Déménager pour mieux travailler

Dans l’entreprise du troisième millénaire, le travail est de plus en plus indépendant du temps et de l’espace. Un déménagement est une façon de préparer ses employés à appréhender cette nouvelle approche en douceur. De grandes sociétés telles que BNP Paribas Fortis, Axa Belgium, Deloitte Belgium ou le Chirec témoignent de leur expérience récente en la matière.

La vue est imprenable. Elle invite au voyage. Elle distrait aussi. Depuis son bureau du jour, Piet Vandendriessche, le CEO de Deloitte Belgium, voit atterrir les avions sur le tarmac de l’aéroport national. Au mois de janvier, la société a quitté ses bureaux de Diegem pour rejoindre le Gateway, un immeuble flambant neuf au bord des pistes.

” Nous avons rénové les anciens bureaux de la Sabena construits à l’occasion de l’Expo de 1958 et adjacents à l’ancien terminal de l’aéroport, explique- t-il. Nous y avons ajouté une aile supplémentaire pour créer un véritable atrium central. Il inonde tout le bâtiment de lumière et sera un élément important de la vie de notre société. Un lieu de transversalité, de rencontres spontanées, de réunions internes et externes, d’événements et de restauration… Cet atrium doit devenir notre agora. La connectivité entre nos employés est l’une des trois raisons qui ont guidé notre déménagement et l’abandon des quatre bâtiments séparés de Diegem. Nous proposons une flexibilité large du lieu et du temps mais les employés doivent continuer à se rencontrer. Le contact physique est indéniablement une valeur ajoutée de notre métier. Rien ne le remplace même si le digital est important. ”

Entre le 22 mai et le 26 juin prochains, Axa Belgium videra ses bureaux du boulevard du Souverain à Watermael-Boitsfort. Deux mille cinq cents personnes, à raison de 500 à 600 par week-end, iront rejoindre leur nouveau lieu de travail à la place du Trône, dans le centre de Bruxelles, en face du bâtiment Marnix de la banque ING. Un déménagement en douceur puisque chacun mettra ses affaires dans un carton le vendredi soir et retrouvera ce même carton dans le ” locker ” de son nouvel espace de travail dès le lundi matin. Un déménagement qui propulsera la compagnie d’assurances dans le monde du travail de demain.

” C’est un trajet qui donne de l’énergie à l’entreprise, explique Isabelle Sonneville, directrice des ressources humaines chez Axa Belgium. Nous dépoussiérons notre façon de travailler pour rester en ligne avec le monde qui change. Nous avons été le plus loin possible dans notre nouveau mode du travail que nous désirions rendre indépendant du temps et de l’espace sans jamais dénaturer notre philosophie de base. Il y a les espaces de travail, les nouveaux outils digitaux et l’adoption de nouveaux comportements adaptés : la confiance, l’autonomie, la responsabilité. ”

Tout comme chez Deloitte, Axa Belgium va développer une nouvelle approche des espaces communs dont le sacro-saint restaurant d’entreprise. ” Notre forum, au centre du nouveau siège, doit devenir un espace Eat and Meet, explique Jean-Luc Coster, directeur du programme NWoW (New World of Work, Ndlr). Il comporte 4.000 m2 et proposera différents types de restauration, des ambiances et espaces variés. Mais cet endroit doit vivre toute la journée. Avant, notre mess n’était utilisé que de midi à 14 h. Désormais, nous souhaitons que le personnel se l’approprie aussi pour se rencontrer ou tenir des réunions. Il doit être le symbole de notre volonté de décloisonner et de brasser nos différents métiers. ”

Une appli ” Get to work ”

Déménager, c’est aussi améliorer la mobilité de ses employés. Le choix d’un nouveau siège témoigne de la volonté de le rendre facilement accessible au plus grand nombre. Axa Belgium avait du mal à attirer à Watermael-Boitsfort du personnel venant de Flandre. Et pour cause, se rendre par exemple de Gand au siège du boulevard du Souverain était fastidieux en transports en commun. Le choix du bâtiment de la place du Trône qui appartenait à Axa mais était loué à Engie Electrabel répond à ce souci. Pour stimuler une mobilité douce et pour résoudre son problème de parking (520 places à Bruxelles au lieu de 1.570 à Watermael), la compagnie d’assurances offre un abonnement aux transports en commun à toute personne qui renonce à sa place de parking.

Chez Deloitte, la mobilité est le deuxième pilier du changement qui a guidé le déménagement. Vu la situation à l’aéroport, les attentats et les bouchons fréquents à certaines périodes de l’année pour accéder aux parkings, il a aussi engendré de nombreuses questions au sein du personnel. L’entreprise a, en tout cas, pris le taureau par les cornes et maintenu sa volonté de rejoindre l’aéroport. “Deux mille cinq cents personnes travaillent à Zaventem, 1.000 dans nos 10 bureaux régionaux, explique Piet Vandendriessche. L’implantation de ces bureaux régionaux a été choisie de façon stratégique. Plusieurs d’entre eux, comme celui de Louvain, offrent un accès direct aux transports publics. Ici à Zaventem, un plan de mobilité a été mis en place pour tous nos collaborateurs. Lancé début février, il a déjà recueilli 600 inscriptions, soit un quart du personnel. Nous proposons des packages sur mesure pour nos collaborateurs, adaptés aux besoins et combinant différentes solutions de mobilité telles que la voiture, les transports en commun et/ou le vélo. Ces options sont aux frais de la société jusqu’à la fin juin. En fonction des résultats, nous définirons plus tard une sorte de plan cafétéria. Mais ce n’est pas tout. Nos équipes ont développé une appli de mobilité appelée Get to Work. Elle donne à tous nos employés les différentes solutions en temps réel pour rejoindre Zaventem avec la durée estimée du trajet. Ainsi que le nombre de places disponibles dans les parkings. Par exemple, j’habite près de Louvain et venir en train – il est direct – est une option rapide pour moi le matin quand ma journée s’y prête. Cette appli intéresse d’ailleurs déjà d’autres entreprises. ”

BNP Paribas Fortis dispose jusqu’ici de trois campus bruxellois : rue Royale/rue Montagne du Parc, le bâtiment Marais (résidu du bloc CGER de la rue Fossé aux Loups) et le Boréal (gare du Nord). La première banque belge reconstruit actuellement son siège de la rue Montagne du Parc. Il devrait être pleinement opérationnel en 2021. Dès ce moment, tous les employés bruxellois (hors agences) se retrouveront dans ce seul et unique campus. Dans le même temps, le groupe BNP Paribas investira près de 3 milliards pour sa transformation digitale, la mise en place d’une nouvelle expérience pour les clients, l’accélération et l’amélioration de l’efficacité opérationnelle. ” Sans investissement, nous n’existerons plus, assène Peter Vandekerckhove, administrateur délégué responsable de la banque retail et la banque privée ainsi que de la banque des Entrepreneurs. Il s’agit d’une évolution sociétale et stratégique. Cela n’a finalement plus rien à voir avec la banque. Tout ce qui fait notre vie change : se déplacer, faire du shopping, travailler, faire de la musique, s’informer, aimer, etc. Ce n’est pas la digitalisation mais la convergence, en quelques années, de technologies devenues matures. Ce changement de société impacte nos employés, nos clients, nos futurs talents. Si nous ne suivons pas cette évolution, voire cette révolution, nous ne serons plus assez attractifs. Il faut adhérer à cette philosophie, y croire avec ses tripes pour faire partie de la société de demain. Cette démarche intellectuelle est le fil conducteur de notre nouvelle façon de travailler. ”

Le concept des 3B

Chez Axa Belgium, la façon de travailler demain fut le moteur du projet de déménagement. La société s’est basée sur le concept des 3B : Bricks (espaces de travail), Bytes (nouveaux outils digitaux) et Behaviour (nouveaux comportements et accompagnement du changement). Dans le monde de l’assurance, la relation avec le client change et il fallait que la nouvelle façon de travailler reflète cette évolution. ” A tous les niveaux de la société, plus personne n’a de bureau fixe, explique Isabelle Sonneville. Chaque étage comporte différentes zones qui correspondent aux différents besoins : collaboratives, semi-silencieuses et silencieuses. Ainsi que des salles de réunion de différente taille dont des bulles disponibles sans réservation pour deux ou trois personnes. Cet espace de travail est identique pour tous les métiers. A côté de cela, pour permettre cette flexibilité, l’employé voyage léger avec un portable et des écouteurs. Je précise que le top management est logé à la même enseigne et joue le jeu. ”

Chez BNP Paribas Fortis, la nouvelle façon de travailler est aussi basée sur le concept des 3B. L’espace de travail partagé, imaginé en projet pilote en 2008, a été déployé en 2013 et aujourd’hui, près de 10.000 collaborateurs des sièges bruxellois travaillent dans cet environnement. En même temps, la banque supporte la dématérialisation du travail via des initiatives de digital working. ” Les besoins sont évidemment différents suivant les équipes et les métiers, explique Peter Vandekerckhove. Les outils digitaux mis à disposition ne sont pas les mêmes suivant que vous travaillez en back office ou comme commercial. Notre nouvelle façon de travailler suppose aussi plus d’autonomie, de responsabilité et d’autogestion. Mais attention, ce travail agile n’est pas si désordonné qu’on le pense. Il implique beaucoup de discipline personnelle sans quoi il est voué à l’échec. Evidemment, tout au long de ces changements, nous accompagnons les employés avec des trajets personnels spécifiques. J’ai le sentiment profond que, grâce à cela, nous rendrons la vie de nos employés plus durable et plus agréable. Dans cinq ans, la banque sera meilleure qu’aujourd’hui : proximité accrue, personnalisation du service, une banque plus simple, plus conviviale et plus efficiente. Enfin, c’est le but ! ”

Autonomie, discipline, lâcher prise, responsabilité : voilà quelques éléments du troisième B, celui du comportement. Car passer à un tel mode de travail n’est pas aussi simple qu’on ne le pense. Le télétravail transforme le management en leadership et génère du stress, au début, tant chez l’employé que chez le manager. Pour rendre l’évolution plus douce, toutes les entreprises pratiquent le change management. ” Axa Belgium prépare son déménagement depuis 2014, conclut Jean-Luc Coster. Nous avons sensiblement adapté l’espace de travail du Souverain aux pratiques NWoW pour ne pas avoir de choc culturel au moment de l’arrivée place du Trône. Du personnel Axa a été formé pour accompagner chaque équipe dans ce trajet de changement, répondre aux questions et aplanir les résistances. Une nouvelle culture du feed-back à tous les niveaux s’est progressivement mise en place. Nous avons aussi beaucoup travaillé sur la cohésion des équipes. Chacune a défini sa façon de vivre ensemble dans le cadre du télétravail deux jours/semaine, des relations de confiance et de responsabilité et des nouveaux espaces à disposition. Plus d’autonomie pour les employés ne veut pas dire qu’il n’y a pas de suivi et un travail conséquent a été réalisé auprès des managers pour qu’ils acceptent le lâcher-prise. ”

XAVIER BEGHIN