2. La vidéoconférence peut-elle remplacer toutes les réunions ?

Une réunion virtuelle peut-elle être aussi efficace qu’une réunion classique ?

Chez Orange, les réunions prévues en dehors de l’entreprise sont transformées ” autant que possible ” en téléconférences. C’est une des mesures phares prévues par le groupe au niveau international pour contenir l’épidémie. La plupart des grandes entreprises appliquent des recommandations similaires.

Cette situation inédite oblige les équipes à se tourner vers leurs équipements de vidéoconférence qui prenaient parfois la poussière dans un obscur local de la société. Ces derniers se sont pourtant largement améliorés ces dernières années afin de suivre l’évolution des télécommunications. ” Aujourd’hui, tout le monde est habitué à utiliser des outils comme Face Time. La consumérisation a eu un impact sur les systèmes de vidéo- conférence, qui s’adaptent aux usages des consommateurs “, explique Yashfeen Saiyid, en charge des solutions advanced workplace chez Proximus. L’opérateur propose aux entreprises des solutions adaptées à chaque type de réunion. Pour un tête-à-tête interne, une simple application pour smartphone ou laptop peut suffire. Pour des réunions plus larges ou plus stratégiques impliquant une douzaine de participants dans de multiples localisations, un système complet avec caméras, micros et téléviseurs s’avérera nécessaire.

Eviter le décrochage

Les entreprises s’adaptent en fonction de leurs besoins, parfois très spécifiques : ” Un conf’ call de six heures avec les Etats-Unis avec 17 personnes, ce n’est pas simple à organiser, explique Alexandre de Saedeleer, managing director de Tapptic. Pour qu’il soit efficace, on a mis en place des outils comme un chat pour éviter que tout le monde se coupe la parole. On suggère aussi fortement à nos clients de se procurer certains logiciels ou même certains types de matériel pour que les conférences ne soient pas inconfortables. ”

Les systèmes de vidéoconférence intègrent désormais des applications visant à rendre la réunion plus interactive, afin d’éviter que certains participants ne décrochent. ” Des grandes réunions avec des gens qui s’endorment, ça arrivera toujours. Mais nous avons désormais des systèmes qui remplacent aisément la plupart des réunions. En interne, nous organisons quatre à cinq réunions web par jour “, explique Jacques Gripekoven, managing director d’AlloCloud. Sa société est plus que convaincue par la vidéoconférence : elle commercialise ses solutions à destination des PME. Suite à la crise du coronavirus, l’entreprise a décidé de mettre gratuitement sa plateforme de web-meetings à dispostion de ses clients.

D’autres grandes organisations ont fait de même. Google et Cisco ont suspendu les limites des versions gratuites de leurs solutions de vidéoconférence. La société chinoise Zoom, qui a vu son cours de Bourse s’envoler de plus de 40 % en quelques semaines, a également fait sauter la durée maximum de 40 minutes pour des réunions virtuelles de plus de deux personnes.

Reconnaissance vocale et transcription automatique

La recrudescence des vidéoconférences dans le contexte actuel pourrait s’ancrer dans la durée. ” Il y a une sous-utilisation de ces outils. La situation actuelle de crise va nous apprendre à être plus efficaces. On va se rendre compte qu’une vidéo- conférence n’est pas si différente d’une réunion physique “, assure Jacques Gripekoven. L’expérience utilisateurs des nouveaux systèmes a été largement améliorée. Les participants peuvent échanger des messages pendant la réunion via une messagerie instantanée. Des documents peuvent être partagés, commentés et amendés. Pour les réunions internationales, la reconnaissance vocale permet de générer des sous-titres en direct. Certains systèmes prévoient un enregistrement de la réunion et une retranscription automatique de tous les propos échangés.

Les réunions physiques seront-elles bientôt obsolètes ? ” Les contacts humains restent indispensables mais le recours à la vidéoconférence va continuer à augmenter. La situation actuelle montre que les entreprises doivent investir dans ces outils afin d’assurer la continuité de leur business et de faciliter la collaboration des équipes “, souligne Yashfeen Saiyid. C’est aussi une question de sécurité informatique des communications, estime le spécialiste : ” Si l’entreprise ne développe pas ses propres outils, les collaborateurs se tourneront vers des messageries grand public comme WhatsApp pour leurs échanges professionnels. ”