Facturation électronique: il est temps de se préparer

Un peu partout en Europe, la facturation électronique devient obligatoire, non seulement dans les transactions avec les pouvoirs publics, mais bientôt entre entreprises.

La facturation électronique, qu’est-ce que c’est ? Ce sont des fichiers numériques créés dans une norme internationale qui leur permet d’être lus et traités par la plupart des logiciels de facturation. Il ne s’agit donc pas simplement d’envoyer un mail avec une facture digitale sous format PDF ou Word, mais de fichiers comportant des données structurées sous des formats précis.

Cette e-facturation est destinée à faciliter l’intégration des factures entrantes et sortantes dans les systèmes comptables des entreprises. Elle permet de vérifier la conformité de ces factures, d’assurer une plus grande transparence et un meilleur suivi des opérations de paiement, et d’améliorer le reporting et l’archivage.

Toutefois, comme le souligne la société spécialisée dans les services de paiement Billtrust,  « les principaux moteurs en faveur de la facturation électronique sont les autorités fiscales et les gouvernements, qui s’efforcent de mettre en place des administrations sans papier, axées sur les données, dans le but de réduire l’évasion fiscale et de combler l’écart de TVA. En effet, la Belgique a perdu 4 784 millions d’euros de recettes de TVA en 2020, soit près de 14% de l’ensemble des recettes de TVA ». 

Où en est-on ?

Un réseau spécifique d’échange de données sur les marchés publics et d’e-factures a été créé en Europe. Il s’appelle PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) et il permet des échanges confidentiels de données entre des points d’accès agréés. Ces points d’accès sont les entreprises et leurs clients, par exemple les pouvoirs publics. « Ce modèle a été soutenu par la Commission européenne, mais aujourd’hui, même des pays en dehors de l’Union européenne commencent à adopter ce standard, souligne Marco Eeman, administrateur délégué de Billtrust Europe. PEPPOL est obligatoire dans beaucoup de pays, mais pas partout, ajoute-t-il. L’Italie par exemple a choisi sa propre plateforme ».

Où en est-on en Belgique ? Pour la facturation avec les pouvoirs publics (le B2G dans le jargon), « l’e-facturation a été rendue obligatoire en Belgique en avril 2019, observe Marco Eeman. Depuis, les opérateurs économiques sont tenus de soumettre des factures électroniques conformes, et les organismes associés aux adjudicateurs aux niveaux fédéral, régional et local doivent recevoir et traiter les factures électroniques conformes. Les fournisseurs du gouvernement flamand, eux, font face à cette obligation depuis le 1er janvier 2018. C’est également une exigence de la Région de Bruxelles-Capitale pour ses opérateurs depuis novembre 2020, et la Région wallonne introduit progressivement les factures électroniques obligatoires pour toutes les transactions B2G depuis 2022, jusqu’à une mise en œuvre complète en novembre 2023 ». 

Changement de modèle

Si donc la facturation concernant les gouvernements et des pouvoirs publics est déjà très largement introduite dans notre pays et chez nos voisins (France, Pays-Bas, Allemagne …) la prochaine étape consiste à rendre obligatoire l’e-facturation dans les opérations interentreprises, B2B.

En 2021, le ministre des Finances Vincent Van Peteghem a déclaré son intention de rendre la facturation électronique B2B obligatoire à l’échelle du pays. Les plans initiaux prévoyant un lancement en 2023 ont été retardés afin d’englober une composante de déclaration électronique obligatoire dans le cadre du projet plus large de réforme fiscale en Belgique.

Parallèlement, le gouvernement veut profiter de ce moment pour passer d’un modèle « post-audit » au modèle de « clearance ». Dans le modèle post-audit, l’entreprise est responsable de l’émission de ses factures, du reporting et de l’archivage. Dans le modèle clearance, trois parties interviennent dans l’émission d’une facture : celui qui vend, celui qui achète et l’administration fiscale, qui doit valider (« to clear ») la facture avant son émission.

Calendrier incertain

Le gouvernement estime que cette réforme devrait avoir lieu entre juillet 2024 et juillet 2025, mais avec un grand point d’interrogation. Le projet de grande réforme fiscale est loin de faire l’unanimité au sein des partenaires de la Vivaldi. De plus, la Commission européenne vient de lancer sa propre proposition au début du mois de décembre 2022 concernant les transactions interentreprises et la déclaration électronique. Cette proposition est actuellement examinée par les États membres.

Du côté des entreprises, on s’inquiète cependant de ces changements à venir. Selon une récente enquête menée par Billtrust auprès de 800 entreprises européennes, la conformité de leur système de facturation est citée comme le plus grand défi pour 2023 (par 69% des sondés), devant les prix du carburant et de l’énergie et les perturbations causées par le Brexit.    « Le message aux entreprises, et spécialement aux entreprises exportatrices, est donc de travailler pour être prêts non seulement à affronter les changements en Belgique, mais aussi dans les autres pays », conclut Marco Eeman.