Quels efforts la mise en oeuvre d’un ERP demande-t-elle à votre entreprise ?

La mise en oeuvre d’un ERP a un grand impact sur l’organisation d’une PME. Elle touche certes aux processus, mais nécessite aussi un effort lors de la mise en oeuvre effective. Comment une PME peut-elle mener la collaboration avec un partenaire ERP à bon port tout au long du parcours ?

” Une grande partie de l’aspect organisationnel est prise en charge par le partenaire ERP “, affirme Johan Mine. ” Un bon partenaire ERP vous fournira un chef de projet fort, qui veillera à ce que tout reste sous contrôle et soit fait dans les délais, et qui veillera également au respect des accords. Mais ce que les entreprises oublient souvent, c’est qu’elles doivent elles aussi, de leur côté, disposer d’un bon chef de projet pour pouvoir prendre les bonnes décisions. Ce chef de projet doit être fortement impliqué dans le projet de mise en oeuvre d’un ERP. ” Et c’est souvent là que le bât blesse. Même si une PME dispose d’un bon directeur IT capable de se charger de la gestion du projet de mise en oeuvre de l’ERP, il n’en a peut-être pas le temps. ” Le directeur IT ne peut pas toujours assumer la gestion de projet ERP en plus de ses autres tâches. Dans ce cas, l’entreprise a peut-être intérêt à faire appel à un spécialiste externe. C’est ainsi que de nombreuses entreprises font appel à des chefs de projet externes temporaires, pour mener à bien le projet de mise en oeuvre de l’ERP avec le chef de projet du partenaire ERP. Une telle tierce partie indépendante peut apporter une grande valeur ajoutée. Non seulement parce qu’elle vous soulage d’une lourde tâche, mais aussi parce qu’elle en a l’expérience. “

Pensez au transfert de connaissances

L’entreprise ne peut, cependant, pas tout déléguer à des partenaires externes. La PME veut, en effet, pouvoir être autonome après la mise en oeuvre. Johan Mine : ” S’il s’agit d’aspects peu complexes, l’entreprise peut facilement adapter elle-même les paramètres du système ERP. Il suffit de confier cette tâche à quelqu’un qui sait ce qu’il fait. ” Une source fréquente de difficultés… ” Si la PME ne collabore pas étroitement avec le consultant ERP, le risque existe que le système ERP reste une boîte noire pour l’entreprise. ” Elle dépend alors du partenaire externe pour les adaptations ultérieures. Johan Mine : ” Par contre, si vous collaborez étroitement avec votre consultant, le transfert de connaissances est intense et après la mise en oeuvre, vous ne devrez pas faire appel à lui pour les petites adaptations. Il est également important que les collaborateurs de l’entreprise puissent collaborer avec ce consultant, afin qu’ils comprennent ce qu’il met en oeuvre. “

Les meilleurs collaborateurs

La PME a tout intérêt à mettre ses meilleurs collaborateurs sur son projet ERP. Johan Mine : ” Ils connaissent les processus de l’entreprise et peuvent soutenir au mieux le consultant pendant la mise en oeuvre de l’ERP. ” Les connaissances et les compétences de ces collaborateurs sont indispensables à l’analyse de vos besoins actuels et futurs, ainsi que pour déterminer les bons processus. ” Pour chaque domaine, sélectionnez un “key user”, comme votre meilleur vendeur, votre meilleur comptable ou votre meilleur logisticien. Adjoignez à chacun d’eux un consultant du partenaire qui maîtrise ce domaine. Une telle approche fournit les meilleurs résultats. ” En pratique, les meilleurs collaborateurs de l’entreprise sont toutefois ceux qui ont le moins de temps… Peut-on, dès lors, leur confier cette tâche supplémentaire ? Johan Mine : ” C’est en effet souvent le problème. Un parcours ERP implique aussi parfois de travailler le soir ou le week-end. Il est toutefois important d’impliquer les bons collaborateurs dans votre cheminement ERP. ” Une possibilité est de faire appel à des intérimaires pendant la mise en oeuvre de l’ERP afin de soulager les collaborateurs internes. Le temps ainsi libéré peut être consacré à la collaboration avec le consultant ERP, tout en maîtrisant la charge de travail de l’équipe.