Plus de 32.000 sociétés sont créées chaque année en Belgique. A partir du 1er août 2021, l’acte constitutif authentique pourra être signé par la voie électronique.
Pour créer une société, il faut en principe se présenter devant le notaire puisque toute une série de formes juridiques requièrent un acte authentique. La fédération du notariat belge (Fednot) permet depuis mai 2019 de gérer cette formalité par vidéoconférence: chaque partie se rend chez son notaire, sans plus avoir à se déplacer chez un notaire commun. Une solution surtout intéressante lorsque les fondateurs habitent loin les uns des autres.
Un an plus tard, en pleine crise sanitaire, la profession a introduit la procuration authentique numérique, grâce à laquelle il est possible de créer une société depuis son canapé. Toutes les parties donnent, lors d’une visioconférence avec le notaire, une procuration authentique électronique à une personne présente à l’étude – un clerc, par exemple. Le mandataire signe au nom du mandant l’acte constitutif au format papier, sans surcoût.
Signature électronique
Les nouveautés s’enchaînent: à partir du 1er août, toutes les parties pourront signer l’acte constitutif en un clic de souris. Ce changement est le résultat, d’une part, des efforts soutenus déployés par le notariat belge en faveur de la numérisation et d’autre part, d’une initiative du ministre de la Justice Vincent Van Quickenborne (Open Vld), à l’origine d’une proposition de loi modifiant le Code des sociétés et des associations et la loi contenant l’organisation du notariat. Son but: transposer la directive européenne relative à l’utilisation d’outils et de processus numériques en droit des sociétés.
Le conseil des ministres ayant récemment approuvé la proposition, il sera dès cet été possible de signer à distance l’acte constitutif authentique. Les conditions de contenu, instaurées par le Code des sociétés et des associations, demeureront inchangées. “La présence du notaire en tant qu’intermédiaire indépendant restera indispensable, confirme Jan Sap, le directeur général de Fednot. Le notaire demeure la personne la mieux placée pour aider les fondateurs à choisir la forme juridique la plus appropriée et à rédiger les statuts adéquats.”
La création de la société en commandite et de la société en nom collectif n‘exige pas la présence du notaire: un acte sous seing privé, contenant les statuts et les conventions conclues entre les associés, suffit. L’extrême légèreté des conditions et des frais de constitution est un atout indéniable par rapport aux modalités de création d’une société à responsabilité limitée ou d’une société anonyme par exemple, mais la protection des fondateurs contre l’action des créanciers est limitée. Créer une ASBL sans passer devant le notaire est possible également, mais pas obligatoire.
Dépôt de l’acte
Rappelons que tout acte constitutif, notarié ou non, doit être déposé dans les 30 jours au greffe du tribunal de l’entreprise où le siège de la société est établi. S’il s’agit d’une société à responsabilité limitée, d’une société anonyme ou d’une coopérative, c’est le notaire qui se charge du dépôt, désormais par la voie électronique – la profession a en effet développé l’application eDepot, qui pourra être utilisée ultérieurement pour modifier les données de l’entreprise dans les sources authentiques.
L’acte constitutif sous seing privé d’une société en commandite ou en nom collectif doit être déposé par les associés, leur caisse de sécurité sociale, leur comptable ou leur notaire. Les fondateurs d’ASBL ne peuvent généralement pas déléguer cette tâche, mais ils peuvent utiliser eGreffe: disponible sur le site du SPF Justice, cette application permet elle aussi de déposer des dossiers de création d’associations et d’entreprises en ligne.
En plus d’être extrêmement simple, le dépôt électronique accélère le processus puisqu’il déclenche le dépôt de l’extrait d’acte au greffe du SPF Justice, l’inscription de la personne morale à la Banque-Carrefour des entreprises et l’envoi des documents pour publication au Moniteur belge. La société ou l’association n’acquiert la personnalité juridique, et n’existe donc officiellement, qu’après l’enregistrement de l’acte constitutif.
Mode d’emploi
L’acte constitutif doit obligatoirement contenir les données suivantes:
- la dénomination de la société, avec éventuellement son appellation abrégée ou son sigle
- l’adresse du siège
- la désignation précise de l’objet social
- la durée de la société, lorsqu’elle n’est pas illimitée
- les modes de représentation de la société: l’organe d’administration, ses pouvoirs et leurs modalités d’exercice, les modalités de fonctionnement, etc.
- le capital (s’il existe) ou le patrimoine initial: le montant, le montant pour lequel les apports sont libérés (et par qui), les modalités d’augmentation et de réduction du capital, etc.
- les parts: le nombre de parts émises, leur nature, leur mode de transmission, etc.
Pour établir l’acte constitutif, les documents suivants sont généralement exigés:
- le plan financier, qui justifie le montant du capital ou du patrimoine initial de la société en formation et fournit une estimation des moyens requis et du chiffre d’affaires prévu
- en cas d’apport en numéraire: la preuve de l’ouverture d’un compte bancaire au nom de la société en cours de création (attestation de la banque)
- en cas d’apport en nature (immeubles, matériel, etc.): le rapport d’un réviseur d’entreprises.
