En principe, seul l'employeur (personne physique ou personne morale) dispose du pouvoir d'engager du personnel et de rompre les contrats de travail. En pratique, les décisions d'engagement et de licenciement émanent, s'il s'agit d'un " employeur personne physique ", de cette personne physique. Et s'il s'agit d'un " employeur personne morale " (société), de l'organe par lequel la société est représentée, c'est-à-dire le gérant dans une SPRL, le conseil d'administration dans une ASBL, le conseil d'administration dans une SA. Peut également être habilité à procéder à des engagements et/ou à des licenciements dans une SA, la personne chargée de la gestion journalière de la société ou un administrateur (ou un tiers) auquel le conseil d'administration a expressément confié ce pouvoir.

Hors cette exception, aucune décision d'engagement et/ou de licenciement ne peut donc, en théorie, être prise en l'absence de l'employeur (personne physique ou personne morale) et notamment pendant les périodes de vacances de celui-ci alors même qu'elle s'imposerait en raison de circonstances particulières. Par exemple, un surcroît extraordinaire de travail dans l'entreprise. Ou l'absence simultanée et inopinée de plusieurs travailleurs permanents à laquelle il faudrait faire face en procédant, dans les plus brefs délais, à un engagement. Ou l'existence d'une faute grave évidente dans le chef d'un travailleur qui justifierait la rupture immédiate de son contrat sans préavis ni indemnité.

Mandat ou pas mandat

Ceci étant, pour éviter qu'aucune décision ne puisse être prise en son absence, l'employeur a toutefois la possibilité de déléguer ses pouvoirs. Mais il ne peut le faire que dans le cadre d'un mandat, choisissant de déléguer à un tiers le pouvoir d'engager du personnel et celui de rompre les contrats de travail, ou seulement l'un de ces deux pouvoirs, et cela pour une durée déterminée ou non. Bien que ce mandat puisse être donné verbalement (ou être tacite), il est vivement conseillé qu'il fasse l'objet d'un écrit (daté et signé par l'employeur) précisant idéalement l'identité du mandataire, les pouvoirs qui lui sont confiés et la durée du mandat. Quelles seraient les conséquences d'une absence de délégation de ces pouvoirs ? L'engagement ou le licenciement serait considéré comme inexistant et dépourvu d'effet, l'employeur n'étant pas lié par cette " décision ". En cas de licenciement, l'employeur doit donc, par exemple, continuer à occuper le travailleur concerné et ce dernier doit continuer à travailler.

Ratification ou non ?

Mais la règle connaît une exception. Cette " décision d'engagement/de licenciement " émanant d'une personne qui n'avait pas la qualité pour la prendre peut en effet produire tous ses effets si elle est ratifiée (approuvée) par la suite par l'employeur. La ratification peut être expresse (par le biais d'un écrit) ou tacite mais elle doit, en tout état de cause, être certaine et intervenir dans les plus brefs délais. C'est-à-dire dès que l'employeur en a pris connaissance.

Par Els Poelman, "senior legal councel" chez Partena Professional.