Le sujet est délicat, mais incontournable. La car policy, ou convention de mise à disposition d'un véhicule, réunit les conditions d'utilisation des voitures de société. " Le terme regroupe deux aspects : le type de véhicule proposé selon le niveau du personnel, et aussi, d'un autre côté, le conditions d'utilisation du véhicule, la responsabilité du salarié, indique Guido Savi, consultant en automobile. Les PME sont plus réticentes, mais ce document les protège. Il en faudrait une pour les entreprises à partir de trois véhicules. " Elle évite aussi au salarié de découvrir des règles, des limitations et des obligations qui n'étaient pas explicites.

Toutes les grandes entreprises disposent de ce type de document. Pour l'employeur, l'objectif est de définir les véhicules (sous formes de listes, de budgets, de normes d'émission). Il vise aussi à encourager un usage prudent du véhicule. " Le principe général est que le conducteur se comporte en bon père de famille ", indique Luc Pissens, mobility manager à la banque Degroof Petercam, et président de l'association des fleet managers BFFMM. " Le véhicule doit être utilisé exactement comme s'il s'agissait d'une auto privée, avec le même soin. " Histoire d'éviter quelques débordements dans les coûts...

Un élément du règlement de travail

Le statut juridique idéal du document ? " Il faut voir la car policy comme un élément du règlement de travail ", déclare Jean-Luc Vannieuwenhuyse, conseiller juridique chez SD Worx. " Cela offre la flexibilité suffisante pour fixer et modifier le cas échéant la politique de mobilité de manière collective. " C'est plus simple et moins arbitraire que d'adapter le contrat de travail pour chaque travailleur individuel. SD Worx fait partie des sociétés qui peuvent conseiller les entreprises sur leur car policy.

Le document définit l'usage du véhicule : purement professionnel, ou avec un usage privé ; en Belgique seulement, ou aussi à l'étranger. Il définit aussi la ou les personnes autorisées à prendre le volant. Cela peut se limiter aux personnes vivant sous le même toit, hormis les moins de 21 ans et ceux qui apprennent à conduire. " Cela dépend des entreprises, certaines n'acceptent que le salarié, d'autres acceptent tous ceux qui ont un permis de conduire. Il faut toujours préciser ", indique Luc Pissens. Celui-ci ne se déclare pas très chaud pour une approche trop limitative, à cause des risques liés à la sécurité. Par exemple, si seul le salarié peut conduire, et s'il roule pendant les congés avec des amis ou la famille sur un long parcours, il serait dangereux de l'obliger à conserver le volant en permanence, alors qu'une autre personne pourrait prendre le relais.

" Tout dépend aussi de l'assurance souscrite par l'employeur, qui peut limiter les usagers du véhicule ", ajoute Jean-Luc Vannieuwenhuyse, de SD Worx. La car policy doit aussi préciser le statut de l'automobile en cas d'absence de longue durée, de retrait de permis. " Elle doit indiquer dans quel cas, dans quelle période, le véhicule pourrait être restitué à l'employeur. "

La législation sociale prévoit que les dégâts commis dans l'exercice du contrat de travail ne peuvent pas être imputés au travailleur, sauf fautes lourdes ou répétées. " Jean-Luc Vannieuwenhuyse ( SD Worx)

Faire payer la franchise ?

Un sujet sensible est la couverture des frais en cas d'accident. Beaucoup de sociétés cherchent à inciter le salarié à la prudence en précisant, dans la car policy, qu'il prendra en charge la franchise de l'assurance en cas d'accident en tort ou lorsqu'aucun responsable n'est connu. Autre approche : ne faire payer la franchise qu'au deuxième accident en tort, sur le principe que tout le monde peut être distrait. " Pour moi, le mieux est de faire toujours payer la franchise au salarié, estime Luc Pissens. Cela crée une sensibi- lisation à la prudence au volant. "

Bémol juridique, toutefois. " La législation sociale prévoit que les dégâts commis dans l'exercice du contrat de travail ne peuvent pas être imputés au travailleur, sauf fautes lourdes ou fautes légères répétées ", précise Jean-Luc Vannieuwenhuyse, de SD Worx. La franchise ne peut donc en principe être facturée que pour les accidents à usage privé.

Certaines car policies indiquent qu'une infraction grave (excès de vitesse, conduite en état d'ivresse, délit de fuite...) pourrait être assimilée " à une faute grave commise dans le cadre du contrat de travail et habilitera l'employeur à mettre fin à celui-ci sans préavis ni indemnité, pour motif grave " (exemple de car policy de l'UCM). L'expert juridique de SD Worx considère que c'est sans doute un incitant pour encourager le conducteur à la prudence. " Mais le motif grave a des conséquences importantes, notamment l'absence d'allocations de chômage pour le travailleur licencié, observe Jean-Luc Vannieuwenhuyse. Dans les faits, il peut arriver que ce type de conflit se retrouve devant les tribunaux. Et cela sera alors au juge de décider si le fait commis par le travailleur est un motif grave ou non. " Luc Pissens estime, de son côté, qu'il est exagéré d'agiter le spectre d'un licenciement pour motif grave.

Prévoir la gestion des entretiens

Une dimension importante est aussi la gestion du véhicule, de ses entretiens et réparations. La car policy peut (et doit, idéalement) prévoir et préciser le rôle du salarié, sa responsabilité et sa prise en charge, par exemple le nettoyage ou les frais de contrôle technique. Il peut stipuler s'il peut être équipé d'une boule de remorquage. Souvent, il souligne qu'il est interdit de fumer.

Pour éviter des réparations dues à un manque d'entretien, la car policy peut mentionner l'obligation faite au salarié de gérer son véhicule conformément au carnet d'entretien, quitte à prévoir que les frais de réparation, en cas de manquement, seront à sa charge. " C'est un souci important, pointe Guido Savi. Il est arrivé que des voitures échappent à tout entretien. Après 100.000 km sans passage au garage, il peut arriver que le moteur casse. On entend parfois l'argument que le témoin lumineux ne se serait pas allumé. Mais les voitures comportent aussi un indicateur de panne de témoin... "

Les mêmes précautions valent pour l'usage de la carte de carburant, qui ne peut être utilisée que pour le véhicule confié au salarié ou, en période de réparation, à un véhicule de remplacement. Le traitement des amendes fait généralement partie de la convention. Certaines entreprises acceptent de les régler, du moins celles commises dans l'exercice du contrat de travail, mais en général elles sont à charge des salariés. Il vaut mieux que la car policy le mentionne.

Frais à la restitution du véhicule

Le document doit aussi bien préciser la manière dont s'organise la restitution du véhicule. Le sujet est devenu de plus en plus sensible car les loueurs sont désormais très attentifs à l'état dans lequel la voiture est rendue. Elle est généralement expertisée par une société indépendante qui va établir la liste des dégradations jusqu'aux plus infimes. Cette dernière est confrontée aux dégâts acceptés par le loueur (usure), mais cela débouche souvent sur une facture. Certains employeurs se réservent la faculté, dans la car policy, de répercuter des frais sur leurs salariés, au moins quand ils sont considérables.

Ce type de clause est applicable en fin de contrat de leasing. Toutefois l'employeur peut se montrer plus accommodant pour les dégâts commis pendant l'activité professionnelle, par un délégué commercial par exemple, qui est tout le temps sur les routes. En tenant compte du bémol juridique cité plus haut, sur la responsabilité limitée en usage professionnel.

Une car policy peut inclure de nombreuses clauses, limitations, interdictions. Néanmoins : " Vous pouvez définir pas mal de choses (...), mais si vous n'y indiquez pas aussi les sanctions dont est passible le salarié en cas de non-respect, elle restera lettre morte ", indique un document de LeasePlan sur le sujet.