Quelle organisation du travail dans l’entreprise de demain? Congrès en mode “Sims”

Proscrits en temps de crise sanitaire, les colloques et les salons professionnels doivent se réinventer. Une aubaine pour la plateforme belge Hyperfair dont la spécialité est l’organisation de congrès virtuels.

Cela ressemble à une partie de Sims, le célèbre jeu de ” simulation de vie ” qui s’est déjà vendu à plus de 200 millions d’exemplaires. Sauf qu’ici, on ne s’amuse pas, on travaille. Certes, l’environnement ” à la carte ” peut aussi faire rêver : ” Vous voulez Bora Bora comme décor pour votre séminaire ? On vous le fait ! “. Mais le divertissement n’est pas la motivation première. Chez Hyperfair, l’avatar ne se déplace pas pour jouer, rêver ou s’encanailler ; il se connecte pour s’informer, se vendre et réseauter.

Agréablement sérieuse, cette plateforme de congrès virtuel est au secteur B to B ( business to business) ce que sont les Sims au secteur B to C ( business to consumer) : un outil informatique qui reproduit les rencontres de l’existence, avec une dimension toutefois supplémentaire : les relations nouées sur l’écran de l’ordinateur se veulent professionnelles et ont un réel impact dans la vie réelle. En clair : grâce à Hyperfair, le délégué commercial ou l’homme d’affaires ne doit plus se rendre physiquement dans une ville voire dans un autre pays pour assister à un salon ou un colloque ; il peut désormais vivre cette expérience en restant au bureau ou à la maison via cette solution 100% belge.

Covid, mon ami

Suscitant peu d’enthousiasme il y a quelques mois à peine, les plateformes de congrès virtuel ont gagné en popularité depuis l’apparition d’un certain coronavirus. Aujourd’hui, le secteur de l’événementiel est toujours à l’arrêt, les salons professionnels ne cessent d’être reportés – quand ils ne sont tout simplement pas annulés – et les alternatives virtuelles commencent à s’imposer doucement dans les nouvelles habitudes de rencontres professionnelles.

” Il est clair que le Covid-19 représente, pour nous, une réelle opportunité et que nous avons donc eu de la chance dans ce contexte épouvantable, reconnaît Stéphane Schor, CEO de la société Vivactis Benelux qui a racheté Hyperfair au début de cette année. Mais indépendamment de cela, notre solution présente aussi de nombreux avantages et cette crise, au final, n’est qu’un vecteur d’accélération de l’intérêt de la planète entière pour les congrès virtuels. ”

Mission annulée

Hasard du calendrier, la filiale du groupe Vivactis, spécialiste en conseil et en communication dans le secteur de la santé, aurait dû annoncer l’acquisition de Hyperfair lors de la mission royale initialement prévue en Italie à la fin du mois de mars. ” Nous faisions partie de la délégation avec une dizaine d’entreprises belges qui devaient accompagner le Roi et la Reine lors de cet important voyage, raconte Alain Mahaux, président de Vivactis Group. C’était le moment idéal pour officialiser le rachat de cette société italo-américaine, mais le coronavirus en a décidé autrement et la mission a été annulée. ”

Fâcheux, ce coup du destin va finalement se révéler précieux pour Vivactis Benelux et sa plateforme Hyperfair. Avec la crise sanitaire, le télétravail triomphe et les réunions par écran interposé se banalisent. Fortement impacté, le secteur de l’événementiel voit ses salons et ses colloques annulés, forçant les organisateurs à trouver des solutions innovantes. Parmi elles, les plateformes de congrès virtuels suscitent rapidement l’intérêt et Hyperfair se retrouve désormais sur le devant de la scène B to B.

Des avatars ” cliquables ”

Si l’expérience numérique n’aura jamais la puissance charnelle d’un vrai séminaire, les concepteurs ont cependant mis tout en oeuvre pour que le participant d’un congrès virtuel soit au plus près de la réalité. Créée il y a une dizaine d’années, la plateforme Hyperfair a en effet bénéficié d’une solide expertise au coeur de la Silicon Valley où elle a peaufiné sa technologie 3D. Aujourd’hui, les visiteurs peuvent y modeler un avatar personnalisable et les entreprises y organiser des séminaires dans le décor de leur choix : un bâtiment de prestige, une île paradisiaque, une ville futuriste… Sky is the limit !

Ainsi, pour le congrès Cardioscopie du 9 mai dernier qui devait initialement se tenir au Tangla Hotel à Bruxelles, les organisateurs se sont finalement approprié les murs virtuels de la Cité des arts et des sciences de Valence pour accueillir les 300 participants de cet événement. Comme dans un vrai séminaire, les médecins présents ce jour-là ont pu assister à de multiples conférences, tout en ayant la possibilité d’entrer en contact avec leurs collègues dédoublés. Sur la plateforme Hyperfair, chaque avatar est en effet ” cliquable ” et affiche, à la demande, sa carte de visite électronique et sa vraie photo d’identité, ainsi que deux autres icônes – un phylactère et un téléphone – qui activent les options de chat et d’appel via un système de téléphonie intégrée. ” Le plus gros événement que nous avons organisé jusqu’à présent a réuni 3.000 personnes en Colombie et, techniquement, elles pouvaient toutes s’appeler en même temps via ce système, témoigne son responsable Stéphane Schor. C’est l’une des grandes forces de notre plateforme. ”

Un prix concurrentiel

Parmi les autres avantages épinglés par Hyperfair, le prix figure évidemment au sommet de la liste. Alors que l’organisation d’un salon professionnel coûte généralement des centaines de milliers voire des millions d’euros, le premier tarif d’un événement similaire en mode virtuel est affiché à partir de 15.000 euros. Bien sûr, différentes options en termes de design et de technologie peuvent faire grimper les prix, mais sur ce genre de plateforme, les organisateurs ne devront jamais se soucier d’un vrai mobilier à assembler, des frais de montage et de démontage, des hôtesses d’accueil, du catering, etc.

Pour les participants et leurs entreprises, l’absence de frais de déplacement et d’hébergement est aussi un argument de poids, tout comme la suppression de cette obligation, en tant qu’exposant, d’emmener des kilos de brochures et de matériel promotionnel avec soi. ” Dans un salon virtuel, ces contraintes disparaissent sous leur forme physique, mais les stands sont toutefois conçus comme des stands réels, enchaîne Stéphane Schor. Il y a le logo de l’exposant, des vidéos d’information, des brochures qui peuvent être téléchargées en format numérique et même des objets que l’on peut animer en 3D. L’expérience est donc comparable, d’autant plus que le participant peut également circuler dans les différentes zones du salon virtuel – hall d’accueil, auditoires, galerie d’art, etc. – grâce à un système de navigation intuitif. ”

Efficace et accessible

Si, techniquement, Hyperfair pourrait se vivre de façon encore plus immersive via un casque de réalité virtuelle, les promoteurs de la plateforme n’entendent toutefois pas accélérer, pour l’instant, ce mode de découverte. ” Peu de gens disposent aujourd’hui de ce genre d’équipement et la qualité graphique dépend surtout de l’ordinateur de l’utilisateur, explique Stéphane Schor. En revanche, la solution que nous proposons aujourd’hui est déjà très efficace et surtout accessible à tout un chacun via Google Chrome. Elle n’exige aucune application à télécharger et l’expérience peut se vivre sur un PC, une tablette ou un smartphone de base. ”

Avec la crise sanitaire et l’incertitude qui règne toujours autour de la reprise des événements grand public, Hyperfair se profile donc comme une solution nettement avantageuse aux yeux de ses concepteurs. ” Nous sommes nous-mêmes organisateurs de congrès et face à cette incertitude, nous avons intérêt à trouver une alternative, conclut Alain Mahaux, président de Vivactis Group. Cette plateforme est non seulement un bon complément à ce qu’on appelle aujourd’hui le présentiel, mais elle va surtout dans le sens de l’histoire. “