Il n’y a pas de réponse toute faite à cette question puisque différents délais peuvent trouver à s’appliquer. En réalité, cela dépend surtout de la nature de ces documents et de l’usage que l’on souhaite en faire. Voici quelques exemples.
Le Code des sociétés stipule ainsi que les ” livres et documents sociaux ” (par exemple le registre des actions) devront être conservés pendant cinq ans au moins après la clôture de la liquidation. C’est là le respect d’un délai qui est spécifiquement fixé par la loi. A l’inverse, il y a des cas de figure où la loi n’impose pas, en tant que telle, la conservation d’un document mais où celle-ci est néanmoins recommandée. Par exemple, conserver des documents de type ” contractuel “, tels que certains échanges d’e-mails, pendant le délai de prescription correspondant (le plus généralement 10 ans) peut s’avérer précieux pour revendiquer certains droits, voire contester une éventuelle mise en cause de sa responsabilité par l’autre partie durant ce laps de temps.
Il y a par ailleurs des réglementations spécifiques à certains secteurs. Par exemple, en matière environnementale, l’ordonnance bruxelloise relative aux déchets impose à des entreprises de conserver dans un registre certaines données pendant au moins cinq ans. De même, la tenue de documents sociaux est, elle aussi, sujette à divers délais ; par exemple, le compte individuel d’un travailleur doit être conservé pendant cinq ans par l’employeur concerné.
La place manque ici pour donner un relevé des différents délais en vigueur. Cela étant, voici un aperçu des plus ” courants ” d’entre eux : (a) vis-à-vis du Code des impôts sur les revenus : pour les documents comptables, ainsi que toute pièce permettant de déterminer le montant des revenus imposables, pendant les sept années qui suivent la période imposable à laquelle se rapportent ces documents, (b) vis-à-vis du Code de la TVA : les factures émises et reçues doivent être conservées pendant sept ans à compter du 1er janvier de l’année qui suit leur date d’émission, et (c) vis-à-vis du Code de droit économique : les livres, journaux et pièces justificatives des entreprises doivent être conservés pendant sept ans. Nous renvoyons aux textes légaux correspondants pour les détails et certains cas spécifiques, ainsi qu’à l’avis n° 2016/22 du 28 septembre 2016 de la Commission des Normes Comptables sur la conservation des livres et pièces justificatives en cas de tenue de comptabilité informatisée.
Reste par ailleurs à tenir compte de la protection des données à caractère personnel puisque le nouveau règlement européen qui a été adopté en la matière et qui sortira ses effets en mai 2018 (GDPR) rappelle que la durée de conservation de ces données doit être limitée au strict minimum. En d’autres termes, si la loi ou l’intérêt d’une entreprise exige certes la conservation de documents durant un certain laps de temps, cela ne signifie pas pour autant que les documents contenant des données à caractère personnel, c’est-à-dire celles permettant d’identifier une personne physique (nom, adresse, etc.), puissent être conservés aussi longtemps qu’on le souhaiterait. Le GDPR indique d’ailleurs que le responsable de traitement (par exemple un employeur) devrait fixer des délais pour l’effacement de ces données ou pour un ” examen ” périodique.
En pratique, si ce n’est déjà fait, chaque entreprise serait bien inspirée non seulement d’avoir une vue précise des différents délais de conservation la concernant, mais également des modalités pratiques. Par exemple, ces documents peuvent-ils être conservés sur support électronique et en dehors de la Belgique ? Il suffit de songer à une comptabilité type cloud. Un tableau récapitulatif (régulièrement actualisé ! ) ne serait donc pas du luxe.
Par Nicolas Roland, avocat associé chez Younity.
