Les entreprises gèrent une multitude de données qui sont utilisées ou partagées de manière confuse, insuffisante ou peu fiable, voire qui ne sont pas utilisées ou partagées du tout. L’information incomplète, mais aussi son traitement fastidieux, rendent les processus inefficaces, complexes, archaïques et chronophages. La numérisation et l’automatisation ont énormément évolué ces dernières années et ont également apporté de nouvelles solutions aux entreprises familiales dans les domaines de la production, de la prestation de services ou de l’administration. Cependant, la charge administrative reste importante dans de nombreuses entreprises familiales et la marge de croissance de la robotisation pour les tâches administratives est donc élevée. C’est essentiellement le partage des données qui peut être grandement amélioré.
Gain de temps
Nous imaginons sans peine que l’automatisation des processus robotisés (ou Robotic Process Automation, RPA) puisse s’appliquer aux processus de production, par exemple, mais nous sous-estimons l’incidence qu’elle peut avoir sur l’allègement des tâches administratives. Des études montrent que la RPA peut potentiellement automatiser environ 40% de toutes nos tâches manuelles. Voilà un gain de temps précieux pour les entrepreneurs familiaux, qui leur permettrait de se concentrer sur des défis plus stratégiques. Sont concernées un large éventail de tâches, allant de l’automatisation de la gestion d’une boîte mail au fait de ne pas avoir à retaper des données pour pouvoir les utiliser dans un système donné. Donnons l’exemple très concret du robot collaboratif Elly qui reprend les opérations manuelles répétitives de Kelly, une spécialiste humaine de la TVA. Grâce au travail d’Elly, Kelly est désormais disponible pour se pencher sur les subtilités de la législation sur la TVA et conseiller les clients. Elle en a maintenant le temps car Elly et Kelly mettent ensemble 30 minutes pour gérer le dossier, contre 120 minutes auparavant. Il s’agit d’un gain de temps considérable, n’est-ce pas?
Energistrement des actions
Les entreprises familiales sont équipées de logiciels de bureautique et d’administration financière ainsi que de logiciels spécifiques pour la production, les stocks et les clients. Toutefois, l’intégration entre ces logiciels fait encore souvent défaut. L’interaction avec les fournisseurs, les clients ou les banques nécessite donc de nombreuses actions manuelles. De nouvelles techniques spécialisées de mesure et de scanning basées sur l’intelligence artificielle font leur apparition. En l’absence d’intégration, on est contraint de retaper les données en interne et en externe d’une application à l’autre?: il s’agit de tâches dites “manuelles”, tant pour le gérant d’entreprise que pour ses collaborateurs. La robotisation de ces tâches grâce à un logiciel RPA constitue une solution nouvelle pour toutes les organisations. La technique est basée sur l’enregistrement des actions que les personnes effectuent. Après une réflexion quant aux enregistrements à convertir en scripts, ces scripts peuvent être exécutés par le robot logiciel plus rapidement, de jour comme de nuit et sans erreurs.
Des études montrent que la “robotic process automation” peut potentiellement automatiser environ 40% de toutes nos taches manuelles.” Walter Vanherle, chef de service BDO Digital
Si l’on parle souvent d’automatisation “résiduelle”, cela ne signifie pas pour autant qu’il s’agit d’interventions que l’on peut reporter à plus tard. Nous observons même un “sentiment d’urgence” en la matière. Les entreprises familiales sont désireuses de mieux maîtriser le temps “perdu”. Au-delà d’un coût raisonnable, les gérants d’entreprise veulent avoir plus de marge pour faire tourner leur entreprise. L’acceptation par les employés se fait aisément parce qu’ils reçoivent l’appui de nouveaux collègues, si ce n’est qu’il s’agit de collègues virtuels. Le fait est qu’en libérant son personnel du poids des tâches répétitives susceptibles d’être robotisées, les entreprises familiales peuvent en finir avec le travail de robot et offrir à leurs employés davantage d’opportunités de mettre en oeuvre et de développer les atouts de l’être humain, telles que la pensée créative et l’action efficace.
