Launched by Securex
S’étendre au-delà des frontières est une ambition louable, synonyme de croissance et d’opportunités. Pourtant, pour une entreprise belge, recruter ou envoyer un collaborateur à l’étranger n’est pas qu’une simple question de contrat. Ce qui semble être un « ajustement » peut rapidement se transformer en un complexe imbroglio administratif impliquant plusieurs juridictions…
Laetitia Teugels, Business Manager International Employment Services chez Securex, est au cœur de ces problématiques. Elle constate quotidiennement que l’attrait d’un projet international est souvent freiné par une mauvaise anticipation des obligations légales. Pour Securex, garantir la sécurité d’une mission internationale, qu’elle soit temporaire ou de longue durée, passe par l’analyse et la coordination de trois piliers fondamentaux : le système de sécurité sociale, la fiscalité et le droit du travail.
Alors, comment naviguer dans ces eaux réglementaires ? Voici les cinq conseils indispensables de Securex pour garantir le succès de vos projets d’occupation internationale.
Anticiper, l’antidote à la panique administrative
Le manque d’anticipation est l’erreur la plus fréquente. Securex est souvent sollicité en urgence pour des projets déjà en cours. Par exemple : une société belge engage un commercial français qui travaillera exclusivement en France avec un contrat belge et en restant affilié à la sécurité sociale belge. Or, comme le constate Laetitia Teugels : « La personne va travailler en France, donc toute la collaboration suivra la législation française.»
Cette méconnaissance administrative engendre des retards considérables dans ses projets. L’enregistrement de l’employeur dans certains pays peut prendre du temps. Pour un travailleur extra-européen venant en Belgique, la procédure d’obtention du permis unique prend légalement 4 mois, mais sur le terrain on constate que ce délai peut être rallongé à 6 mois. Ces lenteurs génèrent « beaucoup de stress naturellement pour l’employeur mais aussi pour l’employé qui se retrouve sans salaire ». La clé est double : « l’anticipation, un dossier complet et cadenassé dès le départ, et une communication proactive avec les autorités pour suivre l’avancement, » souligne Laetitia Teugels.
Les trois piliers légaux
La mobilité internationale repose sur une analyse exhaustive du système de sécurité sociale, de la fiscalité et du droit du travail applicable, éléments à vérifier avant le départ. Le pilier qui génère le plus d’erreurs est la sécurité sociale. Lorsque les règles ne sont pas respectées, cela peut mener à une absence de couverture, à l’obligation de payer des cotisations dans deux pays ou à une régularisation rétroactive. Les contrôles sont très fréquents, encore plus dans des secteurs clefs comme le transport, la restauration et le secteur ouvrier.
Les coûts cachés de l’optimisation fiscale
La fiscalité est cruciale, l’employé payant ses impôts, en principe, là où il travaille physiquement. Le salary split est un outil d’optimisation de la fiscalité pour l’employé (répartition de la base imposable entre plusieurs pays, ce qui permet de bénéficier de tranches d’imposition plus basses) mais permet aussi de répartir les coûts de l’emploi entre sociétés quand il y a plusieurs employeurs. Ce système devient contre-productif quand il est imposé par les conventions fiscales sans bénéfice pour l’employeur unique quand celui-ci ne peut diviser son coût d’emploi avec une société sœur étrangère. Dans ce cas, la lourdeur administrative (processus de paie plus long, plus lourd et plus rigoureux) et les coûts dépassent les gains. Pour éviter cette situation, il faut alors impérativement limiter ou interdire les prestations à l’étranger, à moins qu’il ne s’agisse d’un outil de rétention de talents.
Assurer la communication
Une modification du schéma de travail (par exemple, un glissement de 80/20 à 50/50 de travail dans deux pays) peut modifier l’intégralité du cadre légal et avoir un impact sur les « trois noyaux durs qui encadrent la mobilité internationale ». L’employeur et l’employé doivent communiquer et anticiper ces cas dans le contrat. L’employé, lui, doit « garder la trace de sa présence physique dans chaque pays qu’il visite afin de se prémunir d’un éventuel contrôle fiscal, » précise Laetitia Teugels. « Si le schéma de travail initial n’est pas respecté, c’est l’employé qui pourrait payer les pots cassés. »
Intégrer les aspects humains et culturels
L’anticipation est la meilleure protection contre les imprévus à venir. La mobilité internationale ne concerne pas uniquement les aspects législatifs ; elle intègre également la culture et les aspects humains. Securex aide les employeurs à coordonner toutes ces démarches, de l’engagement à la déclaration fiscale, pour s’assurer que tout “match” parfaitement entre les pays concernés.
La priorité de tout entrepreneur est le succès de son entreprise. Grandir intelligemment vous met sur la voie de votre North Star. Envie d’en savoir plus ? Suivez The North Stars.
Cet article a été rédigé en collaboration avec Securex, fournisseur de services RH et partenaire en entrepreneuriat. Vous souhaitez savoir quelles conditions remplir pour mener à bien une occupation internationale ? Faites appel à des experts.
Envie d’en savoir plus ? Découvrez le guide sur l’Occupation internationale.