Ne perdez pas de temps à cause d’une mauvaise gestion de l’information et de la communication

En dressant l’inventaire de la façon dont vous rassemblez des renseignements et dont vous les communiquez, vous pourrez éviter de vous retrouver surchargé d’informations ou obligé de consacrer trop de temps à de la communication non pertinente ou inefficace.

Etablissez pendant au moins deux jours un relevé de votre collecte de renseignements et de votre communication.

Informations
– En inscrivant ce dont vous avez besoin comme informations, vous pourrez voir les sources d’informations que vous consultez souvent et combien d’informations issues de ces sources vous utilisez réellement. Il se peut, par exemple, que la source soit bonne mais que vous y puisiez beaucoup trop d’informations. Surtout s’il y a parmi elles des informations que vous ne recherchiez pas vraiment.
– En notant avec qui vous échangez des informations, vous découvrirez que vous communiquez toujours avec les mêmes personnes. Vous n’arrivez jamais à changer ou innover votre réseau. Allez, par exemple, déjeuner une fois par semaine avec d’autres collègues.
– En notant pourquoi vous avez besoin d’informations, vous pourrez, par exemple, découvrir que vous recherchez des renseignements par manque de certitude ou parce que vous devez régulièrement vous justifier.

Communication
Notez combien de temps vous consacrez à chaque source d’informations, tant professionnelle que privée.
– nombre de mails reçus et envoyés par jour
– nombre d’instant messages, d’entretiens téléphoniques, de voicemails et de conferencecalls par jour
– nombre d’heures par semaine consacrées à des journaux, magazines, articles et livres
– nombre d’heures par semaine consacrées à la radio, la télé et l’Internet
– nombre d’heures par semaine consacrées à d’autres sources d’informations (wikis, blogs, musique, cd, dvd)
– nombre d’heures par jour consacrées à l’apprentissage des technologies de traitement de l’information.

A quelle information ou communication consacrez-vous le plus de temps ? Cela correspond-il à vos tâches ou à votre fonction et est-ce bien ce à quoi vous voulez consacrer le plus de temps ?

Source : Martijn Aslander e.a., 175 lifehackingtips’, Van Duuren Management, 2011