Le compte à rebours est lancé : dès 2026, la facturation électronique sera la règle pour toutes les entreprises belges. Pourtant, nombre d’entre elles n’ont toujours pas démarré leur mise à niveau. À ce rythme, certaines risquent d’être prises de court… et sanctionnées.
L’horloge tourne pour la facturation électronique obligatoire à partir de janvier 2026 pour les entreprises belges assujetties à la TVA. Le consultant BDO Belgium constate toutefois que beaucoup d’entreprises locales ne sont toujours pas prêtes.
« Nous sommes actuellement submergés de questions et nous devons constater que beaucoup d’entreprises sous-estiment combien de temps il faut pour mettre en place tous les aspects de la facturation électronique. Tout le processus – de l’analyse globale au choix du système, jusqu’à la mise en œuvre interne et à la sécurisation – peut prendre de quelques semaines à environ trois mois, selon les systèmes utilisés par l’entreprise concernée. Un certain nombre d’acteurs qui n’ont pas encore commencé risquent donc de ne pas respecter la date limite », déclare Jo Heijse, Partner Digital chez BDO Belgium.
La conséquence possible ? Des amendes de 1.500 euros lors de la première infraction jusqu’à 5.000 euros lors de la troisième infraction.
La vue d’ensemble manque
Avec ces amendes en perspective – où se situe alors le problème ? Jo Heijse explique : « Il y a quelques mois, nous avons réalisé une enquête approfondie auprès de plus de 400 entreprises belges*, dont il ressortait qu’à ce moment-là seulement un tiers était prêt pour la facturation électronique. Aujourd’hui nous constatons que beaucoup d’entreprises n’ont pas avancé. Pour les plus petits acteurs qui utilisent des logiciels comptables adaptés à la facturation électronique, il n’y a pas encore péril en la demeure. Pour les entités locales de multinationales ou les grandes entreprises avec leur propre logiciel qui n’est pas encore dans le cloud, il est cependant minuit moins cinq. Et dans ce groupe aussi, nous voyons que beaucoup ne commencent le processus que maintenant. Pour eux, ce sera un sérieux défi vu les importantes implications organisationnelles.
Globalement, nous voyons aussi qu’on ne prend pas suffisamment en compte l’impact fiscal et les développements futurs de l’entreprise. S’il y a par exemple des plans pour s’étendre à terme vers un des pays voisins, il est important d’en tenir compte également dans les choix en matière de facturation électronique. Nous plaidons donc chez BDO pour une approche holistique – de l’analyse du processus de facturation actuel, au choix des bonnes solutions et mesures de sécurité, jusqu’à la redéfinition des processus internes. Et cela demande du temps. »
Trouver le bon point d’accès
Un piège possible lors de la mise en place de la facturation électronique est le choix du « point d’accès », le système grâce auquel les entreprises reçoivent et envoient des factures à d’autres entreprises ou à d’autres points d’accès.
Jo Heijse : « Il est très important pour les entreprises de choisir un point d’accès qui correspond à leur type d’activité et à l’évolution prévue de leur société. Et avec plus de 40 fournisseurs belges et des centaines d’internationaux parmi lesquels choisir, avec une tarification très variée, cela peut représenter un sérieux défi. Nous voyons aussi que plus nous approchons de la date limite, plus la demande augmente, ce qui pourrait nous amener dans un scénario de type “premier arrivé, premier servi” – ce qui n’est évidemment pas favorable pour les entreprises qui se retrouvent dans la file. »
Grand temps de sortir des starting-blocks
Bien que la préparation soit souvent sous-estimée, les entreprises sont conscientes de l’impact. La facturation électronique est considérée comme l’une des obligations les plus marquantes des dernières années*. À terme, l’investissement portera aussi ses fruits en matière d’efficacité. Les boîtes à chaussures pleines de documents qu’on transportait chez le comptable lors des déclarations trimestrielles appartiendront au passé. Et pour les petites entreprises qui redoutent l’investissement, il existe une déduction temporaire majorée de 120 % pour les frais non activés liés à la facturation électronique.
Pensez par exemple aux frais d’abonnement d’un logiciel de facturation ou aux frais de conseil spécifiques pour la préparation ou la mise en œuvre. De plus, les petites entreprises bénéficient aussi d’une déduction pour investissement de 20 % sur les investissements numériques, tels que des logiciels pour une solution de facturation.
Il est clair que beaucoup d’entreprises doivent maintenant accélérer sérieusement pour être prêtes à la facturation électronique obligatoire. Le temps presse, et celles qui ne passent pas à l’action risquent d’en payer le prix.
Une carte blanche de Jo Heijse, Partner Digital chez BDO Belgium