Digitaliser les AG des entreprises

A l’heure où le présentiel suscite la crainte et subit les interdictions, les entreprises ont jusqu’ici dû bricoler pour parvenir à tenir leurs assemblées générales. Mais une start-up espère tirer parti de la situation en proposant une plateforme qui non seulement assure leur tenue, mais facilite également leur organisation.

Si la crainte, puis l’interdiction de se réunir a frappé de plein fouet l’ensemble des Belges dès le milieu du mois de mars 2020, Frédéric de Bueger avait déjà identifié un peu auparavant le souci que cela pourrait causer pour les assemblées générales des entreprises. “Je n’avais pas imaginé une pandémie comme celle dans laquelle nous sommes plongés, se souvient-il, mais des contacts avec ma fille en Australie à ce moment-là m’avaient fait prendre conscience d’une certaine tension et de la crainte de se réunir qui était en train de naître. Les AG faisant partie de mon quotidien depuis une vingtaine d’années, j’ai directement pensé que cette crainte risquait de causer un déficit de participation.”

Entrepreneur dans l’âme (il a cofondé l’agence Trevi revendue à Foncia), Frédéric de Bueger a alors imaginé un système permettant de tenir des assemblées à distance. Si la vidéoconférence n’a rien de très novateur, la tenue d’assemblées générales est assez réglementée et ce nouveau système ne pouvait se contenter de la seule vidéo. “Il a fallu développer une solution spécifique, explique l’entrepreneur qui s’est associé à un développeur. Non pas qu’il s’agisse d’une création magique mais il a fallu assembler de la vidéoconférence, des systèmes de votes en ligne, des solutions pour empêcher les intrusions ou encore la possibilité de recourir à la signature électronique. Le tout sur la même plateforme.”

Une solution en deux mois

Le projet, baptisé Digital Meeting, a été lancé en mars 2020. “Et rapidement, nous avons eu une première marque d’intérêt d’EVS qui nous a demandé si nous serions prêts en mai, se souvient l’entrepreneur. Et nous l’étions!” L’initiative a d’ailleurs bénéficié de l’arrêté royal de pouvoirs spéciaux facilitant les AG à distance. Après deux mois, le coeur de la plateforme Digital Meeting était sur pied et pouvait déjà accueillir ses premières AG.

Parmi les enjeux d’une telle plateforme, il y a la reconnaissance stricte des participants. Les actionnaires doivent être identifiés. “Pour cela, nous avons opté pour l’envoi d’un e-mail aux actionnaires dans lequel se trouve un bouton d’accès unique vers l’espace utilisateur, explique le cofondateur. Cela signifie qu’il ne faut pas de nom d’utilisateur ni de mot de passe, ce qui empêche le risque d’intrusion de cette manière. Il faut avoir reçu l’e-mail pour pouvoir entrer dans l’assemblée. Nous avons aussi la possibilité d’exiger la carte d’identité avant d’entrer en réunion, mais ce n’est pas toujours nécessaire.”

Une fois sur la plateforme, l’utilisateur arrive sur un écran divisé en plusieurs blocs. La “visio” constitue, forcément, l’un des éléments principaux, mais on peut aussi voir les points à l’ordre du jour, les boutons de vote et une série d’infos utiles. Et le système génère automatiquement un procès verbal, “à finaliser”, précise Frédéric de Bueger. Il faut dire que la start-up bruxelloise mise aussi beaucoup sur le soutien qu’elle apporte aux organisateurs d’assemblées générales. Elle propose, en effet, des templates bien définis (et confectionnés par un cabinet d’avocats spécialisés) allant des convocations à l’AG, au P.V. de l’assemblée en passant par l’ordre du jour. A la fin de la réunion, le participant à distance se voit délivrer un certificat de participation à la réunion sur lequel il retrouvera les points de l’ordre du jour, la décision de l’AG mais aussi son propre vote.

Abonnement annuel

Digital Meeting ne se contente toutefois pas seulement de permettre l’accès à distance. La start-up veut proposer une solution hybride permettant à la fois de tenir une assemblée physique tout en permettant aux gens de participer de chez eux. Tandis que dans la salle, les participants peuvent voter via leur smartphone. Tous les cas de figure sont possibles mais ils sont surtout essentiels puisque cela permet à la start-up de proposer sa valeur ajoutée même en dehors de situation de strict confinement.

Le modèle business de Digital Meeting est construit autour de deux grands axes. L’achat de sessions individuelles, c’est-à-dire que les entreprises payent “à la réunion” entre 300 et 2.500 euros en fonction du nombre de participants. “Cela s’explique par le fait que, par tranche de 50 participants, on démultiplie les serveurs”, argumente le boss de Digital Meeting. L’autre solution est évidemment l’abonnement à l’année (entre 75 et 600 euros) qui permet alors aux entreprises de tenir à distance leur AG mais aussi d’autres moments clés comme leur comité exécutif ou le comité d’entreprise. L’abonnement offrira à la start-up plus de stabilité et de récurrence des revenus.

A ce stade, la jeune pousse revendique une cinquantaine d’entreprises utilisatrices. Mais n’en étant encore qu’aux débuts de son activité, elle ne dévoile pas son chiffre d’affaires et évoque quelque 5.000 participants à des AG sur sa plateforme. Par contre, Digital Meeting affiche ses ambitions: “Aujourd’hui, nous déployons notre plateforme en Belgique où il y a un potentiel énorme, fait remarquer Frédéric de Bueger. On compte 650.000 entreprises en Belgique et 150.000 ASBL et AISBL. Même si toutes ne sont pas susceptibles d’être intéressées par une AG à distance, cela laisse un nombre important de clients potentiels. En 2021, nous devons avoir une approche commerciale plus structurée, raison pour laquelle nous travaillons avec des fédérations d’entreprises, de sociétés coopératives et nous adressons aussi à des organismes comme la FEB ou Beci.”

D’abord le Luxembourg

Reste que la start-up pense d’ores et déjà à l’international. Car s’il existe des concurrents, notamment au Royaume-Uni, la concurrence n’est pas encore féroce. Mais pour attaquer d’autres marchés, l’enjeu consiste à maîtriser et adapter les réglementations nationales en la matière. “C’est un frein à la scalabilité du modèle, admet Frédéric de Bueger, puisqu’il faudra pour chaque marché une validation et une veille juridiques pour que la plateforme soit conforme aux normes et, donc, apporte une vraie garantie aux utilisateurs. Cela se gère avec des partenariats, bien sûr, mais on voudrait grandir progressivement et là où on sent une certaine traction.” Voilà pourquoi dans les plans immédiats, Digital Meeting prend la direction du… Luxembourg. Là où se déroulent le plus grand nombre d’AG où les actionnaires ne viennent pas…

Pour développer Digital Meeting, les fondateurs se sont appuyés sur leurs fonds propres et auraient déboursé quelque 200.000 euros de développement pour l’instant. Pas de levée de fonds mais il ne fait aucun doute que la jeune pousse cherchera, dans un avenir proche, des investisseurs pour doper sa croissance dans d’autres pays et assurer son démarchage commercial.