Gestion du temps : de quelle maladie souffrez-vous ?

Vous subissez sans cesse les interruptions de vos collègues, clients, amis ? Vous n’avez jamais assez de temps pour boucler votre travail ? Vous ne parvenez pas à vous atteler à la tâche sans la pression d’une date butoir ? Vous souffrez sans doute de l’une des “maladies de gestion du temps”. Rassurez-vous : il y a des remèdes.

Vie professionnelle, famille, loisirs… Hommes et femmes modernes doivent pouvoir tout combiner. Or, nous travaillons de plus en plus dans l’urgence et le stress. Pas étonnant, dès lors, que certains perdent pied. Pour prévenir ce genre de situation, Alex Adam, formateur en intelligence organisationnelle, a élaboré des traitements sur base des maladies imaginées par l’Institut de gestion du temps canadien Gamonnet.

1. La chronophagie (se faire manger son temps)

Symptômes. “Le malade a l’impression d’être continuellement interrompu, analyse Alex Adam. Ces interruptions peuvent être le fait, d’une part, de chronophages biologiques (clients, patron, collègues, etc.). D’autre part, de nombreux chronophages électroniques peuvent perturber sa journée de travail : l’e-mail et son pop-up, le téléphone, etc.” A cela s’ajoute parfois un manque de concentration dû à un environnement bruyant. Le malade commet alors d’autant plus d’erreurs et doit s’atteler à plusieurs reprises à la même tâche. “Par ailleurs, cela incite certains à travailler très tôt le matin et tard le soir, pour trouver un semblant de calme”, observe Alex Adam.

Remèdes. Alex Adam est formel : le plus souvent, le travailleur se laisse volontairement déranger. Le spécialiste préconise donc de s’attaquer aux racines du mal. A chacun d’identifier comment il perd du temps et qui lui en “pompe” le plus. Généralement, des remèdes communs s’avèrent néanmoins déjà efficaces : consacrer une tranche horaire précise à la gestion des e-mails, supprimer le pop-up d’Outlook, couper son GSM quand on souhaite se concentrer, etc.

2. La tempsdinite (inflammation du temps)

Symptômes. Le malade se sent constamment débordé. Sa liste de tâches lui paraît interminable et chaque travail se transforme en un défi plus long que prévu. Il se plaint par ailleurs de délais trop serrés. “Dans ce cas, le patient a du mal à estimer le temps nécessaire à l’exécution d’une tâche donnée”, intervient Alex Adam. Son planning s’en trouve donc constamment chamboulé, il doit faire des heures supplémentaires et quitte le bureau plus tard que prévu.

Remèdes. Bien que cela puisse paraître fastidieux, Alex Adam recommande de chronométrer ses tâches au cours d’une période donnée. “La perception du temps est en effet subjective. Cette méthode permet au contraire de recadrer la durée consacrée aux tâches à effectuer.”

3. L’ouïte (dire “oui” au lieu de refuser)

Symptômes. “Voilà la plus redoutable des pathologies de gestion du temps, lance Alex Adam. Il s’agit de la peur de refuser les urgences, surtout lorsqu’elles émanent d’un supérieur.” Le malade se plaint de n’avoir jamais de temps pour lui mais n’ose jamais solliciter de l’aide ou décliner l’offre de nouvelles tâches. Sa position est d’autant plus délicate qu’il incite involontairement son supérieur à faire appel à lui. “Le patron se tourne vers cette personne qui acquiesce systématiquement sans broncher. De quoi susciter un sentiment de victimisation quand elle perd pied.”

Remèdes. “Je conseille de travailler sur une grille de priorités, poursuit Alex Adam. Je compare les tâches d’une fonction à des singes : nous avons tous plusieurs singes à nourrir. Certains sont plus gourmands que d’autres. Et nous en nourrissons certains parce qu’ils ont notre préférence, même si ce n’est pas nécessaire. Il faut donc identifier le singe à nourrir en priorité et celui qui devra attendre. Il est impératif de refuser des tâches qu’on accepte simplement pour faire plaisir.”

4. La lifophilie (faire passer les fausses urgences avant tout)

Symptômes. Le patient déclare ne pouvoir avancer dans son travail en raison d’imprévus. En réalité, il est dopé à l’urgence et reporte toujours au lendemain ce qui peut attendre. “Il se plaît à jouer les pompiers et à éteindre les incendies”, commente l’expert. Et termine, du coup, peu de tâches. Il confond urgence et priorité : “Pour lui, ce qui est urgent est forcément important, soulève Alex Adam. C’est ainsi qu’il gaspille son énergie et diffère continuellement ce qui est important mais non urgent.”

Remèdes. Là aussi, il faut organiser correctement son travail en opérant une distinction entre ce qui est important, mais non urgent, et ce qui est urgent, mais non essentiel. “Le malade doit aussi revoir sa croyance selon laquelle il ne travaille bien que dans l’urgence, insiste Alex Adam. Car ce n’est souvent pas le cas.”

Christophe Charlot