Les entreprises européennes pourraient économiser 46 milliards d’euros en optimisant leur gestion documentaire, selon une étude de Ricoh, qui liste trois axes majeures d’amélioration.
Ricoh chiffre, dans une étude, à 46 milliards d’euros les pertes liées à l’inefficacité des méthodes de traitement des informations au sein des entreprises européennes. Deuxième enseignement de l’étude : chaque année, en Europe, les entreprises consacrent 362 millions d’heures aux processus documentaires, soit 147 milliards d’euros de coûts opérationnels, chiffre encore le fournisseur de matériel et de services bureautiques.
Conduite par Coleman Parkes Research, cette étude s’appuie sur une enquête menée auprès de 458 grandes entreprises européennes (de plus de 1000 employés) en 2011.
“Ce livre blanc démontre que, pour rester compétitives, les entreprises doivent analyser l’efficacité de leurs processus documentaires, déclare Eric Gryson, CEO de Ricoh Belgium & Luxembourg PSF, cité dans un communiqué. Une stratégie d’optimisation opérationnelle permet non seulement de réduire les coûts de l’entreprise, mais également d’agir sur la collaboration et l’efficacité des salariés. Il est important que les personnes responsables des processus accompagnent cette transformation. Au final, les entreprises pourront mieux répondre aux demandes de leurs clients et du marché et seront mieux armées pour affronter l’avenir.”
Autres points marquants de l’enquête
42,5 % des informations importantes au sein des organisations existent uniquement sous forme imprimée. En outre, seulement 22 % des entreprises européennes disposent de processus de gestion documentaire industrialisés. Par ailleurs, une entreprise sur quatre juge la recherche de documents imprimés difficile et chronophage, alors qu’elles sont près de 94 % à reconnaitre que les documents électroniques et numériques sont plutôt faciles à retrouver.
Une entreprise sur 12 affirme que les procédures de sécurité existantes ne protègent pas les documents confidentiels et 36 % des responsables ou des salariés reconnaissent avoir déjà égaré des informations importantes.
Les entreprises interrogées identifient trois principaux leviers pour modifier leurs processus documentaires : augmenter le partage des connaissances (67 %) ; améliorer la sécurité (67 %) ; accroître l’efficacité des collaborateurs (65 %).
Les principaux obstacles à ces améliorations ? Le manque de temps (45 %) et le manque de ressources (35 %).
Axes d’amélioration pour optimiser la gestion documentaire
La gestion documentaire est cruciale pour les organisations, appuie Ricoh. Elles doivent régulièrement auditer, évaluer et mettre à jour leurs processus de traitement des documents. Dans ce cadre, l’étude permet aux entreprises de déterminer des axes d’amélioration et des avantages concurrentiels dans l’optimisation de ces processus :
– Définir des processus documentaires pour réduire les coûts de l’entreprise et agir sur les échanges et l’efficacité des collaborateurs. Après audit des processus, les entreprises doivent établir un plan d’actions prenant en compte les pratiques de travail existantes et les cycles de vie des informations, en privilégiant les aspects sécurité et durabilité. Les dirigeants doivent sensibiliser leurs collaborateurs quant aux méthodes les plus efficaces pour optimiser et sécuriser les processus.
– Externaliser la gestion documentaire : L’étude révèle que les entreprises européennes ont une propension faible à sous-traiter leur gestion documentaire, essentiellement pour des raisons de sécurité. Externaliser les processus de gestion des documents auprès d’une entreprise certifiée ISO 27001 permet aux dirigeants de mieux gérer leurs processus documentaires et de se concentrer sur leur coeur de métier. Objectif : accroître la productivité.
– S’appuyer sur des solutions bureautiques : Les entreprises peuvent en outre améliorer la sécurité de leurs processus documentaires en transformant les données imprimées au format numérique. Pour garantir un stockage et une gestion du document sécurisée, les entreprises peuvent restreindre et protéger la distribution et le partage des informations confidentielles, via des outils tels qu’un dispositif de suivi facilitant les audits et le respect des normes, et des codes d’authentification personnalisés pour les employés.
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