Faire enregistrer un bail, c'est communiquer à l'administration les principales informations que le contrat contient. Sont obligatoires : non seulement l'enregistrement des baux, mais aussi ceux de tous les autres contrats relatifs à des biens immeubles (donations, établissements d'usufruit sur une habitation ou un terrain, etc.). A cela s'ajoutent les actes constitutifs de sociétés et les actes de prêt écrits entre particuliers, dont l'enregistrement est également obligatoire. Les autres actes, conventions, lettres ou déclarations, quelle qu'en soit leur nature, peuvent mais ne doivent pas, être enregistrés.
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Faire enregistrer un bail, c'est communiquer à l'administration les principales informations que le contrat contient. Sont obligatoires : non seulement l'enregistrement des baux, mais aussi ceux de tous les autres contrats relatifs à des biens immeubles (donations, établissements d'usufruit sur une habitation ou un terrain, etc.). A cela s'ajoutent les actes constitutifs de sociétés et les actes de prêt écrits entre particuliers, dont l'enregistrement est également obligatoire. Les autres actes, conventions, lettres ou déclarations, quelle qu'en soit leur nature, peuvent mais ne doivent pas, être enregistrés. L'enregistrement est important aussi bien pour le locataire que pour le bailleur, dans la mesure où il confère une date certaine au document. En d'autres termes, la date devient incontestable et le document, opposable aux tiers. Ainsi le locataire est-il protégé en cas de vente de la maison ou de l'appartement, puisque le nouveau propriétaire est tenu de respecter les dispositions du bail enregistré. Quant au bailleur, il a la certitude que le locataire ne le laissera pas tomber sans s'en tenir aux termes du préavis. Sur le plan fiscal également, le bailleur a tout intérêt à ce que le document soit enregistré : si le locataire utilise le bien à la fois à titre privé et professionnel, l'enregistrement lui évitera d'être imposé sur l'intégralité du loyer, puisque seul le loyer acquitté à titre professionnel est imposable. Rappelons, pour ce qui concerne la partie privée, que le propriétaire est imposé sur le revenu cadastral relatif à la partie privée indexé et majoré de 40 %. Les parties veilleront donc à ce que le bail fasse bien la distinction entre loyer privé et loyer professionnel. L'enregistrement s'opère au bureau d'enregistrement duquel dépend le bien loué. Pour obtenir la liste des bureaux et savoir de quel bureau votre bien dépend, accédez à : http ://finances.belgium.be/fr/bureaux> Utiliser notre guide des bureaux> Habitation> Enregistrer un bail de location. Il est également possible d'appeler le service téléphonique du SPF Finances tous les jours ouvrables de 8 h à 17 h, au numéro 02/57 257 57. Le bail relatif à la mise en location d'une maison, d'un appartement, d'une chambre d'étudiant ou d'une résidence secondaire uniquement utilisé à des fins d'hébergement (d'une famille ou d'une personne) doit normalement être enregistré par le propriétaire-bailleur, mais s'il est d'accord, le locataire peut également le faire. L'enregistrement est gratuit et doit être effectué dans les deux mois qui suivent la signature du bail. Si le bien n'est pas exclusivement destiné à accueillir une famille ou une personne (un commerce, par exemple), l'enregistrement doit impérativement être effectué par le propriétaire dans les quatre mois qui suivent la signature. Le bailleur est dans ce cas redevable d'un droit d'enregistrement de 0,2 % sur le montant total dû pour toute la durée du bail (loyer et charges). Prenons l'exemple d'un contrat de trois ans, auquel correspond un loyer de 800 euros par mois augmenté de 200 euros de charges : les droits d'enregistrement s'établiront à 72 euros (36 mois x 1.000 euros = 36.000 euros x 0,2 % = 72 euros). Si le bien est appelé à être utilisé à des fins à la fois privées et professionnelles, mieux vaut établir deux contrats : le bail privé sera alors enregistré gratuitement. Dans le cas contraire, le bailleur sera redevable de 0,2 % de droits sur l'intégralité des sommes perçues. L'arrêté royal du 7 décembre 2016 stipule que tous les baux, y compris les baux commerciaux, peuvent désormais être enregistrés en ligne (ce n'était le cas jusqu'ici que pour les baux résidentiels). Sans être obligatoire, la voie électronique est encouragée par les pouvoirs publics. Il n'est par contre plus possible d'expédier les documents par courriel ou par fax. Le contrat doit par ailleurs toujours être signé par les deux parties avant d'être présenté à l'enregistrement. Il existe donc désormais trois manières de procéder : 1. Par courrier : expédiez trois exemplaires du bail au bureau d'enregistrement compétent. Précisez dans votre courrier l'adresse à laquelle doit être retourné le document enregistré, si elle diffère de l'adresse renseignée dans le contrat. L'administration vous retournera un exemplaire enregistré, accompagné du rapport d'enregistrement. 2. Au bureau d'enregistrement même : présentez-vous personnellement (ou votre mandataire) au bureau de l'enregistrement, muni de trois exemplaires du bail. Le préposé vous remettra immédiatement votre exemplaire enregistré. 3. Par internet : accédez à www.myrent.be au moyen de votre carte d'identité électronique. Complétez et imprimez le bail proposé sur le site, puis soumettez-le au locataire pour signature. Scannez ensuite le document au format PDF et téléchargez-le. La preuve de l'enregistrement vous sera adressée un peu plus tard. Pour l'administration, enregistrer un bail consiste à transcrire dans un registre les principales informations qu'il contient. Pour les documents au format papier soumis par courrier ou sur place, l'enregistrement est confirmé par l'apposition d'un cachet. Si vous l'enregistrez en ligne, le document sera disponible sous MyMinfin dès l'instant où il aura été enregistré. L'état des lieux doit être enregistré, lui aussi. Les autres annexes, comme le certificat de performance énergétique, peuvent l'être, mais ce n'est pas obligatoire. L'enregistrement de l'état des lieux est gratuit, pour autant que le document soit présenté en même temps que le bail et que ce dernier soit de nature exclusivement résidentielle. Si le bail n'est pas purement résidentiel, l'état des lieux sera enregistré au prix d'un droit général fixe de 50 euros.