L'utilité des réunions passée au crible

Virginie Moriaux

13-10-2022, 13:55 Mise à jour le: 17-10-2022, 10:32 Source: Communiqué

Pour être utiles les réunions doivent-elles être expéditives ou au contraires “à rallonges” ? En ligne ou en présentiel? Explication.

Qu’on les aime ou non, les réunions sont inévitables en entreprise… dans la plupart des cas. Afin de dresser le portrait-robot de la “parfaite” réunion, LiveCareer a réalisé une enquête auprès d’un bon millier d’employés.

Les réunions, comment se passent-elles aujourd’hui ?

Actuellement, 25% des répondants disent assister à des réunions en présentiel, contre 26% à distance et 49% participent aux deux types de meetings: “en ligne” et en présentiel. Quant à connaître la dominance d’un type de réunions, les résultats obtenus sont très serrés: 34% participent plus souvent à des réunions en présentiel, 30% en ligne et pour 35% des répondants, le présentiel et le “en ligne” se font à la même fréquence.

Néanmoins, quand on leur demande leur préférence pour un type ou l’autre de réunion, la préférence est clairement acquise au présentiel (50%) contre 39% à celle en ligne et 11% n’ont pas de préférence.

Mais c’est en évoquant la durée moyenne par semaine, que les différences apparaissent réellement et qu’on peut se dire que tout le monde n’est pas égal devant la réunïonite:

19% disent y passer moins de 3 heures/semaine
36% disent y passer de 4 à 7 heures/semaine
32% disent y passer de 7 à 10 heures/semaine
11% disent y passer de 10 à 13 heures/semaine
et finalement 2% y passent plus de 14 heures/semaine

Difficile aussi de dégager une tendance quant à savoir si, avec le retour des meetings en présentiel, les réunions ont tendance à s’allonger ou au contraire à s’écourter au cours des derniers mois, car aucune réponse ne l’emporte vraiment sur les autres. Si la majorité (39%) pensent que les réunions s’allongent, ils sont 34% à penser l’inverse et 28% à trouver que la durée des réunions est inchangée.

Avantages et inconvénients des réunions

Le positif que les répondants voient dans les réunions :

• 74% estiment que les réunions facilitent la prise de décision

• 74% disent aimer simplement assister à des réunions fréquentes car elles sont nécessaires à leur travail

• Pour 71%, le temps au travail passe plus vite grâce aux réunions

• 71% estiment que les réunions sont excellentes pour le networking

• 71% approuvent les réunions car elles permettent de trouver des solutions pratiques qui répondent aux besoins de toutes les personnes présentes

Par contre les points négatifs sont:

69% estiment devoir participer à trop de réunions
61% trouvent que leur charge de travail augmente car ils doivent participer à des réunions qui leur prennent trop de temps
59% voient en ces réunions une source de démotivation et de perte d’énergie
57% les trouvent inutiles en générale
56% y voient une perte de créativité
56% disent que les réunions sont une source de distraction car elles détruisent leur flus de travail
52% sont stressés à cause des réunions

Néanmoins 61% disent tirer profit de leurs réunions et donc y voient une réelle utilité, contre 39% qui n’y voient qu’une occasion de parader de la part de leurs managers.

Une source de stress ?

Les réunions seraient une source de stress pour 52% des répondants. Pourquoi les participants stressent-ils ? L’enquête de LiveCareer a essayé de déterminer tout d’abord quelles sont les réunions les plus stressantes. Ce sont les réunions en ligne pour 31% des répondants qui remportent la palme, contre 25% de stressés par celles en présentiel. Peu importe le type de réunion pour un peu plus d’un quart des répondants (28%), le stress sera d’office au rendez-vous, tandis que 16% n’éprouvent aucun stress que la rencontre se fasse en face à face ou en ligne.

Ce stress plus important des réunions en ligne peut s’expliquer par l’utilisation de la technologie: la peur d’un problème technologique ou d’un bug de connexion n’est certainement pas étrangère à cette hausse de panique. Quand on regarde de manière plus approfondie les résultats de l’enquête, on s’aperçoit que les réunions en ligne sont les plus stressantes pour les travailleurs de l’industrie manufacturière (34 %), tandis que ce pourcentage s’abaisse légèrement à 31% pour les employés des secteurs du logiciel/de l’informatique et des affaires et de la finance. Tandis que pour 20% des travailleurs du secteur des logiciels/de l’informatique, aucun des deux types de réunions n’est source de stress.

Et il ne faut jamais perdre de vue qu’une réunion une réunion peut basculer en quelque instants d’une source de stress à une source d’énervement.

Point de basculement pour l’énervement

Pour 70% des répondants, c’est sans surprise la réunion qui commence plus tard que prévu, bousculant leur emploi du temps, qui est le point de départ de tout énervement, tandis que l’absence d’un ordre du jour clair est source d’agacement pour 69% d’entre eux. Les participants qui posent mille et une questions énervent 66% de leurs collègues.

Les répondants ont également très peu de patience pour supporter les digressions: 65% éprouvent de la frustration si les sujets abordés ne concernent pas toutes les personnes présentes et 64% ne supportent pas que l’on s’éloigne du sujet principal pour aborder des questions qui sont sans rapport avec lui. Et si 62% ne supportent pas les réunions qui se terminent plus tard que prévus, pour 61% ce sont les présentations ennuyeuses qui sont source d’urticaire.

Des participants vite déconcentrés

Par contre, l’enquête révèle que la concentration des participants est relativement courte :

9% moins de 10 minutes
43% après 20-30 minutes
30% après 30-40 minutes
14% après 40-50 minutes
4% après une heure

“Près de la moitié des personnes interrogées estiment que 20 à 30 minutes suffisent pour qu’une personne perde son attention et cesse d’écouter” souligne LiveCareer.

Que fait-on lorsqu’on est distrait en réunion ?

En réunion, 75% des répondants admettent ne plus être aussi concentré au fur et à mesure que le temps passe, jusqu’à faire autre chose que de suivre le déroulement du meeting. Mais quoi ?

39% lisent les nouvelles sur Internet.
38% naviguent sur les réseaux sociaux.
38% lisent un livre.
35 % fait des achats en ligne.
32 % entame également une conversation par SMS avec un ami.
31% joue à un jeu en ligne/sur son portable.
28% effectue d’autres tâches liées au travail.
27 % dessine ou griffonne.

En conclusion, étant donné que 61% disent tirer profit de leurs réunions et y voir une réelle utilité, il semble bon de souligner que la réunion idéale, pour qu’elle soit productive, doit être relativement courte, commencer à l’heure avec des orateurs qui vont droit au but et qui ne s’écartent pas du sujet initial.

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