Le cap des 100.000 registres numériques d’actionnaires est franchi

Depuis 2019 les sociétés peuvent tenir un registre d’actionnaires numérique. Une possibilité, offerte par les fédérations des notaires et des experts comptables, qui a conquis les sociétés. Voici pourquoi.

Imaginons que vous fondiez une Sprl. Une de vos obligations est de tenir un registre des actionnaires dans lequel doivent figurer le nombre d’actions qui constituent le capital, quels sont les droits de vote qui y sont attachés, qui détient ces titres, en quelle proportion….

Ce registre, qui mentionne aussi les opérations de cession ou de transmission de ces titres, permet donc de voir qui est actionnaire, à hauteur de quel pourcentage et qui a cédé ses actions à qui. Des données essentielles au bon fonctionnement de toute entreprise, car elles sont indispensables pour convoquer les actionnaires en assemblée quand il s’agit d’approuver les comptes annuels, augmenter son capital, se mettre en liquidation…

Registre digital

Ce document prenait la forme d’un livre en papier jusqu’à 2019 . Mais depuis mars 2019, il est également possible de tenir un registre sous forme digitale, moyennant notamment des conditions de contrôle d’accès. Plus précisément, eStox est un type de registre électronique développé par Fednot (la fédération du notariat) et l’ITAA (l’institut des experts-comptables et des conseils fiscaux), qui ont créé ensemble une asbl qui offre donc aux sociétés la possibilité d’avoir un registre numérique.  

Et cette possibilité rencontre un franc succès. A la fin de l’année 2023, eStox a franchi le cap des 100.000 registres. « En décembre 2023, le 100.000^e registre a été créé et à la fin de cette même année, le chiffre des 102.802 registres était atteint, précisent Fednot et ITAA dans un communiqué commun. Les deux institutions précisent que « 69 % des registres ont été enregistrés par des comptables, 31 % par des notaires. « Dans 77 % des cas, il s’agissait de registres de sociétés à responsabilité limitée. Les autres cas concernaient les sociétés anonymes (7 %), les sociétés en commandite simple (7 %), les sociétés en nom collectif (2 %) et les sociétés coopératives (1 %), ajoutent-elles ».

Mais où se trouve ce f… registre ?

«  eStox a résolu de nombreux problèmes, explique le président de l’ITAA Bart Van Coile. Dans le passé, les registres papier des actions n’étaient parfois pas à jour ou s’avéraient même être manipulés. Cela a souvent donné lieu à de longues discussions et même à des procédures judiciaires. Si, en tant qu’entrepreneur, vous vous adressez maintenant à un expert-comptable, à un conseiller fiscal ou à un notaire, ils veilleront à ce que les données sur les actionnaires soient enregistrées électroniquement. De cette façon, ces données ne sont pas perdues et personne ne peut les manipuler ».

Les notaires ou les experts comptables/conseillers fiscaux  sont les deux professions qui peuvent travailler avec eStox et inscrire les actions dans ce registre numérique. « ITAA et Fednot ont ainsi créé une asbl ensemble pour organiser ce registre », note Jan Sap, CEO de la Fédération du Notariat.

Opter pour un registre numérique n’est pas une obligation. « Cela reste un choix, poursuit Jan Sap. « Si vous voulez avoir un registre papier, c’est encore possible. Mais ce registre numérique est un réel succès. Il s’explique non seulement parce qu’il empêche des manipulations, mais aussi parce que plus simplement beaucoup d’administrateurs de sociétés ne savaient plus où se trouvait le registre sous format papier ? Ici, sous format numérique, l’accès au registre est facile ».

Jan Sap ajoute un autre atout du registre numérique : « Ce qui est également important est qu’il existe un lien automatique entre ce registre et UBO », dit-il.  Rendue obligatoire par les lois anti-blanchiment, la loi UBO oblige à tenir un registre dans lequel sont inscrits tous les “Ultimate Beneficial Owners” ou “bénéficiaires effectifs” d’une société ou d’une autre entité juridique. « Et via UBO, eStox est aussi reconnu comme une source authentique », note encore Jan Sap.