"Le coronavirus ne sera pas le déclencheur d'un passage permanent au télétravail ni d'un bouleversement massif", prédisait le spécialiste du marché du travail Jan Denys (Randstad) fin mars, pendant la première vague de l'épidémie. Avait-il raison ? Ces dernières semaines, la circulation reprend sur les autoroutes, les parkings des entreprises ne sont plus déserts et les réunions n'ont plus uniquement lieu par visioconférence. Le télétravail est toujours d'actualité, mais les employés retrouvent peu à peu le chemin du bureau.

Pourtant, selon plusieurs spécialistes du marché de l'emploi, le télétravail perdurera après le coronavirus. Toutefois, le télétravail à 100% n'est pas imaginable, même pour les 41% d'entreprises où il est une option actuellement. Les données du SERV (Sociaaleconomische Raad van Vlaanderen) nous montrent en effet que 59% des entreprises ne peuvent tout simplement pas organiser de télétravail. C'est principalement le cas des entreprises de production. Dans celles où le télétravail est possible, le SERV remarque que 27% des employés l'utilisent de manière régulière, et 24% de manière sporadique. Différentes études montrent que ce dernier pourcentage augmentera au cours des prochains mois. Une analyse du consultant PwC nous apprend que 36% des entreprises belges sont décidées à approfondir leur utilisation et leur organisation du travail à distance.

Une enquête menée par Trends confirme que le télétravail est un phénomène qui s'installe dans notre quotidien. Viennent alors les questions suivantes : comment les entreprises doivent-elles s'organiser ? Quels sont les avantages et les inconvénients ? Quels sont les pièges ? Trends s'est penché sur les différentes solutions pour rendre cette nouvelle forme de travail aussi efficace et agréable que possible.

"Télétravail ne signifie pas renvoyer les employés chez eux avec un ordinateur portable. Les entreprises doivent mettre sur pied des mesures adaptées" (Mario Santy, BDO)

"Pour beaucoup d'entreprises et d'organisations, le télétravail n'était même pas imaginable, mais elles ont bien dû s'y adapter", explique Mario Santy, expert en New Ways of Working pour le cabinet d'audit BDO. "Le secteur public a notamment exprimé beaucoup de réticence, également pour des raisons pratiques. De nombreux dossiers leur parvenaient par la poste. Il allait falloir faire preuve de créativité. Beaucoup de sociétés utilisent toujours des signataires. Il a fallu numériser tout cela. Cela aurait dû être fait depuis longtemps, mais aujourd'hui, il n'est plus question d'attendre."

Mario Santy précise que les employeurs n'étaient pas les seuls à être réticents. Les employés aussi n'étaient pas toujours enthousiastes à l'idée de devoir travailler à distance. "Pendant des décennies, nous avons envoyé des personnes dans des bureaux de neuf à dix-sept heures. Quand ces personnes ont dû, subitement, rester chez elles pour un certain temps, elles ont eu quelques difficultés à se motiver et s'organiser. Et les directeurs restaient fidèles à leur discours : 'quand je ne vois pas mes employés, j'ai l'impression qu'ils ne travaillent pas.' Heureusement, les mentalités ont évolué."

Selon l'expert chez BDO, les mois de télétravail imposé ont ouvert les yeux à de nombreuses entreprises. Toutefois, un suivi reste nécessaire. "Télétravail ne signifie pas renvoyer les employés chez eux avec un ordinateur portable. Les entreprises doivent mettre sur pied des mesures adaptées. Il existe un cadre légal, que j'appelle le minimum olympique : établir que les employés peuvent travailler chez eux deux à trois jours par semaine, par exemple, et définir les indemnités. Mais ce n'est pas tout, car je remarque une sorte de révolution ascendante. J'entends régulièrement des remarques comme : 'Je ne vais tout de même pas faire deux heures de route en voiture, ou en train, pour me concentrer derrière mon bureau'. Il faut donner aux employés de véritables raisons de se rendre sur leur lieu de travail." Cela peut être une réunion, ou un passage en revue des projets en cours. Le lieu de travail est aussi propice à des conversations plus informelles. "C'est un cliché, mais beaucoup de bonnes idées naissent autour de la machine à café", explique Mario Santy.

"Les bureaux conserveront une fonction essentielle. On y travaille ensemble en partageant, en apprenant les uns des autres et en façonnant l'ADN de l'entreprise" (Kris Cloots, ISS)

Les employés se rendant au bureau doivent s'y sentir en sécurité, car la Covid-19 n'a pas disparu. Il est important de définir qui sera présent et qui ne le sera pas. Les normes d'hygiène doivent en effet être respectées avec rigueur. Mais d'autres adaptations sont également nécessaires. Les aménagements open space où l'espace de travail est partagé n'ont plus vraiment de sens. "Les entreprises conserveront une fonction essentielle. On y travaille ensemble en partageant, en apprenant les uns des autres et en façonnant l'ADN de l'entreprise" explique Kris Cloots, CEO de la société de catering et nettoyage ISS. "Mais nous vivons aujourd'hui dans un monde différent. Les bureaux sont devenus trop grands. Les "flex desk", ou bureaux nomades, ne posent pas de problèmes, si les mesures sanitaires sont respectées. Si une personne occupe un tel bureau, celui-ci devra être désinfecté avant que quelqu'un d'autre ne s'y installe. Cela compte aussi pour les salles de réunion. Le rôle de nos techniciens de surface a été bouleversé. Auparavant, ils travaillaient principalement en dehors des heures de bureau. Aujourd'hui, ils doivent de plus en plus être présents durant la journée."

"Des études nous montrent que les problèmes apparaissent après six à neuf mois" (Mario Santy, BDO)

Certaines entreprises ont déjà décidé que, peu importe la situation sanitaire, leur personnel pourra continuer le télétravail encore quelques mois. Pour l'opérateur Telenet, le télétravail à temps plein restera la norme au moins jusqu'en 2021. Cette mesure concerne les employés qui peuvent travailler sans problème depuis leur domicile, c'est-à-dire 86% du personnel, ou 2600 des 3025 employés.

Mario Santy nous avertit : "Je ne pense pas qu'une période de télétravail aussi longue soit une bonne idée. Des études nous montrent que les premiers mois ne sont jamais problématiques. Tout le monde est content et la productivité augmente. Mais après six à neuf mois, les premiers soucis pointent le bout de leur nez. Les employés peuvent perdre leur connexion à l'entreprise. Cela peut causer des burnouts, un ralentissement de l'innovation et une disparition de l'ADN de la société. J'entends souvent des employeurs dire : "nous avons embauché de nouveaux collaborateurs qui ne travaillent qu'à distance pour l'instant. Ils ne connaissent pas notre entreprise." C'est dangereux. Un télétravail abusif peut devenir un obstacle à la spontanéité lors de la gestion de problèmes internes. Vos perspectives de carrière sont également limitées si vous travaillez cinq jours par semaine chez vous."

"Le géant Amazon essaie de contrer de telles situations en mettant en place une keep policy. Si la productivité d'un employé en télétravail chute ou si celui-ci est moins présent en ligne, les ressources humaines sont mises au courant. S'en suit un entretien avec l'employé pour éviter tout décrochage."

Mais l'inverse peut également se produire : certains employés finissent par travailler à outrance. Selon Mario Santy : "Il faut protéger certains employés d'eux-mêmes, surtout les plus jeunes. Vous pouvez faire des journées de onze heures pendant cinq à dix jours, mais ce rythme n'est pas tenable sur le long terme. De plus, si vous travaillez jusque dix heures du soir, vous ne pouvez pas attendre cela de vos collègues. Mettre la pression est beaucoup plus simple depuis chez soi, derrière son écran."

"Une culture d'entreprise prospère difficilement si tout le monde est derrière son écran, qu'on se comprend de moins en moins et que l'enthousiasme s'essouffle" (Geert Moerman, Voka Flandre-Orientale)

La frontière floue entre travail et temps libre est l'une des raisons pour lesquelles Geert Moerman, administrateur délégué de l'organisation patronale Voka Flandre-Orientale, critique le télétravail. Dans plusieurs articles d'opinion publiés ces dernières semaines, il a défendu le travail en présentiel, car "la séparation entre vie privée et vie professionnelle y est plus saine d'un point de vue psychologique. L'environnement y est mieux organisé, avec un écran, un ordinateur et une chaise adaptée, les réunions sont plus efficaces, car elles laissent la place à plus d'interactions, et les feedbacks sont plus rapides, car tout ne doit pas être planifié. Mais ce qui est encore plus important, ce sont les nombreux avantages du travail en équipe."

Geert Moerman cite la culture d'entreprise et la sérendipité. "Une culture d'entreprise prospère difficilement si tout le monde est derrière son écran, qu'on se comprend de moins en moins et que l'enthousiasme s'essouffle. Elle finira par disparaitre. Le phénomène de sérendipité est sous-estimé. En voici la définition avec mes propres mots : trouver ensemble quelque chose que nous cherchions sans le savoir. C'est la source même de l'innovation. Ce hasard heureux peut concerner de petits progrès, comme l'amélioration d'un procédé administratif ou logistique, mais peut également mener à des changements de stratégie et à la création spontanée de nouveaux services ou produits."

"Une absence d'encadrement clair du télétravail par une entreprise peut finir par dissuader les futurs candidats" (Katrien Nijs, Attentia)

Le succès du télétravail est également un véritable casse-tête pour les départements des ressources humaines. Les entreprises qui limitent au maximum le travail à distance, voire qui l'interdisent, peuvent voir passer des candidats prometteurs sous leur nez. "Les candidats posent de plus en plus souvent des questions sur l'organisation du télétravail", précise Ellen Roelans, consultante senior pour le secrétariat social Acerta. "Ils se renseignent sur le nombre de jours de télétravail permis, mais également sur les aides et les indemnités mises en place par l'entreprise, comme la mise à disposition d'un ordinateur portable ou d'une connexion internet. Quand la société n'a pas de réponse à cette question, les candidats abandonnent plus rapidement."

La politique salariale change également. Par exemple, d'après une analyse du secrétariat social Attentia, l'utilisation avec indemnité d'un véhicule privé pour les déplacements domicile-lieu de travail a fortement diminué ces derniers mois. Parmi les employés, on remarque une diminution de près de 50%, même si la situation s'est normalisée en août. Cela n'a pas échappé aux employeurs. "Pourquoi une entreprise paierait-elle pour des abonnements complets aux transports publics si le personnel travaille en partie à distance ?" se demande Katrien Nijs, senior legal consultant pour Attentia. "De plus, quand un employé doit faire un nombre limité de déplacements domicile-travail par semaine, cela lui donne l'opportunité de réfléchir à de nouveaux moyens de transport. Il pourrait peut-être combiner un vélo payé par son entreprise et l'utilisation d'une application favorisant la mobilité flexible, pour laquelle il recevrait un petit budget. C'est une alternative parfaitement envisageable."

Analyse Trends, les grandes entreprises ouvrent la voie

Trends a enquêté sur la manière d'organiser le télétravail de 700 entreprises. 40% des sondés sont des PME comptant moins de 50 employés, 26% en ont entre 50 et 500 et 34% plus de 500.

54% des participants ont instauré le télétravail complet durant le confinement. Pour ces entreprises, ce n'est pas une révolution majeure. Les plus grandes d'entre elles avaient déjà mis en place le télétravail optionnel. Parmi les entreprises avec moins de 100 employés, le télétravail n'était possible que dans 50% d'entre elles avant le coronavirus.

Le travail à distance est principalement accessible aux cadres et autres dirigeants : 64 % d'entre eux peuvent travailler depuis leur domicile. Les employés administratifs obtiennent également un score élevé avec 61 %. Chez les informaticiens et les commerciaux, ce pourcentage est inférieur à 50 %.

Même si le télétravail était possible dans un certain nombre d'entreprises avant le coronavirus, il n'était pas souvent encadré de manière formelle. Ce n'était le cas que pour 26,8% des entreprises. 17,9% des entreprises ont opté pour le télétravail sans cadre formel.

La grande interrogation est de savoir si le télétravail s'imposera à l'avenir:

  • 67,6% des sondés sont de cet avis.
  • 15,5% pensent que le télétravail reprendra la place qu'il occupait avant la Covid-19.
  • 16,8% pensent qu'il y aura une nette diminution de son utilisation, car ce n'était qu'une solution provisoire.
  • 86 % des personnes interrogées dans le cadre de l'enquête Trends déclarent que les employés n'ont plus besoin de venir au bureau tous les jours.
  • 77,8% des personnes interrogées sont plus ouvertes au télétravail suite à leur expérience durant le confinement.
  • 33% des entreprises sondées travaillent à des mesures pour encadrer le télétravail, ou envisagent de le faire.
  • 34,6% en avaient déjà une.
  • 11 ne veulent pas d'une politique de télétravail et 20% s'en tiennent à leur organisation informelle.
  • Les grandes entreprises sont plus enclines à mettre sur pied des mesures. Les entreprises de plus de 500 salariés avaient déjà une politique de travail à domicile dans 57 % des cas.
  • Dans le groupe des entreprises de 100 à 500 employés, ce pourcentage s'élève à 31,7 % et pour les entreprises de moins de 100 personnes, il n'est que de 16,7 %.

Conseil pour un télétravail réussi :

· La norme est de deux à trois jours de télétravail par semaine, pas plus.

· Consacrer les jours au bureau à des objectifs concrets, comme des réunions ou des discussions plus informelles.

· Organiser des réunions informelles via visioconférence ou d'autres outils comme Slack pendant les journées de télétravail.

· Éviter le télétravail à temps plein. Les employés peuvent perdre leur lien avec l'entreprise et la culture d'entreprise en pâtira.

· Promouvoir les bureaux satellites.

· S'assurer que les nouveaux employés soient suffisamment présents sur place durant les premiers mois, afin qu'ils s'imprègnent de l'ADN de la société.

· Surveiller les collaborateurs en ligne trop longtemps ou pas assez durant la journée de travail.

· Éviter les open space là où l'espace de travail est partagé.

· Insérer la politique de télétravail dans le processus de sélection et de recrutement.

· Utiliser le succès du télétravail pour revoir la politique salariale.

Traduction Sophie Brasseur

"Le coronavirus ne sera pas le déclencheur d'un passage permanent au télétravail ni d'un bouleversement massif", prédisait le spécialiste du marché du travail Jan Denys (Randstad) fin mars, pendant la première vague de l'épidémie. Avait-il raison ? Ces dernières semaines, la circulation reprend sur les autoroutes, les parkings des entreprises ne sont plus déserts et les réunions n'ont plus uniquement lieu par visioconférence. Le télétravail est toujours d'actualité, mais les employés retrouvent peu à peu le chemin du bureau. Pourtant, selon plusieurs spécialistes du marché de l'emploi, le télétravail perdurera après le coronavirus. Toutefois, le télétravail à 100% n'est pas imaginable, même pour les 41% d'entreprises où il est une option actuellement. Les données du SERV (Sociaaleconomische Raad van Vlaanderen) nous montrent en effet que 59% des entreprises ne peuvent tout simplement pas organiser de télétravail. C'est principalement le cas des entreprises de production. Dans celles où le télétravail est possible, le SERV remarque que 27% des employés l'utilisent de manière régulière, et 24% de manière sporadique. Différentes études montrent que ce dernier pourcentage augmentera au cours des prochains mois. Une analyse du consultant PwC nous apprend que 36% des entreprises belges sont décidées à approfondir leur utilisation et leur organisation du travail à distance. Une enquête menée par Trends confirme que le télétravail est un phénomène qui s'installe dans notre quotidien. Viennent alors les questions suivantes : comment les entreprises doivent-elles s'organiser ? Quels sont les avantages et les inconvénients ? Quels sont les pièges ? Trends s'est penché sur les différentes solutions pour rendre cette nouvelle forme de travail aussi efficace et agréable que possible. "Pour beaucoup d'entreprises et d'organisations, le télétravail n'était même pas imaginable, mais elles ont bien dû s'y adapter", explique Mario Santy, expert en New Ways of Working pour le cabinet d'audit BDO. "Le secteur public a notamment exprimé beaucoup de réticence, également pour des raisons pratiques. De nombreux dossiers leur parvenaient par la poste. Il allait falloir faire preuve de créativité. Beaucoup de sociétés utilisent toujours des signataires. Il a fallu numériser tout cela. Cela aurait dû être fait depuis longtemps, mais aujourd'hui, il n'est plus question d'attendre."Mario Santy précise que les employeurs n'étaient pas les seuls à être réticents. Les employés aussi n'étaient pas toujours enthousiastes à l'idée de devoir travailler à distance. "Pendant des décennies, nous avons envoyé des personnes dans des bureaux de neuf à dix-sept heures. Quand ces personnes ont dû, subitement, rester chez elles pour un certain temps, elles ont eu quelques difficultés à se motiver et s'organiser. Et les directeurs restaient fidèles à leur discours : 'quand je ne vois pas mes employés, j'ai l'impression qu'ils ne travaillent pas.' Heureusement, les mentalités ont évolué."Selon l'expert chez BDO, les mois de télétravail imposé ont ouvert les yeux à de nombreuses entreprises. Toutefois, un suivi reste nécessaire. "Télétravail ne signifie pas renvoyer les employés chez eux avec un ordinateur portable. Les entreprises doivent mettre sur pied des mesures adaptées. Il existe un cadre légal, que j'appelle le minimum olympique : établir que les employés peuvent travailler chez eux deux à trois jours par semaine, par exemple, et définir les indemnités. Mais ce n'est pas tout, car je remarque une sorte de révolution ascendante. J'entends régulièrement des remarques comme : 'Je ne vais tout de même pas faire deux heures de route en voiture, ou en train, pour me concentrer derrière mon bureau'. Il faut donner aux employés de véritables raisons de se rendre sur leur lieu de travail." Cela peut être une réunion, ou un passage en revue des projets en cours. Le lieu de travail est aussi propice à des conversations plus informelles. "C'est un cliché, mais beaucoup de bonnes idées naissent autour de la machine à café", explique Mario Santy. Les employés se rendant au bureau doivent s'y sentir en sécurité, car la Covid-19 n'a pas disparu. Il est important de définir qui sera présent et qui ne le sera pas. Les normes d'hygiène doivent en effet être respectées avec rigueur. Mais d'autres adaptations sont également nécessaires. Les aménagements open space où l'espace de travail est partagé n'ont plus vraiment de sens. "Les entreprises conserveront une fonction essentielle. On y travaille ensemble en partageant, en apprenant les uns des autres et en façonnant l'ADN de l'entreprise" explique Kris Cloots, CEO de la société de catering et nettoyage ISS. "Mais nous vivons aujourd'hui dans un monde différent. Les bureaux sont devenus trop grands. Les "flex desk", ou bureaux nomades, ne posent pas de problèmes, si les mesures sanitaires sont respectées. Si une personne occupe un tel bureau, celui-ci devra être désinfecté avant que quelqu'un d'autre ne s'y installe. Cela compte aussi pour les salles de réunion. Le rôle de nos techniciens de surface a été bouleversé. Auparavant, ils travaillaient principalement en dehors des heures de bureau. Aujourd'hui, ils doivent de plus en plus être présents durant la journée."Certaines entreprises ont déjà décidé que, peu importe la situation sanitaire, leur personnel pourra continuer le télétravail encore quelques mois. Pour l'opérateur Telenet, le télétravail à temps plein restera la norme au moins jusqu'en 2021. Cette mesure concerne les employés qui peuvent travailler sans problème depuis leur domicile, c'est-à-dire 86% du personnel, ou 2600 des 3025 employés. Mario Santy nous avertit : "Je ne pense pas qu'une période de télétravail aussi longue soit une bonne idée. Des études nous montrent que les premiers mois ne sont jamais problématiques. Tout le monde est content et la productivité augmente. Mais après six à neuf mois, les premiers soucis pointent le bout de leur nez. Les employés peuvent perdre leur connexion à l'entreprise. Cela peut causer des burnouts, un ralentissement de l'innovation et une disparition de l'ADN de la société. J'entends souvent des employeurs dire : "nous avons embauché de nouveaux collaborateurs qui ne travaillent qu'à distance pour l'instant. Ils ne connaissent pas notre entreprise." C'est dangereux. Un télétravail abusif peut devenir un obstacle à la spontanéité lors de la gestion de problèmes internes. Vos perspectives de carrière sont également limitées si vous travaillez cinq jours par semaine chez vous.""Le géant Amazon essaie de contrer de telles situations en mettant en place une keep policy. Si la productivité d'un employé en télétravail chute ou si celui-ci est moins présent en ligne, les ressources humaines sont mises au courant. S'en suit un entretien avec l'employé pour éviter tout décrochage."Mais l'inverse peut également se produire : certains employés finissent par travailler à outrance. Selon Mario Santy : "Il faut protéger certains employés d'eux-mêmes, surtout les plus jeunes. Vous pouvez faire des journées de onze heures pendant cinq à dix jours, mais ce rythme n'est pas tenable sur le long terme. De plus, si vous travaillez jusque dix heures du soir, vous ne pouvez pas attendre cela de vos collègues. Mettre la pression est beaucoup plus simple depuis chez soi, derrière son écran."La frontière floue entre travail et temps libre est l'une des raisons pour lesquelles Geert Moerman, administrateur délégué de l'organisation patronale Voka Flandre-Orientale, critique le télétravail. Dans plusieurs articles d'opinion publiés ces dernières semaines, il a défendu le travail en présentiel, car "la séparation entre vie privée et vie professionnelle y est plus saine d'un point de vue psychologique. L'environnement y est mieux organisé, avec un écran, un ordinateur et une chaise adaptée, les réunions sont plus efficaces, car elles laissent la place à plus d'interactions, et les feedbacks sont plus rapides, car tout ne doit pas être planifié. Mais ce qui est encore plus important, ce sont les nombreux avantages du travail en équipe."Geert Moerman cite la culture d'entreprise et la sérendipité. "Une culture d'entreprise prospère difficilement si tout le monde est derrière son écran, qu'on se comprend de moins en moins et que l'enthousiasme s'essouffle. Elle finira par disparaitre. Le phénomène de sérendipité est sous-estimé. En voici la définition avec mes propres mots : trouver ensemble quelque chose que nous cherchions sans le savoir. C'est la source même de l'innovation. Ce hasard heureux peut concerner de petits progrès, comme l'amélioration d'un procédé administratif ou logistique, mais peut également mener à des changements de stratégie et à la création spontanée de nouveaux services ou produits."Le succès du télétravail est également un véritable casse-tête pour les départements des ressources humaines. Les entreprises qui limitent au maximum le travail à distance, voire qui l'interdisent, peuvent voir passer des candidats prometteurs sous leur nez. "Les candidats posent de plus en plus souvent des questions sur l'organisation du télétravail", précise Ellen Roelans, consultante senior pour le secrétariat social Acerta. "Ils se renseignent sur le nombre de jours de télétravail permis, mais également sur les aides et les indemnités mises en place par l'entreprise, comme la mise à disposition d'un ordinateur portable ou d'une connexion internet. Quand la société n'a pas de réponse à cette question, les candidats abandonnent plus rapidement." La politique salariale change également. Par exemple, d'après une analyse du secrétariat social Attentia, l'utilisation avec indemnité d'un véhicule privé pour les déplacements domicile-lieu de travail a fortement diminué ces derniers mois. Parmi les employés, on remarque une diminution de près de 50%, même si la situation s'est normalisée en août. Cela n'a pas échappé aux employeurs. "Pourquoi une entreprise paierait-elle pour des abonnements complets aux transports publics si le personnel travaille en partie à distance ?" se demande Katrien Nijs, senior legal consultant pour Attentia. "De plus, quand un employé doit faire un nombre limité de déplacements domicile-travail par semaine, cela lui donne l'opportunité de réfléchir à de nouveaux moyens de transport. Il pourrait peut-être combiner un vélo payé par son entreprise et l'utilisation d'une application favorisant la mobilité flexible, pour laquelle il recevrait un petit budget. C'est une alternative parfaitement envisageable." Traduction Sophie Brasseur