Un employeur peut-il limiter l’utilisation d’un véhicule de société et de son carburant suite à la flambée des prix?

La flambée des prix des carburants impacte fortement le budget de nombreuses familles. Depuis quelques semaines, essence et diesel connaissent une hausse des prix spectaculaire. Mais qu’en est-il des travailleurs qui disposent d’une voiture de société et d’une carte carburant?

Un employeur a-t-il le droit de limiter l’utilisation d’un véhicule de société et du carburant suite à la flambée des prix? Et qu’en est-il des véhicules électriques ? Tour d’horizon en 5 questions à Isabelle Caluwaerts, Legal Expert chez Partena Professional.

L’employeur a-t-il le droit de limiter l’utilisation de la carte carburant?

Petit rappel, la carte carburant est mise à disposition du travailleur qui bénéficie également d’un véhicule de société. L’ONSS et le fisc considèrent alors qu’il ne faut pas calculer un avantage de toute nature imposable supplémentaire ou distinct, que la mise à disposition de cette carte est couverte par l’avantage “véhicule”. Il faut que l’intention de l’employeur ait été clairement précisée dans l’accord qui lie les parties (“car policy”, contrat, convention, règlement de travail, etc).

Isabelle Caluwaerts : “Parfois, l’employeur octroie une carte carburant à un travailleur qui ne bénéficie pas d’un véhicule de société. Il faut alors déclarer un avantage de toute nature pour l’usage privé de cette carte, c’est-à-dire pour le carburant utilisé à des fins privées. L’usage privé doit s’entendre des déplacements domicile-lieu de travail fixe et des déplacements purement privés. L’usage professionnel ne génère évidemment pas d’avantage imposable. Dans le cas d’une mise à disposition d’une carte carburant pour un usage privé, sans véhicule de société, l’avantage doit être évalué à sa valeur réelle, donc en fonction du prix du carburant.“

En ce qui concerne la limitation de la carte carburant : rien n’empêche l’employeur de limiter l’avantage qu’il octroie. Certains employeurs limitent le budget et d’autres prévoient une intervention personnelle du bénéficiaire. Il faut toujours se référer à la convention entre l’employeur et le travailleur.

Comment éviter les abus ?

Isabelle Caluwaerts : “Cependant, la carte carburant est souvent octroyée sans limite (sauf une éventuelle limite territoriale) mais est liée à un seul véhicule pour éviter les éventuels abus. Vu l’augmentation du prix du carburant, les budgets des cartes carburant risquent effectivement d’exploser, ce qui aura sans doute un impact dans la politique de l’entreprise relative à la “flotte” des véhicules. Si l’employeur souhaite modifier la convention qui le lie à son travailleur concernant l’octroi de la carte, il faudra dès lors obtenir l’accord du travailleur ou des représentants des travailleurs s’il s’agit d’une convention collective. Mais on peut imaginer aisément que des négociations auront lieu à ce propos dans diverses entreprises.“

Les travailleurs qui se rendent sur leur lieu de travail en voiture et qui n’ont pas de véhicule de société ni de carte carburant peuvent-ils prétendre à une indemnité supplémentaire?

Isabelle Caluwaerts : “Les remboursements de frais de transports sont souvent liés au coût de la carte train, dont les tarifs sont indexés en février de chaque année. Lorsque ces derniers sont indexés, en général, l’indemnité octroyée par l’employeur se trouve elle aussi augmentée. Mais il est clair qu’au vu de la flambée des prix, les frais que devront supporter les travailleurs qui se rendent en voiture sur le lieu de travail seront de plus en plus élevés.”

De là à pouvoir prétendre à une augmentation ? Rappelons que pour tout ce qui concerne le remboursement des frais de transport domicile-lieu de travail, il s’agit de dispositions sectorielles, c’est-à-dire que c’est le secteur qui définit comment l’employeur doit intervenir.

Et qu’en est-il des véhicules électriques ?

Isabelle Caluwaerts : “Dans ce cas, s’il s’agit d’un véhicule totalement électrique, le raisonnement est différent. En effet, pour ce type de véhicule, le carburant équivaut à de l’électricité. “Il existe plusieurs hypothèses : soit le travailleur possède ce qu’on appelle une carte de recharge, qui sera traitée, grosso modo sur les mêmes principes qu’une carte carburant traditionnelle, soit le travailleur recharge sa voiture via une borne de recharge à son domicile ou via des bornes mises à disposition par l’employeur sur le terrain de l’entreprise. En ce qui concerne le traitement social et fiscal de la mise à disposition d’électricité, il faudra alors faire la distinction selon que le véhicule est un véhicule de société ou un véhicule privé.“

Et les frais de chauffage et d’électricité liés au télétravail ?

Dans ce cas et lorsqu’elle est appliquée, c’est l’indemnité forfaitaire de bureau qui est censée couvrir, entre autres, les frais de chauffage et d’électricité, rappelle Partena. Il n’est pas prévu, actuellement, d’augmenter cette indemnité forfaitaire. Un employeur peut, en effet, octroyer une indemnité forfaitaire de bureau d’un montant maximal de 134,71 euros par mois (montant indexé au 1er février 2022) aux travailleurs qui effectuent du télétravail de manière structurelle et sur base régulière pendant une partie substantielle de leur temps de travail, c’est-à-dire à raison de l’équivalent d’une journée de travail par semaine. Cette évaluation s’effectue sur une base mensuelle.

Isabelle Caluwaerts : “Pour rappel, l’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau. Il s’agit de tous les frais qui doivent être engagés couramment pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale.“