La signature des documents par voie électronique est apparue il y a plus de 20 ans dans l’ordre juridique belge. Encore peu utilisée jusqu’à la crise du Covid-19, elle est pourtant un atout de choix pour les entreprises dans la conduite de leurs activités.
Le terme ” signature électronique ” recouvre un large éventail de moyens d’authentification des documents : code Pin, mot de passe dynamique, signature cryptée, signature manuelle scannée… Elle peut être utilisée à de nombreuses occasions et facilitera souvent le processus de signature de contrats commerciaux, bons de commande, virements bancaires ou documents sociétaires. Elle présente également l’avantage non négligeable de réduire les délais, les coûts d’envoi et de traitement de documents.
Les différents types d’e-signature
Il existe trois types de signature électronique : la signature électronique ” simple “, la signature électronique ” avancée ” et la signature électronique ” qualifiée “. Les effets juridiques de chacune varient sensiblement. Alors que la signature électronique qualifiée est automatiquement assimilée à la signature manuscrite grâce aux garanties technologiques qui entourent son utilisation, les signatures électroniques simples et avancées ne bénéficient pas systématiquement d’une force probante équivalente.
En cas de contestation, l’utilisateur d’une signature électronique simple ou avancée devra prouver que les conditions établies par le Code civil pour assimiler celle-ci à une signature manuscrite sont réunies, à savoir : elle peut être imputée au signataire et assure que le document signé ne peut être modifié. L’appréciation du procédé de signature conduite par les magistrats est, heureusement, souvent pragmatique.
La signature électronique qualifiée assure donc un confort juridique certain, mais son utilisation peut s’avérer plus complexe : elle nécessite un processus d’identification auprès d’un fournisseur de ” signatures qualifiées ” reconnu. Une signature électronique simple ou avancée sera cependant suffisante dans bon nombre de situations et il conviendra de s’interroger sur les garanties nécessaires au regard de l’opération envisagée afin d’évaluer quel type de signature électronique est approprié.
Quels documents ?
Dans la mesure où les procès-verbaux des réunions du conseil d’administration et de l’assemblée générale des sociétés et associations prennent souvent la forme d’un écrit sous seing privé, ils peuvent être signés électroniquement, à l’aide d’une signature électronique simple, avancée ou qualifiée.
En pratique, on observe toutefois que les greffes ou les instances de la Banque nationale de Belgique (BNB) acceptent rarement les documents sociétaires signés électroniquement, ce qui peut freiner la publication de certaines décisions au Moniteur Belge ou des comptes annuels. Afin d’anticiper toute difficulté, il est préférable aujourd’hui de signer manuscritement les documents qui devront être déposés auprès du greffe du tribunal de l’entreprise et de la BNB.
A l’heure actuelle, il n’est pas non plus possible d’utiliser un procédé de signature électronique pour signer directement un acte authentique. La création d’une ” banque des actes notariés ” qui permettrait la signature par voie électronique des actes authentiques dématérialisés est néanmoins prévue et serait rendue opérationnelle prochainement.
En attendant, lorsqu’une décision de l’assemblée générale requiert la signature d’un acte devant notaire, une procuration authentique digitalisée peut être signée électroniquement afin de mandater toute personne pour signer manuellement l’acte authentique papier. Le notaire restera disponible par vidéoconférence pour répondre à toute question avant la signature de l’acte final.
Dans le cadre de la crise du Covid -19, la signature électronique représente une réelle opportunité pour les entreprises qui sont amenées à repenser leur rapport au numérique dans leurs relations commerciales et leur gestion. Il convient cependant de s’assurer au préalable que le procédé de signature électronique est utilisé adéquatement, en fonction des circonstances, des parties concernées et de la nature du document.
Par Caroline Daout et Patrick Van Eecke, Avocats associés chez DLA PIPER (avec Anne-Gabrielle Haie).
