La plupart des employés de bureau sont inondés d’e-mails. D’après Johan D’Haeseleer, du bureau-conseil en management ExtraTijd, ce flux permanent entraîne une multitude de problèmes. Aussi, donne-t-il quelques conseils pour gérer plus efficacement sa boîte aux lettres électronique.
1. Videz votre boîte de réception en créant des listes. “J’ai cinq listes: un agenda avec ce que je dois faire dans la semaine, une liste de tâches à terminer avant la fin de la semaine, une liste d’e-mails dont j’attends la réponse, une liste de tâches commencées, mais pas encore achevées, et une liste de sujets auxquels je dois réfléchir.
2. Créez un certain nombre de folders dans votre boîte dans lesquels les e-mails de moindre importance arrivent automatiquement. “Par exemple, vous pouvez créer un folder dans lequel arrivent les demandes de congé de vos collaborateurs”.
3. Traitez vos e-mails plusieurs fois par jour. “Quand je reçois un e-mail, je fais deux choses, je l’ajoute à une de mes cinq listes et je le mets dans mes archives”.
4. Subdivisez vos tâches actions concrètes. “Beaucoup de gens mettent par exemple “faire un rapport” dans leur agenda, mais une fois qu’ils ont commencé ils doivent encore contacter quelqu’un ou chercher des informations. Subdivisez ces tâches en actions séparées.”
5. Couplez vos tâches au temps disponible. “Personnellement, je subdivise mon travail en quarts d’heure dont je déduis le temps consacré aux rendez-vous et aux formations”.
6. Donnez un délai de réponse à vos collaborateurs: par exemple, deux jours pour les e-mails internes et un jour pour les e-mails externes. “Donnez le bon exemple en tant que manager. Si vous envoyez des e-mails tard le soir, vous sous-entendez que vous attendez la même chose de vos collaborateurs”.
7. Utilisez des signets mentaux. “Si vous êtes interrompu, notez rapidement ce que vous étiez en train de faire. Quand on est distrait, l’attention se détourne et on ne sait plus ce qu’on faisait avant l’interruption”.
8. Convenez d’un moment de paix avec votre équipe. “Vous pouvez décider par exemple de ne pas vous déranger mutuellement le mardi matin”.
9. Anticipez les pertes de concentration. “Le mieux, quand vous sentez que votre concentration vous lâche, c’est de pratiquer une activité physique, telle qu’une petite promenade de cinq minutes”.
10. Ouvrez le moins possible votre boîte aux lettres électronique. “Tout l’art est de lire ses e-mails seulement une ou deux fois par jour. J’utilise un raccourci pour aller directement vers le nouvel e-mail sans voir ma boîte de réception”.
11. Ne lisez pas d’e-mails sur votre smartphone. “Si vous faites ça, vous ne pouvez que répondre brièvement et plus tard vous aurez à rouvrir cet e-mail sur votre ordinateur”.
