Le virtuel a démocratisé les assemblées générales
Parmi les domaines de l’entreprise durablement impactés par la pandémie, il y a les assemblées générales. Il semble bien que le monde des AG d’avant 2020 soit révolu.
Que restera-t-il des saisons 2020 et 2021 des assemblées générales (AG) ordinaires? Premièrement, un cadre juridique au travers de la loi du 20 décembre 2020, qui inscrit à long terme la possibilité d’organiser du distanciel, en combinaison avec du présentiel. Mais les entreprises qui ont expérimenté le format digital en 2020 (au lieu du huis clos, aussi prévu par l’AR du 9 avril 2020 afin de respecter les mesures sanitaires) et/ou en 2021 ont-elles été convaincues? “Parmi celles qui ont tenté l’expérience du live streaming, un petit nombre seulement n’a pas renouvelé l’expérience en 2021. A côté, un nombre croissant de sociétés choisit délibérément de mettre en place ce modèle sur le long terme”, affirme Benoît Van den Hove, head of listing Belgium chez Euronext.
Même constat pour Luc De Veen, managing director de Lumi, qui développe entre autres des solutions pour l’organisation d’AG en ligne: “La plupart des sociétés du Bel 20 optent désormais pour le format hybride. Mais nous avons aussi de nouveaux clients parmi les plus petites sociétés et les associations. Par contre, nous constatons qu’une partie des sociétés qui ont peu d’actionnaires préfèrent retourner vers les AG classiques”.
On s’en doute, le plus gros désavantage des AG virtuelles est que les contacts restent… virtuels, et que l’entreprise n’a pas la possibilité de voir ou entendre les réactions des actionnaires. Pour certaines sociétés, comme NewB, cet inconvénient n’est pas négligeable.
Une participation sans précédent mais…
L’organisation de la première AG 100% virtuelle a été un véritable marathon pour l’équipe de la banque coopérative NewB. Entre les divers changements légaux qui ont donné du fil à retordre au service juridique, l’obligation d’adapter rapidement les statuts et le règlement d’ordre intérieur des AG, et la mobilisation de l’équipe IT pour rendre les choses possibles, l’expérience a néanmoins réservé, à l’arrivée, une très belle surprise: le taux de participation a littéralement explosé. Neuf mille votes enregistrés lors de l’AG statutaire de juin 2020, 1.600 pour celle de juin 2021, et 4.000 à l’AG extraordinaire de septembre 2021, où NewB a instauré le système du vote préalable. alors qu’une AG physique tournait entre 300 et 400 personnes participants. “L’AG de juin 2020 ressemblait presque à l’organisation d’une émission télé! C’était très lourd pour nous, mais nous avons beaucoup appris de cette expérience et espérons pouvoir organiser une AG hybride dès 2022”, explique Johannes Grillet, qui travaille au département Vie coopérative et est en charge de l’organisation des événements pour les coopérateurs. “Par contre, l’inconvénient du mode virtuel est le manque de contact avec nos coopérateurs et notre base d’ambassadeurs. Sans ces contacts, il devient plus difficile de les motiver.
Or, notre réseau est essentiel pour que notre projet rayonne dans tout le pays et puisse grandir.”
Cette augmentation de la participation s’est accompagnée d’un autre défi: “Après, il a fallu répondre à toutes les questions, indique Sigrid Gulix, porteparole de NewB. Rien qu’en juin 2020, nous en avons reçu environ 400 et cela a pris plusieurs semaines pour y répondre!”
Participation en hausse
Il est néanmoins compensé par un taux de participation et d’interaction nettement supérieur. Lumi Global affirme par exemple que la participation aux AG de ses clients à travers le monde est passée de près de 24.000 actionnaires en 2020 à plus de 180.000 en 2021. “Le format virtuel permet clairement d’abaisser le seuil d’accès aux AG, notamment grâce aux outils d’identification digitalisés, qui évitent aux actionnaires de devoir se rendre à la banque, par exemple. Cela permet de démocratiser très fort les AG”, constate le consultant en relations publiques Jurgen D’Ours, de Bepublic Group.
Si le virtuel lève les freins géographiques, il attire aussi un public différent. “Nous voyons participer aux AG virtuelles un public plus diversifié. Notamment beaucoup plus d’actionnaires particuliers, qui challengent davantage les sociétés sur leur politique de développement durable”, commente Luc De Veen. “Du fait des taux d’épargne très bas, beaucoup de jeunes se sont tournés vers les actions. Et ils sont plus sensibles sur ce domaine”, complète sa collègue Rita Baeyens, director of strategic business development Belgium. D’autant que l’AG virtuelle est plus soutenable en termes d’émissions de CO2, autre argument en sa faveur!
Bonne gouvernance
Benoît Van den Hove rappelle les fondamentaux de l’AG. “C’est un lieu d’information et de décision. Mais aussi un forum de discussions où les investisseurs interagissent avec le management. Le live streaming permet beaucoup plus d’interactions.” Pour son collègue Pierre-Edouard Borderie, head of corporate services d’Euronext, les avantages du format virtuel s’inscrivent parfaitement dans des pratiques de bonne gouvernance: “Opter pour l’AG virtuelle est aussi une question de positionnement vis-à-vis du concept de démocratie actionnariale”.
Enfin, de manière globale, organiser une AG virtuelle ou hybride coûte moins cher. Tout dépend évidemment du cachet que l’entreprise veut donner à cet événement. “Le gain économique varie très fort d’une entreprise à l’autre, mais entre le format physique de 2019 et un format 100% virtuel de 2021, il y a un écart de coût potentiel de un à dix”, affirme Pierre-Edouard Borderie.
Nouveau droit?
Alors, que restera-t-il des AG “covid”? Tous nos interlocuteurs sont convaincus que le virtuel fera partie des nouvelles habitudes. “Nous avons tous vu que ça peut très bien fonctionner. Lorsque vous avez offert à vos actionnaires la possibilité de ne pas se déplacer pour participer à la gouvernance de la société, il n’y a aucune raison pour revenir en arrière, termine Pierre-Edouard Borderie. Beaucoup de gens se sont familiarisés avec le streaming et ne voudront plus faire les déplacements. Pour moi, revenir à un huis clos exclusif serait comme reconfiner la gouvernance des sociétés.”
Liliane Fanello
Une AG virtuelle réussie? Quelques conseils…
1. Etablissez un script, avec un ordre du jour et un timing précis, et répétez-le pour être confortable.
2. Limitez le nombre d’orateurs et prévoyez des pauses pour permettre aux actionnaires de poser leurs questions et aux intervenants de préparer des réponses.
3. Lors des convocations, informez les actionnaires clairement sur la manière de participer à l’AG.
4. Prévoyez quelqu’un pour modérer et trier les questions.
5. Choisissez des outils qui vous permettent d’identifier les personnes participant à l’AG.
Vous avez repéré une erreur ou disposez de plus d’infos? Signalez-le ici