Une start-up peut-elle sous-traiter ses finances?

Oui. Et ça marche. L’exemple de Mekanika et VS Consulting.

Après quinze-vingt ans de responsabilité financière dans des grands groupes, Valérie Kibieta et Siyuan Wu ont décidé de sauter le pas et de fonder en septembre 2022, leur entreprise de consultance. VS Consulting est une société spécialisée dans les services financiers pour start-up et scale-up. « Nous avions constaté que ces sociétés sont confrontées autant que les grands groupes à de nombreux défis, liés à la globalisation, explique Valérie Kibieta. Les business models changent, les start-up exportent, elles sont confrontées aux fiscalités étrangères… Cela crée des flux et des problématiques qui sont plus complexes que celles auxquelles sont confrontées les PME plus classiques qui ne sortent pas de leur marché local.  Nous nous sommes donc demandé comment accompagner ce type de sociétés innovantes et proposer une solution correspondant à leur business et leur croissance ».

VS Consulting compte sept personnes aujourd’hui, mais étoffe son équipe pour arriver à une douzaine d’employés à la fin de l’année afin de pouvoir offrir une gamme complète de services financiers.

« Nous offrons un one stop shop, c’est le mot à la mode, observe Siyuan Wu. Les entreprises qui réalisent 0,5 ou 1 million d’euros de chiffre d’affaires ont besoin d’une aide pour leur comptabilité et, mais aussi de la compétence d’un CFO. Nous leur proposons un service abordable, en ligne avec leur budget. Plutôt que d’employer un CFO qui doit employer une partie de son temps à encoder et faire du travail administratif, nous effectuons ces tâches, mais nous modulons aussi notre offre en fonction de la croissance et des besoins de l’entreprise. L’idée n’est pas seulement de sous-traiter l’une ou l’autre tâche comptable pour une start-up, mais de l’accompagner dans son développement ».

Devoir assumer les tâches financières simples et complexes alors que l’on est encore petit, mais en forte croissance, c’était par exemple le problème de Mekanika, un des premiers clients de VS Consulting.

Le cas Mekanika

Mekanika fabrique des machines. Mais pas n’importe lesquelles : elles sont livrées en kit avec des plans accessibles à tous. « Nous voulons rendre plus facile l’accès aux techniques de fabrication pour l’artisanat afin d’aider à passer à des modes de fabrication industrielle à des échelles plus petites et plus locales », nous explique le CEO et cofondateur de Mekanika, Roldan Descamps.

« Nous avons une double démarche, poursuit-il. Nous concevons et fabriquons des machines qui ont la particularité d’être accessibles techniquement et financièrement. Et nous développons également du contenu éducatif. L’idée est de permettre l’autoformation afin de pouvoir par exemple se lancer dans la menuiserie avec des machines modernes de découpe numérique sans devoir suivre une formation de plusieurs années ».

Mekanika est donc une start-up particulière, qui fabrique du « hardware », du matériel. Et l’entreprise se développe rapidement : son chiffre d’affaires était de 0,9 million l’an dernier et devrait atteindre 2 millions cette année.

C’est ici qu’interviennent les besoins financiers. Roldan Descamps possède certes un certain bagage : il est ingénieur de formation et a suivi une formation financière. Mais il ne pouvait pas être sans cesse au four et au moulin.  « Plus l’entreprise avance, plus l’intelligence financière devient vraiment un élément clé dans la stratégie, dit-il.  Nous devons pouvoir suivre les marges de nos produits mois par mois. Nous sommes aujourd’hui dans un écosystème très instable. Il y a beaucoup de variations des prix des matériaux, des coûts de transport. Nous avons donc besoin de manière très régulière de pouvoir monitorer nos coûts de transport vers nos clients, suivre l’augmentation du prix des pièces, nos marges, les variations de stock. »

Un CEO libéré

Mekanika avait donc des besoins en comptabilité analytique pour avoir géré au mieux ses flux financiers. Elle avait aussi besoin d’un support administratif. « Dans ce genre d’entreprise assez rapidement les volumes d’achat et les volumes de documents financiers deviennent assez élevés poursuit Roldan Descamps. Sur les deux premières années, c’est moi qui ai géré tout cela. En parallèle d’un rôle de CEO. Mais à la fin de l’an dernier, ces tâches devenaient un rôle à part entière pour lequel toutefois il n’y avait cependant pas assez de travail pour engager une personne à temps plein. D’autant plus que nous avions besoin d’aide sur des tâches administratives plus low level à savoir encoder les factures encoder les paiements… mais il y avait des tâches beaucoup plus high level sur la partie financière. Et c’est là que j’ai rencontré VS Consluting. Valérie Kibieta et Siyuan Wu ont amené leur expérience dans l’analyse des process financiers afin de voir notamment là où il y avait de la friction, là où il y avait des choses à améliorer. »

L’entreprise de consultance a pris en charge l’externalisation de la finance, mais suit aussi le développement de Mekanika. «Nous nous parlons avec Roldan tous les deux ou trois jours. Nous sommes là aussi pour dire, par exemple : ne faut-il pas déjà anticiper une levée de fonds pour l’an prochain ?», explique Valérie Kibieta.

Enjeu stratégique

« Nous avons commencé la collaboration en novembre de l’année passée. Et cela m’a vraiment libéré énormément de temps en tant que CEO, se réjouit Roldan Descamps. Cela me permet de me consacrer à d’autres types de développements commerciaux de l’entreprise et d’avoir chaque mois cette vue «macro» qui me permet de prendre les bonnes décisions, de pouvoir rapporter à mon conseil, d’expliquer à l’équipe où nous en sommes ».

« Nous avons cette particularité d’être une entreprise déjà très intégrée verticalement. Nous sommes 15 personnes – des ouvriers, des personnes à l’achat à la production, au design, à l’ingénierie, au marketing… Nous avons donc déjà beaucoup de métiers. Il y avait donc un vrai enjeu stratégique de savoir ce que nous internalisons et ce que nous externalisons », ajoute le CEO. « Et si, en fonction du développement de Mekanika, une partie des tâches financières devaient être internalisées, VS Consulting interviendrait sans doute pour aider l’entreprise dans le recrutement des bons profils », conclut-il.