquement au bureau. Leur travail nécessite plus de contacts.”

Se sentir à l’aise au bureau

Les PME soulignent qu’elles n’ont pas pris de risques en passant à un nouveau rythme. À l’approche des assouplissements, ils ont pris le temps de discuter d’une nouvelle approche avec leurs employés. “Nous avons eu des discussions individuelles pendant quinze jours afin de trouver une bonne solution”, explique Joke Oorts, cogérante d’Energie+, un spécialiste d’installations de solutions énergétiques (panneaux solaires, pompes à chaleur,…). L’entreprise compte seize employés, aussi bien des employés de bureau que des cadres, et ne voulait en forcer aucun à choisir un système ou l’autre.

“En tant que petite entreprise, vous pouvez opter pour une approche aussi personnelle. Nous avons communiqué ouvertement et écouté ce que chaque employé pensait être important. Finalement, nous avons opté pour un système flexible : nos employés déterminent eux-mêmes leur agenda. Nous avons immédiatement constaté un grand enthousiasme et aussi une tendance claire : tout le monde était heureux de revenir au bureau.”

Chez LDV, Petra De Roos souligne l’importance d’une bonne préparation pratique. Pendant les mois d’été de pandémie, l’entreprise a déjà effectué un premier test. “Des personnes venaient au bureau trois jours par semaine et examinaient ce qui allait bien et ce dans quoi nous devions encore investir. C’est ainsi que nous avons compris que les réunions en visioconférence perdureraient. On ne fait plus le trajet Anvers à Bruxelles pour une réunion d’une demi-heure. C’est pourquoi nous avons créé des salles supplémentaires pour les réunions en ligne avec une bonne connexion Wi-Fi et davantage d’écrans. Nous avons également investi dans une installation de purification de l’air, et nous mettons à disposition des masques buccaux et des autotests. En outre, nous disposons de notre propre système de recherche des contacts. Il est toujours important que les gens se sentent à l’aise dans le bureau.”

Une liberté dans un cadre convenu

Frans van de Ven n’est pas surpris que les PME laissent aux employés une certaine liberté dans un cadre convenu. Il est coach exécutif et conseiller en stratégie des talents chez Randstad RiseSmart et auteur de “Iedereen kan leiden” (ndlr : qui peut se traduire en français par “Tout le monde peut être un leader”), un livre sur le leadership personnel dans les organisations. “Le Covid-19 a brisé le mythe selon lequel le contrôle par les managers est nécessaire. Les employés ont continué à faire leur travail depuis leur domicile, sans que leurs supérieurs ne les surveillent huit heures par jour. La pandémie a prouvé que les gens peuvent travailler de manière beaucoup plus indépendante”, déclare M. van de Ven.

Il a remarqué que de plus en plus d’entreprises prennent des dispositions flexibles, adaptées à la nature des activités et aux besoins de l’individu, de l’équipe et de l’organisation. “En tant qu’organisation, vous ne devez pas imposer les mêmes règles à tout le monde. Je ne plaide pas pour une organisation sans accords, mais pour des accords adaptés à chaque équipe. Des règles strictes sont généralement prévues pour les 2 % d’employés qui font le strict minimum. C’est dommage. Il est préférable de laisser les 98 % restants libres et d’examiner si et comment ces 2 % s’intègrent dans la culture de l’entreprise.

En effet, il s’agit d’une question de culture d’entreprise. “En tant que manager, vous ne devez pas contrôler la façon dont vos employés organisent leur travail”, réalise Joke Oorts. “Osez compter sur vos employés et gardez le contrôle d’autres aspects, comme la politique de recrutement. Qui se joindra à nous ? Avec qui pouvons-nous grandir ? Qui s’intègre dans notre culture d’entreprise ? C’est là que votre contrôle est vraiment nécessaire.”

Flexible et hybride

Les employés viendront plus souvent au bureau, mais celui-ci ne tournera pas à plein régime tout de suite. Des mesures d’incitation sont nécessaires pour faire comprendre aux employés la valeur ajoutée de leur présence au bureau. “Le retour après les assouplissements en mars sera un moment clé”, souligne Frans van de Ven. “Les entreprises peuvent saisir cette opportunité dès maintenant et faire un choix clair”.

Chez Maris Technics, Johan Maris a réuni l’ensemble de son personnel pour une fête au début du mois de mars. Chez LDV, on a fêté ce retour en beauté en regardant le Superbowl. Pourtant, Petra De Roos souligne qu’il ne s’agit pas seulement du moment du retour. “C’est cool d’installer une nouvelle machine à café spéciale, mais en fait nous n’avons jamais mis de côté ces motivations au cours des deux dernières années. Nous avons célébré chaque assouplissement par une journée festive, et nous avons même réinventé notre brunch de Pâques en septembre. Pendant un confinement, la chose principale est de garder la machine en marche. Comment faites-vous ? Vous appelez régulièrement vos employés et leur demandez comment ils vont. Ou vous leur envoyez des fleurs. Nous avons demandé à des spécialistes informatiques d’optimiser le wifi à leur domicile. Et notre personnel peut faire appel à un coach mental à tout moment. Est-ce plus facile pour une PME de cinquante personnes ? Je ne le pense pas. Même une grande entreprise peut faire livrer un cadeau à la maison, elle dispose même de départements distincts qui peuvent s’en charger. Toute entreprise, grande ou petite, peut continuer à garder son personnel motivé. C’est surtout une question de mentalité.”

Wouter Temmerman