Comment garder le contrôle sur vos emails professionnels en vacances ?

Se déconnecter totalement en vacances, c’est souvent plus vite dit que fait. Voici quelques astuces pour trouver le bon équilibre.

Toutes les fonctions ne permettent pas de se déconnecter complètement. Parfois il est difficile d’ignorer tout contact avec les collègues et les clients, surtout si on est indépendant ou cadre. Avec l’excuse ou l’impression d’être indispensable ou par crainte d’avoir une montagne de mail à leur retour, beaucoup vérifient leurs mails sur leur lieu de vacances. Il y aussi le principe de récompense variable intermittente. Comme pour les machines à sous, on ne sait jamais quand le mail bon ou mauvais tombera. Pour certains c’est même une véritable addiction qui est encore renforcée par l’accès facile à sa boîte mail via son GSM. Or si une vraie coupure est nécessaire si l’on veut vraiment se reposer, une déconnexion ne doit pourtant pas être totale. Avec un peu de discipline, il est possible de tout de même trouver un compromis. Car la déconnexion pendant les congés est un droit, pas une injonction. Il faut respecter le choix de la personne dans les deux sens.

Pour trouver le bon équilibre, voici quelques astuces :

Une bonne préparation en amont

Par exemple en annonçant son absence dans la signature de ses emails une semaine avant de partir. Achevez le maximum de tâches et essayez d’anticiper également au mieux celles qui vous attendront à votre retour.

Vous n’avez pas le choix ?  Choisissez des moments fixes dans la journée.

Pour ceux qui ne peuvent réellement totalement se déconnecter, il est recommandé de choisir deux moments fixes par jour pour répondre aux emails essentiels ou un seul moment par semaine. Ce qui assure une certaine tranquillité d’esprit sans pour autant se faire phagocyter. C’est ce qu’on appelle la technique du Boxing. Le temps est réparti en boîte. Une boîte pour les mails, une autre pour les vacances. Quand on passe à la boîte vacances, on ferme la boîte travail.

Balisez aussi le terrain en précisant que vous acceptez, par exemple, d’être dérangé pendant des plages horaires très précises. Si vous ne voulez absolument pas être dérangé, précisez-le aussi.

Changer la configuration de votre gsm

En changeant la place des applications mails ou en les rendant moins directement accessibles, cela cassera certain automatisme et évitera les checks rapides. Coupez aussi les notifications, voire désinstallez les plateformes de communication professionnelles comme Slack. Les plus stakhanovistes peuvent même s’imposer un temps limité d’écran.

Un bon out of office

Dans votre out of office indiquez une personne à contacter qui fera le tri pour des choses vraiment urgentes. Ne mettez jamais votre numéro de téléphone. En prolongeant votre message d’absence d’un jour, cela laisse aussi du temps supplémentaire avant de répondre à tout le monde.  

Un tri objectif des mails

Une autre astuce consiste à «d’inverser» l’ordre des mails pour retrouver en premier les plus anciens. Ce qui évitera de donner l’impression du dernier arrivé, premier servi. Commencer aussi par lire le dernier message d’une conversation, il risque bien d’être le plus pertinent. Voire aura déjà résolu le problème.

Autodiscipline

L’important est de ne pas se laisser entraîner. Répondre à un mail ou un message sur Slack, c’est comme mettre le doigt dans un engrenage. On peut se laisser entraîner beaucoup plus loin que prévu. On évitera aussi de poster directement des photos sur les réseaux sociaux, car la tentation est alors grande d’aller vite vérifier ses mails.