Entre détente et surcharge: comment gérer l’absence des collègues en vacances

Les vacances pour certains, la galère et le stress pour les autres… 40% des employés font face à davantage de travail durant les congés de leurs collègues, selon une enquête de Protime, le spécialiste de la gestion du temps et du personnel.

S’il est vrai que le travail est souvent réduit durant la période des grandes vacances, pour certains, c’est loin d’être le cas. Et l’absence d’une partie de l’équipe peut encore accentuer la charge de travail… Bref, un stress pour ceux qui restent, en particulier les femmes, selon une enquête récente.

Les femmes plus impactées

On observerait en effet une « surcharge féminine » de travail pendant les congés annuels. Car au-delà des corvées ménagères qu’elles continuent de réaliser à la maison, les femmes assument souvent des attentes et des responsabilités invisibles au bureau.

« Les femmes sont plus souvent sollicitées pour prendre en charge des tâches administratives – comme organiser des réunions – même si celles-ci ne sont pas explicitement mentionnées dans leur description de job », explique Lode Godderis, professeur de médecine du travail à la KU Leuven. « En outre, on attend souvent d’elles, de façon implicite, qu’elles restent disponibles pour soutenir et accompagner leurs collègues, ce qui demande du temps et de l’énergie supplémentaires. Ces attentes subtiles, mais omniprésentes, peuvent accroître la charge de travail, en particulier pendant les périodes de congé quand le volume de travail est déjà plus important. »

Quel est le problème?

Pourquoi 40% des employés ont l’impression d’avoir un volume de travail plus important quand leurs collègues profitent de leurs vacances? L’enquête relève 4 raisons principales, à savoir:

1. Les collègues partent en vacances en même temps, ce qui entraîne une charge de travail plus élevée (53%) ;
2. La reprise de dossiers que l’on ne maîtrise pas suffisamment (26%) ;
3. L’absence totale de “passage de témoin” avant le départ en vacances d’un collègue (16%) ;
4. Un mauvais briefing pour le transfert des responsabilités avant le départ en vacances d’un collègue (13%).

Il est nécessaire pour chaque employeur et chef d’équipe d’avoir une vue d’ensemble sur le temps de travail de chacun, afin de mieux gérer l’organisation et éviter la surcharge de travail. « En tant que responsables, ils peuvent alors ajuster en temps voulu les plannings de leur personnel en cas de volume de travail trop important et veiller ainsi à ce qu’il soit gérable pour ceux qui restent au bureau pendant que leurs collègues profitent de leurs congés », déclare Florent Bovicelli, porte-parole de Protime.

Passer (correctement) le flambeau

Les deux derniers points soulignés juste au-dessus sont particulièrement importants. “Un bon passage de témoin – un briefing complet avant un départ en vacances – est essentiel pour limiter le stress de ceux qui restent au bureau”, insiste l’enquête. Si rien n’est organisé au préalable, il y a un risque que personne ne soit disponible pour réaliser les tâches demandées…

“Il est important de créer un environnement de travail favorable qui permette aux employés de convenir clairement sur ce qui doit et ce qui ne doit pas être fait pendant leurs vacances. Il faut se fixer des priorités: est-ce vraiment urgent ou cela peut-il attendre votre retour?”, conclut Lode Godderis.

En Belgique francophone, on est plutôt bons en la matière: pas moins de 84% des répondants indiquent reprendre sans problème les tâches de leurs collègues quand ceux-ci sont en congé.