Chaque année, les entreprises belges envoient à des particuliers un milliard de documents physiques. Le coût d'un envoi papier et du traitement administratif varie entre 5 euros (pour le paiement de factures) et 11 euros (pour la signature de contrats). La numérisation permet de réduire le coût moyen de l'envoi à environ 0,35 euros, selon Bram Lerouge, directeur général de Doccle. La plateforme coopérative qui compte aujourd'hui 14 partenaires permet aux clients de recevoir, visualiser, gérer, archiver des documents et de faire éventuellement des paiements grâce à une application mobile ou internet centrale.

Doccle compte aujourd'hui plus de 600.000 utilisateurs. Les entreprises et organisations qui proposent leurs documents par le biais de cette plateforme sont actives dans de nombreux secteurs : opérateurs télécom, services publics, banques, mutualités, secrétariats sociaux. La ville de Malines est la première autorité locale à diffuser sa correspondance aux habitants de façon digitale. Depuis mai 2015, l'hôpital universitaire de Louvain propose à son personnel une gestion digitale de l'administration salariale via Doccle. Il envisage, à terme, d'étendre ce service aux patients.

Coffre-fort digital

L'hôpital OLV d'Alost-Asse-Ninove a déjà opté pour cette solution. "L'hôpital envoie chaque mois des milliers de factures, explique Bram Lerouge. Les patients peuvent payer via Doccle depuis un mois. S'ils ont la moindre question, ils peuvent la poser grâce à un simple clic de souris. Par ailleurs, toutes les factures sont conservées dans un coffre-fort digital. Le patient peut ainsi, en fin de traitement, transférer très facilement tous les documents à son assurance hospitalisation."

La numérisation offre de très nombreux avantages pour les organismes de soins de santé, affirme Bram Lerouge. "Un hôpital de taille moyenne économise 430.000 euros en cinq ans. La montagne de papier diminue sensiblement et les documents numérisés permettent une plus grande interaction avec le patient. Le risque de perte est exclu puisque les factures sont archivées sept ans au moins. Qui plus est, les patients reçoivent automatiquement un rappel cinq jours avant l'échéance de la facture. Ce qui devrait réduire la probabilité de non-paiement ou de paiement tardif", espère Bram Lerouge.

Nouveaux clients

Le nombre de nouveaux partenaires intéressés ne cesse de croître. A partir de 2016, Vanbreda Risk & Benefits va communiquer avec ses clients via Doccle. Aveve utilisera la plateforme pour faciliter la procédure de commande avec ses gérants. "En tant qu'entreprise belge, nous visons essentiellement les entreprises et organisations de Flandre et de Wallonie. Mais le modèle d'entreprise peut fort bien s'utiliser hors de nos frontières également", insiste Bram Lerouge qui entrevoit la possibilité d'exporter son modèle d'administration digitale. Doccle prévoit un chiffre d'affaires de 4,5 millions d'euros pour 2015.

ROEL VAN ESPEN

Chaque année, les entreprises belges envoient à des particuliers un milliard de documents physiques. Le coût d'un envoi papier et du traitement administratif varie entre 5 euros (pour le paiement de factures) et 11 euros (pour la signature de contrats). La numérisation permet de réduire le coût moyen de l'envoi à environ 0,35 euros, selon Bram Lerouge, directeur général de Doccle. La plateforme coopérative qui compte aujourd'hui 14 partenaires permet aux clients de recevoir, visualiser, gérer, archiver des documents et de faire éventuellement des paiements grâce à une application mobile ou internet centrale. Doccle compte aujourd'hui plus de 600.000 utilisateurs. Les entreprises et organisations qui proposent leurs documents par le biais de cette plateforme sont actives dans de nombreux secteurs : opérateurs télécom, services publics, banques, mutualités, secrétariats sociaux. La ville de Malines est la première autorité locale à diffuser sa correspondance aux habitants de façon digitale. Depuis mai 2015, l'hôpital universitaire de Louvain propose à son personnel une gestion digitale de l'administration salariale via Doccle. Il envisage, à terme, d'étendre ce service aux patients. L'hôpital OLV d'Alost-Asse-Ninove a déjà opté pour cette solution. "L'hôpital envoie chaque mois des milliers de factures, explique Bram Lerouge. Les patients peuvent payer via Doccle depuis un mois. S'ils ont la moindre question, ils peuvent la poser grâce à un simple clic de souris. Par ailleurs, toutes les factures sont conservées dans un coffre-fort digital. Le patient peut ainsi, en fin de traitement, transférer très facilement tous les documents à son assurance hospitalisation." La numérisation offre de très nombreux avantages pour les organismes de soins de santé, affirme Bram Lerouge. "Un hôpital de taille moyenne économise 430.000 euros en cinq ans. La montagne de papier diminue sensiblement et les documents numérisés permettent une plus grande interaction avec le patient. Le risque de perte est exclu puisque les factures sont archivées sept ans au moins. Qui plus est, les patients reçoivent automatiquement un rappel cinq jours avant l'échéance de la facture. Ce qui devrait réduire la probabilité de non-paiement ou de paiement tardif", espère Bram Lerouge. Nouveaux clients Le nombre de nouveaux partenaires intéressés ne cesse de croître. A partir de 2016, Vanbreda Risk & Benefits va communiquer avec ses clients via Doccle. Aveve utilisera la plateforme pour faciliter la procédure de commande avec ses gérants. "En tant qu'entreprise belge, nous visons essentiellement les entreprises et organisations de Flandre et de Wallonie. Mais le modèle d'entreprise peut fort bien s'utiliser hors de nos frontières également", insiste Bram Lerouge qui entrevoit la possibilité d'exporter son modèle d'administration digitale. Doccle prévoit un chiffre d'affaires de 4,5 millions d'euros pour 2015. ROEL VAN ESPEN