Sous certaines conditions, l’employeur peut accorder une indemnité forfaitaire de remboursement de frais lorsque ses travailleurs effectuent du télétravail de manière régulière et structurelle.
L’indemnité est destinée à couvrir les dépenses encourues par les travailleurs et qui sont à charge de l’employeur. Dans le contexte particulier de la crise sanitaire, le fisc a publié une circulaire (rétroactive depuis le 1er mars) rappelant quelques principes et précisant certaines conditions.
Lorsqu’un employeur accorde une indemnité à un travailleur, celle-ci ne peut être considérée comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur non imposable que si cet employeur peut apporter la double preuve que l’indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres et qu’elle a été effectivement consacrée à de tels frais.
Cependant, l’employeur peut déterminer ces indemnités de manière forfaitaire lorsque leur montant a été établi d’après des normes sérieuses qui sont le résultat d’observations et de recoupements nombreux. Ainsi, lorsqu’un télétravail régulier et structurel est réellement effectué (au moins cinq jours ouvrables par mois), l’employeur peut octroyer un forfait au maximum de 129,48 euros par mois (montant en vigueur depuis le 1er avril). Il s’agit d’un remboursement de dépenses propres à l’employeur non imposable.
Pour qui ?
Au sein d’une entreprise, aucune distinction ne peut être faite entre les différentes catégories de fonctions concernées par le télétravail. Et l’indemnité ne doit pas être réduite proportionnellement en cas de temps partiel : l’employeur peut accorder l’indemnité forfaitaire maximale, indépendamment du nombre d’heures prévues par le contrat de travail. Enfin, les indemnités forfaitaires de télétravail peuvent également être payées pendant la période normale des vacances mais doivent être réduites proportionnellement en cas d’absence de longue durée pour d’autres raisons.
Quels types de frais ?
L’indemnité forfaitaire est censée couvrir les frais de bureau. Il s’agit des frais liés à l’aménagement et à l’usage (y compris la location et les amortissements éventuels) d’un bureau, le matériel informatique et d’impression, le petit matériel, l’eau, l’électricité ou le chauffage, les frais d’entretien, d’assurances, etc., au domicile du travailleur.
Afin d’éviter un éventuel double emploi des indemnités octroyées, le forfait de télétravail ne peut pas être combiné avec d’éventuelles autres indemnités de frais de bureau que le travailleur recevait déjà. De même, les frais propres à l’employeur octroyés sur une base forfaitaire ne pourront plus être pris en charge d’une autre manière ou sur base de pièces justificatives.
L’employeur doit tenir en permanence la liste des travailleurs qui bénéficient d’un tel forfait. En outre, les indemnités doivent être justifiées au moyen de fiches individuelles. Sur la fiche 281.10, en regard de la rubrique b) du cadre 26 “renseignements divers”, la mention “OUI – normes sérieuses” doit être reprise. Si un employeur veut, en plus, octroyer des remboursements forfaitaires pour d’autres dépenses propres à l’employeur que les frais susmentionnés, ou qui ne remplissent pas les conditions, il peut toujours introduire une demande de décision anticipée auprès du Service des décisions anticipées du fisc (SDA).
Par Isabelle Caluwaerts legal expert chez Partena Professional
